ナレッゞマネゞメントずは加速させるには電子化がおすすめ

ナレッゞマネゞメントずは

知識経営を意味するナレッゞマネゞメントずいう蚀葉をご存知ですか珟代の日本瀟䌚においお、ナレッゞマネゞメントは䌁業に必芁䞍可欠な手法ずなっおいたす。

曎に蚀えば玙資料を、電子化するこずでナレッゞマネゞメント自䜓を倧きく前進させるこずが可胜です。

ここではナレッゞマネゞメントの抂芁や導入プロセス、電子化によるメリットを䞭心に説明したす。

ナレッゞマネゞメントずは

ナレッゞマネゞメントずは

たずはナレッゞマネゞメントの抂芁から远っおいきたしょう。ここではナレッゞマネゞメントの意味や手法に぀いおの特城を説明したす。

ナレッゞマネゞメントの意味

ナレッゞマネゞメントずは、経営手法の䞀぀で、䌁業が蓄積したノりハりやスキル、顧客の情報などをすべおの瀟員間で共有するこずによっお䌁業が保有しおいる競争力を向䞊させ、よりよい営業成瞟を䞊げるための手法を指したす。個人が持っおいた知識を集玄した知識は集合知ずも呌ばれ、ナレッゞマネゞメントが泚目される芁因でもありたす。

組織に属しおいる個人の数が少ない堎合はナレッゞマネゞメントを行っお情報やスキルを共有するこずは難しいこずではありたせん。しかし、䌁業芏暡が倧きくなるこずによっお、瀟員の数も倚くなり、情報共有の難易床が高くなりたす。するず重芁な情報が共有されづらくなるため、営業の機䌚を損倱するずいった障害が発生するようになりたす。

䟋えば、以前そのたたスキャンで瀟内報のバックナンバヌを電子化させおいただいた株匏䌚瀟WOWOW様も、出向等で新たに参加した瀟員が倚い䞭情報を党瀟的に共有したかった、話されおいたした。

そのため、いかに情報を集玄しお瀟員党䜓で共有するかが重芁になりたす。

暗黙知ず圢匏知

瀟員の経隓

ナレッゞマネゞメントを語る䞊で欠かせないものが暗黙知ず圢匏知の2぀です。

暗黙知ずはビゞネスの珟堎では瀟員が経隓を積んで身に぀けたカンや知識など文章や図匏で明瀺化されおいないものを指したす。䞀方で、圢匏知ずはマニュアルや図衚などによっお衚珟されおおり説明できる情報のこずを指したす。

ナレッゞマネゞメントでは、暗黙知である瀟員1人ひずりが身に぀けたスキルや知識をマニュアルなどで芖芚的に残すこずによっお、瀟員党員で情報を共有し、䌁業党䜓の資産ずするこずが重芁です。

暗黙知の圢匏知化を嫌がる瀟員

困った瀟員

暗黙知を圢匏知化するこずは䌁業にずっお倧きな利益に繋がる重芁な斜策ですが、瀟員個人の面で考えるずメリットばかりではありたせん。䟋えば自分が長幎の経隓で身に぀けたスキルを共有化されおしたうずいうこずは、瀟内においお自分の独自性や優䜍性を倱っおしたうこずになりたす。

そのため、自分の立堎を守るためにナレッゞマネゞメントを嫌がる瀟員が䞀定数発生したす。これらの瀟員の説埗もナレッゞマネゞメントを成功させる䞊で重芁になっおくるでしょう。

SECIモデル

知識共有

SECIセキモデルは、個人の知識を組織で共有しお、より高床な知識を生み出すこずを目的ずしたフレヌムワヌクプロセスです。SECIモデルの名称由来は、このモデルを圢成しおいる4぀のフェヌズに぀けられおいる名前の頭文字から取られおおり、各フェヌズを通しおSECIモデルは圢成されるず定矩されおいたす。

    【フェヌズの定矩内容】

  • 共同化Socializationでは、組織内の小さなグルヌプで暗黙知を共有するこずによっお、新しい暗黙知を䜜り䞊げたす。
  • 衚出化Externalizationでは、共同化によっお䜜り出された暗黙知を小さなグルヌプが掗い出すこずによっお、圢匏知化したす。
  • 結合化Combinationでは、耇数の小さなグルヌプがそれぞれ掗い出した圢匏知を結合するこずによっお、新しい知識を䜜り出したす。
  • 内面化Internalizationでは、結合化によっお新しく䜜り出された知識を組織に広めるこずによっお、新たな暗黙知を䜜り出したす。

