アクティビティ・ベースド・ワーキング（ARW）とは？意味、メリット・デメリットを解説
近年フリーアドレス、リモートワークなど、働き方改革に伴い勤務環境も様々な方法が浸透するようになりました。
そんな中、同じく働き方を指す用語である「アクティビティ・ベースド・ワーキング」というものがあります。「リモートワーク」等に比べるとあまり浸透していないかも知れませんが、欧米発祥のこの考えは日本でも徐々に広まっています。
今回は、アクティビティ・ベースド・ワーキングの意味やメリット、注意点について解説しましょう。
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目次
アクティビティ・ベースド・ワーキングとは？
アクティビティ・ベースド・ワーキング（Activity Based Working、ABW）とは、従来のオフィスにおける固定のデスクや執務室に代わり、従業員が異なる活動や作業それぞれに適した場所を選択できる働き方のアプローチのことです。
一日の業務内容を分解してみると、執務作業、ミーティング、同僚との情報交換、外回りなど様々です。これら業務を一つの場所を中心に行うのではなく、執務作業なら集中できるスペースで、ミーティングなら会議室で、情報交換ならリラックス出来る空間で・・・と、活動（Activity）を基に（Based）働く（Working）ことで、後述する様々なメリットを享受することが出来るのがABWの特徴
です。
なおフリーアドレスと同じように思えるかも知れませんが、こちらは自由に作業場所を設定する一方、ABWはあくまで各作業の効率化を目的に場所を選ぶ点が異なります。またリモートワークとも違い、会社のオフィスも作業場所としては含まれまています。
アクティビティ・ベースド・ワーキングのメリット
オフィスが持つ充実した設備、フリーアドレスやリモートワークが持つ身軽さそれぞれのメリットを備えたABWですが、具体的には業務に関してどのような好影響があるのでしょうか。
生産性向上
フリーアドレスの部分でも触れましたが、ABWを導入する目的の一つは業務の効率化です。従業員の作業の中身に応じてオフィス内外の最適な場所を選ぶことで、『集中したいのに周りがうるさい』『オンライン会議したいのにインターネットが弱い』など、業務の生産性を悪化させる環境要因を排除することが出来ます。
また作業内容によっては「これは家で集中して取り組みたい」ということもあるでしょう。設備や環境だけでなく、各人の仕事の進め方・スタイルに則った柔軟性も仕事の生産性を上げる一助となります。
ワークライフバランス
ABWは比較的新しい働き方であるため、例に漏れずワークライフバランスの実現にも効果的です。
例えば、勤務場所を自宅に設定すれば通勤時間の削減が、外回りがある従業員はアポの合間にカフェで作業をすれば直帰が出来る、など、プライベートや業務外の時間も大切にすることが出来ます。最近ではテレワークの導入により、体調が悪ければそのまま在宅で勤務する、等さらに柔軟な働き方が可能となっており、ますますワークライフバランスとの相性の良い働き方となっています。
リソースの最適化
例えば在宅勤務を基本とすれば、その分のオフィス家賃・光熱費・通勤手当などを節約することが出来ます。
また各従業員が最適な場所で業務にあたることにより、オフィス全体の空間効率が改善します。例えばミーティングの開催場所を最適化すれば、“会議室を取り合う”ということも少なくなるでしょう。
アクティビティ・ベースド・ワーキングのデメリット
良いことずくめのように思えるABWですが、気をつけなければならない点もあります。
適切な設備・環境を選ぶ必要がある
各業務に適した場所を選ぶのがABWですが、もし最適な場所が無ければどうでしょうか？
例えば周りの音をシャットアウトして個室で作業したい、と思っても個室が設置されているオフィスは多く無いと思います。 このように「業務に最適な場所のイメージ」が出来ても、その設備を実際に使えるかは別問題です。
また、カフェやコワーキングスペースのような社外の人間も近くにいるような空間では、いくら作業がしやすくても社外秘のミーティングや資料の閲覧は難しいと言えます。つまり、セキュリティも念頭に入れて選ばなければなりません。
とはいえ、現在は都市部を中心にコワーキングスペースや個室のあるカフェ、格安の貸し会議室などが充実しています。予算との兼ね合いは必要ですが、スペースを選ぶ分にはあまり困らなくなっていると言えそうです。
コミュニケーション上の弊害
オフィスの１箇所に集まって作業すること（いわゆる「机で島を作る」形式）は様々なデメリットがある一方、従業員同士でコミュニケーションを取るのは非常に簡単です。一方ABWでは各従業員が様々な場所で作業をしているため、適切なコミュニケーションが難しくなる可能性があります。
これはリモートワークにも当てはまりますが、遠隔でも円滑なやり取りが出来るような仕組みやルール決めが重要です。チャットツールやオンラインミーティング用のソフトウェアの導入、定期的に対面で集まる機会を設けるなどしてディスコミュニケーションを避けましょう。
管理の難しさ
従来の「机で島を作る」タイプの働き方では、各チームメンバーがすぐ近くにいるので質問や確認も容易ですし、予定も外出や会議など比較的シンプルで済みました。一方ABWではそれぞれがそれぞれの予定に沿って場所を変えていくため、「どこで・誰が・何をしているのか？」が分かりにくくなる傾向があります。
そのため、ABW導入時にはチーム内で信頼関係が構築されていることが大切です。お互いの顔が見えなくても、また細かい管理をしなくても自律的に動けている、という前提が必要となってきます。
ペーパーレス化でABWが進む！
ABWはうまく導入すれば生産性の向上やパフォーマンスの向上が期待できる一方、管理やコミュニケーションにおいて課題があることが分かります。これらデメリットを解消する上で大切なのが、実は資料のPDF化（ペーパーレス化）です。
ABWでは色々な場所で働くため、書類や資料を紙で運用すると都度、参照のために保管場所へ赴かなければならず、著しく業務効率が悪くなります。ペーパーレスかが進んでいればPDFデータをネットワーク上で共有すれば済むため、そのようなことはありません。
またネットワーク上での共有が出来れば、従業員同士でのコミュニケーションやコラボレーションもスムーズに進みます。いわゆる報連相においても紙での運用より遥かに効率化させることが出来るでしょう。
このように、ABWのメリットを最大に活かし、デメリットを削減するにはペーパーレス化、そのための資料電子化から取り組むことをオススメします。
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自由な働き方には適切なツールの導入を
アクティビティ・ベースド・ワーキングは自由な働き方の形の一つとして、近年多くの企業で導入が進んでいます。
ただし導入には適切なルール作り、ツール導入、そして従業員間の信頼が必要です。そうした準備なしに導入すると帰属意識や単なるパフォーマンスの低下を招くことになります。
ペーパーレス化はじめ、ABWに最適な環境作りを進めた上で導入すれば良い成果が期待できるでしょう。
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