ノンコア業務とは?コア業務との違いや効率化の方法を紹介

ノンコア業務とは?

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)が普及してきた背景の一つに、「コア業務」と「ノンコア業務」という概念が浸透したことが挙げられます。このうち企業が本来専念すべき業務はコア業務で、ノンコア業務はなるべく省力化、またはBPOなどの外部業者へ委託することが推奨されています。

しかし、そもそも両者の違いを理解しておかなければそうした”選択と集中”を実践することは出来ません。本稿ではノンコア業務、そしてその対比であるコア業務について、両者の違いや実例、普段の業務内容からノンコア業務を削減する方法について解説していきます

コア業務・ノンコア業務とは?

では最初に、コア業務・ノンコア業務それぞれについて解説しましょう。

コア業務とは

コア業務は、組織や企業の中心的な活動であり、その事業推進や競争優位性を支える業務です。コア業務による成果は直接的に収益を生み出し、顧客や市場に価値を提供します。例えば製造業で言えば、製品の設計、製造、販売がコア業務とされます。また、サービス業では顧客へのサービスの提供がコア業務となります。

コア業務を適切に遂行することは、どの企業にとっても極めて重要です。そのため、企業はコア業務に関連するプロセスや活動を改善し、効率化するための投資を優先的に行います。また市場の変化に対応するために、新たな技術や方法論の導入も行われるなど、まさに企業の事業活動そのものと言えるほどその中心を担っています。

コア業務についてはナレッジやノウハウが企業の戦力になるため、後述するような外部委託は難しい傾向にあります。

ノンコア業務とは

端的に言えば、この逆がノンコア業務です。

組織や企業の中核(=コア)的な活動ではなく、主要なビジネス目標や戦略に直接関連しない補助的な業務・支援業務を指します。これらの業務は組織内で必要とされるものの、ある程度定型化・マニュアル化することが可能な業務のため、外部の専門業者やサービスプロバイダーに委託することが出来ます。

厳密な定義は業界や企業によって異なりますが、まとめるとコア業務とノンコア業務の違いはおおよそ以下の通りです。

業務の種類定義外注の可否
コア業務組織や企業の主要な活動であり、利益に直結する業務難しい営業、製品開発、販売戦略立案など
ノンコア業務組織や企業の主要な目的には直接関係しない補助的な業務可能経理、人事、清掃

ただし、同じ営業でもテレフォンアポイントメントや営業用資料の作成などはノンコア業務として外部業者へ委託されることもありますし、逆に経理も予算管理などの重要な業務はコア業務と見なされることもあります。一概に何がコア/ノンコア業務かを決めつけることは出来ないため、企業の事情に応じて柔軟に判断されるのが良いでしょう

ノンコア業務を効率化・省力化する方法

とはいえ、利益に直結しない業務に関しては極力省力化したいもの。ノンコア業務を効率化するにはどうすれば良いでしょうか。

BPOへ外注する

一つ目の方法はBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)です。BPOとは企業が特定の業務プロセスを外部の業者やサービスに委託することで、単なるスポット型の外注と比べ、より戦略的・長期的な依頼になりやすいと言われています。昨今の人手不足や業務効率化の流れに乗って、その市場規模も年々拡大の一途を辿っています

⇨【関連記事】BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは?メリット・デメリット、業種を紹介!

BPOの詳細については上記事に譲りますが、BPOはノンコア業務を社内に溜めさせない手段として非常に有効です。データ入力などの単純作業や定形化された業務、マニュアルがあれば運用可能な作業等に対し、わざわざ社内の人員・時間そしてスペースを投入することは業務効率の面で好ましいとは言えません。

ノンコアとは言え、企業によって業務の細かい部分は異なることもあります。そうした柔軟な対応やビジネスプロセス全体の修正・見直しを逐次出来るのもBPOの利点です。

BPOは、以下の3種類に大きく分けることが出来ます。

PUSH OUT(プッシュアウト)型

PUSH OUT型とは、企業内で行われていた業務やプロセスの一部を外部に押し出す(Push Out)ことで、コスト削減や業務の効率化を図るタイプのBPOです。恐らく多くの方がBPOと聞いて真っ先にイメージする型とも言えるでしょう。

後述する2つのタイプとは異なり、あくまで企業内で行われていた業務の一部分を切り取って外部業者へ委託します。

ADD ON(アドオン)型

ADD ON型は、企業が自社の業務を外部に委託するだけでなく、外部のサービスプロバイダーから追加価値を得ることを目指すアプローチです。

PUSH OUT型はあくまでコスト削減や効率化が主目的であり、業務そのものを社内から切り出すことが目的でした。一方のADD ON型は単にコストを削減するだけでなく、外部に委託することでより高いクオリティや機能性、作業スピードなどを求める際に依頼されるBPOです。

例えばスキャニングを考えてみましょう。スキャニング作業自体はスキャナーがあれば誰でも出来る作業です。しかし、例えばとても分厚い書籍を社内のスキャナーや複合機で電子化するのは慣れていないと大変ですし、そもそも機材自体が対応していない場合もあります。

強引に電子化することは可能ですが、クオリティやスピードを考慮するなら外部の専門業者へ依頼した方が確実でしょう。スキャン代行業者は業務用の特殊なスキャナーを所有していますし、様々な資料の電子化に慣れているため、分厚い書籍でも高いクオリティで電子化してもらえることが期待出来ます。加えてOCR処理など、社内対応の場合は存在しない付加価値も依頼することが出来ます。