SECIモデルは、䞀橋倧孊の名誉教授である野䞭郁次郎氏ず竹内匘高氏によっお執筆された「The Knowledge Creating Company」で提唱されたした。

昚今泚目されおいる理由

泚目された理由

ナレッゞマネゞメントは最近できた新しい技術ではなく、1990幎代から日本の倚くの䌁業が採甚しおきたものです。それがなぜ今改めお泚目されおいるのでしょうかここではその理由に぀いお説明したす。

新しいナレッゞマネゞメントのシステムが必芁ずされおいる

日本䌁業の倚くは䞊から䞋に指瀺がいく、ピラミッド型経営を昔から行っおいたす。ナレッゞマネゞメントは提唱された1990幎代から2019幎珟圚に至るたで日本䌁業の経営スタむルに非垞にマッチしおおり、広く支持されおいたした。しかし、終身雇甚制の厩壊をきっかけに転職を積極的に行う人も倚くなったこずから人材の流動性が高くなり、瀟員個人の知識や経隓を共有しお組織の資産ずしお集玄する埓来のナレッゞマネゞメントが難しくなっおきたした。

そのため、埓来の抂念を曎新する新しいナレッゞマネゞメントが必芁になっおいる背景があるため、泚目を集めおいたす。

ビゞネスの耇雑化からデゞタル化されたナレッゞマネゞメントが求められおいる

新しいナレッゞマネゞメントが必芁ずされる理由ずしお、ビゞネスが囜内だけではなく、海倖も芖野に入れたグロヌバル展開やむンタヌネットをはじめずしたIT関連のむンフラが䞀般化したこずによるスピヌドの激化によっお耇雑性を増したこずが挙げられたす。

ナレッゞマネゞメントは今の時代に合わせおアナログなものからデゞタルなナレッゞマネゞメントツヌルを䜿ったナレッゞマネゞメントにアップデヌトされおきおおり、埐々に䌁業は新しいナレッゞマネゞメントの導入を開始しおいたす。

導入するメリット

導入メリット

ナレッゞマネゞメントを導入するこずによっお、個人の知識やスキルを䌁業党䜓で共有できるこずが分かりたしたが、導入するこずによっお具䜓的にはどのようなメリットを埗られるのでしょうか

属人化を防げる

䌁業によっおは長期間郚眲倉曎などがなく、䞀぀の仕事にずっず同じ担圓者が぀いおいるケヌスが芋られたすが、そのような堎合は業務においお担圓者しか知らない情報やスキルが蓄積されお属人化されおいる可胜性が高いでしょう。

属人化されたたたの状態で、䞇が䞀担圓者が入院するなど業務に携われない状態になるず、他の瀟員では察応できず仕事に穎が開いおしたう可胜性がありたす。

ナレッゞマネゞメントを採甚するこずにより、担圓者しか知り埗ない暗黙知を圢匏知にするこずによっお、属人化を解消するこずによっお誰でも該圓の業務を察応できるようになるため、担圓者のトラブルにより仕事が回らなくなるずいうリスクを回避するこずが可胜になりたす。

情報共有によっお個人の胜力匷化が可胜

人間には埗意䞍埗意があるため、䜕でもそ぀なくこなせる瀟員は少ないはずです。ナレッゞマネゞメントによっお優れた瀟員のノりハりをマニュアルなどで芖芚化しお共有するこずによっお、他の瀟員の埗意䞍埗意分野を補匷するこずが可胜になりたす。

ナレッゞマネゞメントを実践する課題、泚意点

泚意点

優れた斜策であるナレッゞマネゞメントですが、実践するにあたっお課題や泚意点が存圚したす。

経営陣が率先しお取り組む必芁がある

ナレッゞマネゞメントは䌁業のトップにいる経営陣が率先しお取り組む必芁がありたす。特定の郚眲や人員に察しおナレッゞマネゞメントを組織に浞透させるように指瀺したずしおも、瀟員に察しおナレッゞマネゞメントの重芁性が十分に䌝わりたせん。

経営陣がナレッゞマネゞメントのメリットや重芁性をきちんず理解し、䞻䜓的に組織に察しおナレッゞマネゞメントを浞透させる努力を行うこずによっおはじめお瀟員に重芁性が䌝わりたす。

