事務処理能力とは？能力が高い人の特徴を一挙紹介！

2024年2月7日 JichaoLi ナレッジコメントを残す

書類整理、電話応対、表計算ソフトの使用など広くデスクワークに従事する「事務職」はとても人気の高い職業です。営業などの対人業務ではない一方、マーケティングやプログラミングなどの高い専門知識も求められないことが魅力の一つとなっています。

しかし、事務職にも「事務処理能力」という言葉が存在し、事務処理能力の高い人は企業でも重宝される傾向にあります。では「事務処理能力」とは何でしょうか？また「事務処理能力が高い人」とは、一体どのような人を指すのでしょうか？

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事務処理能力とは？

事務処理能力とは、一般的な書類作成やデータ入力、計算など、執務室で行う処理作業を効率的に行う能力一般のことを指します。厳密には営業事務、人事事務、経理事務など職種によって必要なスキルは細分化されますが、一般的に「事務処理能力」と言われる能力は、職種に限らず求められる基本的なスキルと言えます。

現在では書類整理、電話応対など古くからあるアナログ作業に加え、表計算ソフトや文書作成ソフト、会社によってはRPAを使いこなす能力も事務処理能力の一部として考えられます。

事務処理能力が高い人の特徴

では、そうした事務処理能力が「高い人」には、どのような特徴があるのでしょうか。業界・会社そして人によって捉え方は様々ですが、代表的なものを挙げたいと思います。。

整理整頓が出来ている

以下で紹介する特徴の根幹として、書類やPC内のファイルが整然としている＝整理整頓が出来ていることが挙げられます。

整理整頓された作業環境は業務の効率を高めます。必要な情報や文書がすぐに見つかるためタスクの実行が迅速に行われ、作業時間が大幅に短縮されます。また整理整頓された環境では、『あのファイルどこにあるんだっけ？』といった情報の混乱やドキュメント紛失の恐れが少なくなります。これにより、データ入力の誤りや書類の漏れなどの「ミス」が防止されることになります。

また整理整頓されている環境がキープされていれば、上司や同僚も安心して仕事を預けることが出来るでしょう。このように整理整頓が出来ていることは、事務処理において最も重要なポイントと言うことが出来ます。

効率化の意識が高い

事務作業は一見単純作業に思われがちですが、一つ一つの作業には業務フローが存在します。フローは形式化されているものもありますが、そんな中でも『もっと早く進める方法は無いだろうか？』と、常に効率化への疑問を持つこと、そして見つけた方法を速やかに実践する意識を持つことが大切です。

作業効率が上がれば業務スピードも上がり、スピードが上がれば消化出来るタスクの量も向上し、本人だけでなく組織にとっても大きなプラスとなります。しかし常日頃から意識を持っていなければそのヒントを掴むことは難しいでしょう。

タスクの優先順位付けが出来る

事務処理は細かい作業が多いため、放っておくとTODOも山積しがちです。一番最初に始めた業務をこなしている内に２つ目、3つ目、4つ目・・・と新しい業務が舞い込んでくると、一体どれが一番大事なのか、早く消化しなければならないのかを速やかに判断する必要があります。しかし様々な方向からタスクを振られる場合、一つ一つに優先順位を付けるのは上司、と言いたいところですが、出来れば自分で決めたいとことです。

それぞれの重要性・緊急性・難易度等を考慮し、限られた業務時間の中でどれをいつまでに完了させれば良いのか。そうしたタスクの優先順位を自分で付けられる人は「事務処理能力が高い」と言うことが出来るでしょう。

業務をパターン化している

業務をパターン化することで、同じ、または似たタスクを反復的に処理する際効率的に作業することが出来るようになります。パターン化された手順やプロセスを使用することで迅速に作業を行い、無駄な時間や労力の削減も実現出来るでしょう。同じ手順で進めることが出来ればその分ミスを減らすことにも繋がります。

また最近ではRPAの普及により、単純な反復の事務処理作業は自動化することが出来るようになっています。業務をパターン化することが出来れば、最終的に自分の手を離れRPAに任せるという超効率化を実現出来るかも知れません。たかが単純作業の反復、と侮らないのが事務処理能力の高い人の特徴です。

正確さがある

RPAなどの自動化ソフトが導入される背景の一つに、ヒューマンエラーの防止があります。事務処理を人力で行う以上、どうしてもデータの打ち損じ・細かいタスクのやり忘れ等は想定しなければなりません。

しかし、それでも事務処理を担う者は正確さについて常に気を付ける必要があります。前項で紹介した効率化やパターン化についてもスピードがあれば良い訳ではなく、作業クオリティが伴って初めて評価することが出来ます。社内の人間から信頼を得るという意味でも正確さは非常に重要な要素です。

コミュニケーション力がある

意外に思われるかも知れませんが、事務処理においてもコミュニケーション能力は大切です。一般的に事務処理能力の高い人は優れたコミュニケーションスキルを持っています。

タスクの要件や指示を明確に理解する、適切なタイミング・適切な方法でチーム内と連携する、オーラルコミュニケーション/社内チャット問わず状況や相手に応じた柔軟な情報伝達が出来るといったスキルは、デスクワークがメインとなる事務処理でも強く求められます。「黙々と作業する」というイメージがあるからこそ、要所要所でのコミュニケーションは業務を進める上で大切です。

高いレベルで事務処理を任せたいならBPOもアリ

以上「事務処理能力の高い人」の特徴を見ていきましたが、これら全ての特徴を備えた人はなかなか居ません。とはいえ自社で育成するにも時間が必要ですし、外部から優秀な人材を登用するにも、人手不足の昨今では大変な労力になるでしょう。

そこでオススメしたいのがBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の利用です。BPOではデータ入力や画像のスキャニングなど、様々な事務処理を必要最小限の費用だけで依頼することが出来ます。またスタッフの育成も業者が一貫して行うため、依頼側でその分を負担する必要もありません。

当ブログを運営するサービス「そのままスキャン」では、書類、図面などの資料スキャニングから文字起こし、アンケートや名簿のデータ入力など様々な事務処理作業をご依頼いただくことが可能です。法人実績5,000社以上の経験から、お悩みに合わせて業務フローを柔軟にカスタマイズ。大手BPO企業で断られた作業も可能な限り対応させていただきます。

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事務処理能力は日々変化する

いかがでしたでしょうか。「事務処理能力」と聞くと、書類を作ったり細かい仕事が早かったり・・・といったスキルのこととイメージされがちですが、実は幅広い能力が求められることがお分かりいただけたかと思います。かつてはアナログ業務と見做されたこともありましたが、最近ではRPAの登場など、テクノロジーの進歩とも決して無縁ではなくなってきました。そうした事務処理を取り巻く日々の変化にキャッチアップすることも、また重要な能力と言えるでしょう。

事務処理能力を高めることは事務職だけでなく、社会人であれば誰にとっても必要不可欠な能力です。高いレベルに保つことは容易ではありませんが、まずは日頃意識するところから始めてみてください。