このように、委託に加えてクオリティや納期の短縮など、プラスの付加価値を期待出来るのがADD ON型のBPOなのです

BUY IN(バイイン)型

これまではあくまで「ノンコア業務を外部に委託する」という文脈でのBPOでしたが、BUY IN型はコア/ノンコア業務に関わらず、会社の既存サービスに外部のノウハウを取り入れより強化するという型です

例えば、これまでWEBマーケティングに一切取り組まなかった会社がオンラインでの集客を始めるとしましょう。当然、やったことが無いため社内にノウハウはありません。ここでマーケティングの運用代行に依頼すると、企画から実行まで一連の業務を任せることが可能となります。集客が上手くいけば、本来の業務(=コア業務)にも好影響が期待出来ます。

このように通常の外部委託以上の効果を出し、しかもコア業務の強化にも繋がるのがBUY IN型のBPOです

ソフトウェアを導入する

このように、BPOには各タイプそれぞれに大きなメリットがあります。とはいえBPOは「ビジネスプロセス」を外部に委託するため、実施するにはある程度の予算が必要です。

もし予算を割くことが難しい場合は、各領域のソフトウェアを導入すれば安価にノンコア業務を効率化することが可能です。それぞれのソフトウェアが与える好影響を見ていきましょう。

人事ソフトウェア

先述のノンコア業務の例でも挙げた人事については、HRテックをはじめとした人事業務を劇的に効率化するソフトウェアがリリースされています。

例えば、採用プロセスの効率化の実現が期待出来ます。採用活動は制度の整備、募集開始、選考、入社手続きと採用までにあらゆる業務が発生し、それぞれ時間や手間がかかります。

人事ソフトウェアを導入すれば、求人情報の管理、応募者の追跡、選考プロセスの自動化など、採用プロセス全体を効率化することが可能です。一連の業務が効率化されれば、優秀な人材をより迅速に採用することが出来るようになるでしょう。

また入社後でも、月々の給与計算や福利厚生の管理において高い効率性を発揮します。手作業で従業員一人ひとりを管理するよりもはるかに容易に済ませることが出来、ノンコア業務に割く時間を削減することが出来るでしょう

経理ソフト

経理において重要なのは正確性。人間が作業する以上どうしてもケアレスミスは発生しがちですが、かといって直接利益に繋がる訳でも無いため、あまり時間を割きたくはない分野です。

経理ソフトを導入すれば、伝票の入力、請求書の発行や処理、領収書の精算などの繰り返し作業を効率化、ないし自動化することが出来ます。ヒューマンエラーを削減し、結果として会計処理そのものに充てる時間も削減することが出来ます。

毎月同じ処理をする一方、ミスが許されない経理ソフトは、ノンコア業務の中でも特にソフトウェアの恩恵が大きいかも知れません。

文書管理システム

文書管理システムとは、ボーンデジタルの文書データや電子化された紙文書、資料を整理・保管し活用するための管理ソフトです。

文書管理自体は人事や経理と違って必要性が弱いため、特に小さな事業所では”クラウドストレージにとりあえず入れている”という場合もあるかも知れません。しかし、文書管理システムの導入で大きなノンコア業務の解消が期待出来ます

まず文書管理システムの中には、ワークフローと承認プロセス(いわゆる社内決裁)機能が搭載されたものがあります。決裁書類が電子化されていれば、紙の書類を回すよりは効率的ですが、それでも社内チャットやメールで送受信するのは非常に手間です。それらが文書管理システムに一元管理されていればいつ・どこにいても承認が出来るようになり、大きな効率化が期待出来ます

また文書管理システム独自の機能として、文書のバージョン管理やライフサイクルの管理機能が挙げられます。文書のバージョンはいつ、誰が、どの文書を変更したのかのレコードを見ることが出来、文書の整合性とセキュリティを確保することが可能となります。これは紙をファイルやキャビネットで管理している場合や、ソフトウェアでも同機能の無いクラウドストレージ等では煩雑な作業になるため、大きなノンコア業務の削減になります。

また、文書の中には各種法令で保存期間が定められている種類もあり、各書類の適切なライフサイクルを把握することが必要です。これらを、例えばExcel等の表計算ソフトで管理していると膨大なデータ量になってしまう上、それぞれのライフサイクルを把握するだけでも長時間浪費してしまうでしょう。文書管理システムでライフサイクルを一元管理すれば、そうした細かい確認作業も一気に解消することが出来ます

文書管理はコア業務からかけ離れていると思われがちですが、適切なソフトウェアで管理すれば、結果的にはノンコアの効率化だけでなくコア業務の強化をも實現出来るのです。

ノンコア業務への対応でコア業務も変わる

今回はコア業務・ノンコア業務について解説しました。ノンコア業務は直接的な利益に結びつかないため、企業によっては効率化について深く考えられないかも知れません。まして人材不足が続く昨今、ノンコア業務に貴重な人材を充てることに懸念を持つ方もいらっしゃるかも知れません。

しかし、ノンコア業務あってのコア業務であることを忘れてはいけません。またBPO3つの型で言及したように、ノンコアの効率化がむしろコア業務を強化することもあります。今一度、会社のノンコア業務が何なのか、どのような効率化が出来るのか考えてみてはいかがでしょうか。

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