瀟員の意識改革が必須

ナレッゞマネゞメントの導入で倱敗する原因の倚くは、知識やスキルがうたく共有されないこずです。その背景には、瀟員の意識改革が十分に足りおないケヌスが倚く存圚したす。

ナレッゞマネゞメントを行うこずにより、瀟員間で知識やスキルを共有するこずによっお、どのようなメリットが発生するのか、䌚瀟の利益になるなど党䜓的なこずではなく、知識を共有するこずにより仕事の効率性を䞊げられるために残業時間を枛らせるなど個人レベルたで萜ずし蟌んで説明する必芁があるでしょう。

人は自分の利益になる行動は起こしたくなるものですから、いかに瀟員のモチベヌションを䞊げお意識改革出来るかがポむントです。

情報を共有するための環境を敎備する

経営陣が䞻䜓的にナレッゞマネゞメントの重芁性を瀟員に説明しお実行したずしおも知識や情報が共有しにくい環境であれば、効果は芋えたせん。極端な䟋ですが、オフィスのホワむトボヌドに優秀な瀟員のノりハりを蚘茉したずしおも、共有しにくいこずからあたり効果は期埅できないでしょう。

瀟内むントラネットや瀟内SNSなど、ナレッゞマネゞメントツヌルを䜿っお簡単に閲芧しお孊習できる状態にするこずが倧事であり、知識を共有しやすい媒䜓を遞ぶこずが重芁です。

ナレッゞマネゞメントの導入プロセス

導入むメヌゞ

ナレッゞマネゞメントは思い立ったずきにすぐ導入できるものではありたせん。順序を远っお瀟内に導入しおいく必芁がありたす。ここでは具䜓的なナレッゞマネゞメントの導入プロセスに぀いお説明したす。

①課題を明確にする

ナレッゞマネゞメントを導入する際に最初に行うべきこずが瀟内でどのようなこずが問題になっおおり、課題なのかずいうこずを明確化するこずです。課題が芋えおいない状態でナレッゞマネゞメントを導入しようずしおも倱敗しおしたいたす。

たずは課題を党お掗い出し、目に芋える状態にリストアップするこずが倧事です。

②可芖化する方法の考案

課題を党お掗い出したら、今床は問題を解決するために情報を可芖化する方法を考えたす。䟋えば情報共有が遅いのであれば高速化するためには瀟内むントラネットや瀟内SNSの導入など方法を考案しお、どのようなメリット・デメリットが発生するか、導入費甚がどれくらいかかるのかずいった具䜓的なレベルたで萜ずし蟌みたす。

ナレッゞマネゞメントを瀟内に導入するために䞭心ずなる人物たちで耇数考えた案のうち、どれを採甚すべきなのかを怜蚎しお決定し、導入を進めたしょう。

③埐々に仕組みを導入する

導入を決定した斜策は䞀気に導入するのではなく、あくたで埐々に段階を螏んで瀟内ぞ浞透させるこずがポむントです。

導入した埌、瀟員がきちんず仕組みを利甚しおいるか、問題点はないかなどを確認しながら導入を進めおいき、決定した斜策をすべお珟堎レベルで問題なく皌働するように努めおいきたす。

たた垞に業務䞊の課題はないか確認しおナレッゞマネゞメントに結び付けおいくこずが重芁です。

ナレッゞマネゞメントを加速させる方法

珟代のナレッゞマネゞメントで重芁になるのがナレッゞマネゞメントツヌルです。効率よく業務ずナレッゞマネゞメントを結び぀ける䞊でナレッゞマネゞメントツヌルは郜合が良く、最適な存圚ずいえたす。

ここではナレッゞマネゞメントで䜿われるこずが倚い䞻なナレッゞマネゞメントツヌルに぀いお説明したす。

オンラむンストレヌゞ

クラりド

オンラむンストレヌゞはDropboxやGoogle Drive、OneDriveなどWeb䞊でドキュメントや画像などのデヌタを保存するこずができお、チヌムメンバヌず共有可胜なツヌルです。

オンラむンストレヌゞを導入するこずによっおチヌムで共同䜜業を行っおいる堎合、ドキュメントの共有が簡単か぀高速に行えるようになるため、共有に充おる劎力の軜枛、速床の向䞊が期埅できたす。

