実際に利用した企業が語る『電子化したかった理由』

「そのままスキャン」では、ご利用企業様に事例紹介としてインタビューをさせていただいております。

その中「どうして電子化したかったのか、その理由は何か？」について伺うのですが、多くのお客様から共通して出るお言葉があります。

これからスキャン業者へ外注予定の方は是非ご一読ください。

“電子化して何が書いてあるのか知りたい”

それは電子化やPDF化することで、書籍の中にどんな情報があるのか把握したかった、という声。これが多かったのです。『どんな本かもわからないのに電子化しようとしたの？』と思った方がいらっしゃるかも知れませんが、わからないからこそ、電子化するのです。

「そのままスキャン」にご依頼いただく資料は、分厚かったり古かったりするものが多いです。するとどんなことが起こるか？

まず、分厚いということがページ数が膨大ということです。情報が膨大だとどこに何が書いてあるのか細かく把握できない。把握できたとして、目当ての情報を瞬時に見つけることが出来ない。『あの時のあの情報が欲しい』という時、ページ数の多い本だとそういうことが出来なくなります。

また、古くて痛みがあるとなると劣化が怖くてそうそう参照は出来ません。むやみやたらに書籍を開くことは難しく、次第に担当者も変わり、書籍の存在感や記憶も徐々に薄れていき、結果として『一体何が書いてあるんだろう？』という状況に陥ってしまいます。

何が書いてあるのか分かっていれば適切な場面、例えば社員教育の教材や取引先への提供資料など、その書籍本来の用途から大きく広がった使い方が実現可能になります。つまりご依頼いただくお客様は『紙からデータ化したい』だけではなく『中の情報を活用したい』という目的意識を、より強い電子化の動機としてお持ちです。貴重書の電子化と言うと保存目的が真っ先に浮かびそうですが、実用性も非常に重要なのですね。

電子化のメリットいろいろ

他にはどんなメリットがあるのでしょうか。

電子化して内容の把握が容易になること、これは「紙の分厚さ」からの解放も意味します。この点はあしなが育英会様や修親刊行事務局様も仰っており、同時に効率性が上がったともお話しされていました。

「そのままスキャン」では非破壊電子化を承っているため、電子化後は原本もお手元にお返しできるのですが、原本に関してはその後厳重に保管されることが多いようです。開く機会が無ければ、もう痛むことはありません。

電子化して出来上がったPDFファイル。この良い所は、共有や配布が容易になることです。例えばあしなが育英会のご担当者様は、今回電子化した書籍を『外部の方へお渡しする際、1ページずつ手作業でコピー』していたそうで、毎回膨大な時間を費やしていたのだとか。電子化した後は持ち運びが楽になったと喜んでいただきました。

またPDFファイルにすると、目次作成や章別にファイルを分ける、なんてことも出来ます。要するに瞬時に各コンテンツへ飛べるようになり、『この章だけ抜粋出来ればいいんだけど』とファイルサイズやページ数に関するストレスからも解放されるのです。しかし特に動機として大きかったのは中身の情報を「探す」こと、つまり配布のしやすさ等の先（もしくは前提）が欲しかったのだということでした。

皆さんがお持ちの貴重資料、紙のままでその価値を最大限活かせていますか？もし中の情報を把握出来ず、使う機会も無ければ宝の持ち腐れになりかねません。そんな時は是非電子化を検討してみてください。