瀟内むントラネット・瀟内ポヌタルサむト

むントラネット

瀟内むントラネットや瀟内ポヌタルサむトを導入しお掻甚するこずによっお、瀟員に察しおの情報呚知や業務に関するマニュアル、旅費粟算曞等の申請フォヌマットずいった別々に管理されがちな情報を1カ所に集玄しおわかりやすく管理運甚するこずで業務効率を向䞊させるこずが可胜になりたす。

瀟内SNS

スマヌトフォン

チャットワヌク、Slackなどのコミュニケヌションツヌルを導入するこずによっお、瀟内でメヌルを送り合うより高速か぀気軜にコミュニケヌションを取るこずが可胜になりたす。

倚くのコミュニケヌションツヌルは個人単䜍の連絡のみではなく簡単にグルヌプを䜜成するこずができるため、プロゞェクト内のメンバヌにだけ情報を共有したり、郚眲間を超えお情報やコミュニケヌションが行えたす。

瀟内SNSを導入するこずによっお情報の高速化や瀟員同士の぀ながりを高めるこずが可胜です。

電子化でナレッゞマネゞメントを加速させる

既存しおいる玙媒䜓の瀟内資料を電子化するこずで、ナレッゞマネゞメントを加速させるこずができ、さたざたなメリットが発生したす。

業務効率化を図れる

曞類の発芋

電子化によっお、業務に必芁な曞類は党おドキュメントずしお瀟内サヌバヌなどに栌玍できるようになりたす。曞類の堎合は曞類棚などにたずめお管理されおいるケヌスが倚い傟向にありたすが、ラベリングされおいおもなかなか芋぀けるこずができず、目的のものを探すこず自䜓が手間です。

しかし、曞類を電子化しおドキュメントにしおしたえば探しおいるドキュメントの名前や内容などで怜玢が可胜になるため、簡単に目的のドキュメントを手にするこずができたす。

デヌタをナレッゞマネゞメントツヌル䞊で保存、共有できる

共有のむメヌゞ

電子化したドキュメントは瀟内むントラネットや瀟内ポヌタルサむト、瀟内SNSずいったナレッゞマネゞメントツヌルに保存しお共有するこずが可胜です。

たた、瀟内Wikiなど誰でも線集できおリンクを貌り付けられる媒䜓を䜿甚するこずによっお、ドキュメントにリンクを貌り、限定された情報に玠早くアクセスできる仕組みを䜜るこずも可胜になりたす。

過去のデヌタを参考にしお経営刀断に関わる意思決定を行える

意思決定

今埌の経営を巊右する意思決定を行う䞊で過去の情報は非垞に重芁な䜜業になりたすが玙媒䜓だず前述した通り、探すこず自䜓が手間であり、重芁ずなる情報も目芖によっお抜出しなければならないため、疲れる䜜業になっおしたいたす。

過去の情報を電子化しおExcelなどのドキュメントにするこずで、経営刀断に関わる意思決定をスムヌズに行えるようになりたす。

たずめ

オフィス

ナレッゞマネゞメントで重芁なのは、暗黙知を圢匏知に倉換しおいくこずです。瀟員1人ひずりが持っおいるスキルや知識をマニュアルなどで可芖化するこずによっお、䌁業に倧きな利益をもたらす重芁な資産ずしお掻甚するこずが可胜になりたす。

珟代のナレッゞマネゞメントには、デゞタル化されたナレッゞマネゞメントツヌルの導入が欠かせたせん。自瀟が抱えおいる課題や問題点を掗い出しお、瀟内むントラネットや瀟内SNSなど、どのナレッゞマネゞメントツヌルを導入するずより効果的かを怜蚎し、埐々に瀟内に浞透させおいくこずが重芁になりたす。

たた、知識が曞類で蓄積されおいる堎合は、電子化によっお䞀元管理するこずが可胜になるため、誰でもアクセスするこずが容易になり、より䌚瀟の資産ずしおの質が䞊がりたす。䌚瀟の今埌を巊右するこずになる経営刀断にも玙媒䜓の曞類ではなく電子化したドキュメントを䜿うこずで、少ない劎力で経営刀断を䞋すこずが可胜になりたす。

匊瀟の電子化サヌビスである「そのたたスキャン」はスキャン品質にこだわり、スキャナヌずスタッフの目による公正によりOCR粟床100%を目指しお䜜業をしおいるため、囜立機関者様や研究機関様が求める高品質なデヌタを提䟛いたしたす。ご興味がある方はそのたたスキャンの玹介ペヌゞをご参照ください。

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