総務の仕事を効率化するには『資料の電子化』を

総務の仕事とは

どの会社にも必ず存在する、総務という立場・役割。総務の仕事内容は他の部署からは見えにくいものがあります。しかし総務の仕事内容について知ることで、会社全体や他の部署の改善点も見えてくることがあるので、社員全員が知っておきたいところです。

本記事では、総務の仕事内容や現状の総務の問題点についてまとめ、その上でどうすれば効率化することが出来るのか?ということについて見ていきたいと思います

総務の仕事内容

まず表題の効率化について入る前に、総務の仕事内容について解説します。総務の多岐に渡る仕事内容を全て紹介するのは難しいので、ここではあくまで一部のみを紹介します。総務がどういった部署なのか、まずは掴んで頂けたらと思います。

そもそも総務とは?

総務とは

総務とは「他の部署がやるべきではない仕事を一挙に引き受ける部署」であり「社員一人一人が担当する仕事に集中できるようサポートする部署」です。

総務担当者は社内全体を見渡し、どうすれば会社をより良くできるのか常に考えていかないといけません。また、経営陣に対してもサポートを行っていく必要があります。

最終的に総務は、「会社全体のレベルアップ」を目指して働きます。会社全体を自分のこととして捉え、自分が経営側に立ったつもりになることが重要な部署です。

それでは具体的な総務の仕事内容を、次の項目から見ていきましょう。

備品管理

オフィス用品

会社で使用している備品の管理は総務部が行っています。コピー用紙や名刺といった消耗品の補充は定期的に行う必要があります

また、新人が入ってきたときの机やPCの準備も総務部が行いますし、OA機器の故障が起きた場合に新しく購入したりするのも必要な作業になってきます。その他清掃業者の手配を行ったり、空調や照明設備の管理を行ったりもしなくてはいけません。

総じて、こういった業務は、社員が円滑に仕事を行うために必要なことと言って良いでしょう。一見すると雑用業務とも捉えられるかもしれませんが、誰かが必ずやらなくてはならないことであり、重要な業務と言えます

株主総会の企画

株主総会

株主総会の企画・準備を行うのも総務部の仕事です。株主への連絡、会場の準備、プレゼンテーション資料の配布、更には株主総会時の議事録作成、これらを行う必要があります。また株主の方から連絡や質問があった場合の対応もすることもあるでしょう。

株主の方の心象に関わるので、こういった業務を丁寧に行うことはとても重要なことです。

各部署のパイプ

コミュニケーション

会社は大きくなっていくと、各部署ごとで孤立してしまいがちになり、コミュニケーションがとりにくくなってしまうことがあります。部署間のコミュニケーションがおろそかになると、意思疎通がうまくいかなくなったり、社内の雰囲気が悪くなってしまったり、といったことがありえます

総務部ではこういったことを防ぐために、各部署のパイプの役割を果たします。どうしたら会社全体が一体感を持てるのか考えたり、アドバイスをしたりしていきます。

それぞれの部署の意見をまとめ上げ、双方の意見を尊重した提案をしたりするので、コミュニケーション能力が求められてくるでしょう。

また会社に新人が入ってきた場合、新人に対して会社の基本的なことについて説明するのは、その人の上司ではなく総務の仕事です。会社の規則や会議室、休憩室の使い方など、新人が分からないことは一通り説明する必要があります。

社内イベントの企画

イベント

総務は忘年会や新入社員歓迎といった、社内イベントを開催する仕事もあります。先程の項目と共通しますが、各部署間で連携を取れるようにするのは総務のコアとなる役割です。忘年会などのイベントは、社員同士の交流を深めるのに大いに役に立ちます。

社内イベントの企画や会場の手配、予算の作成や社員に対する告知など、やらなくてはいけないことが多くあります。また、イベント当日の司会や会場までの道案内も総務の人が担当することになります。

外部との折衝

コミュニティ参加

外部の会社やユーザーと適切なやり取りをすることも総務の役割に入ります。総務担当者の対応の良し悪しによって会社イメージが変わってくるので、こちらも丁寧にこなさないといけません。

具体的には、不祥事や事故が発生した場合の対処を行います。不祥事が起きた場合企業イメージを下げないように、マスコミやメディアに対して誠実な態度で接することが必要になってきます。

また近年ではSNSや掲示板に苦情が書き込まれ、炎上といった状態になることがよくあります。炎上すると企業のイメージに大きく関わりますので、総務の方でサイトに謝罪文を掲載したり、ユーザーに対して適切に対応を取る必要があります

その他、企業の信頼性を高めるために、社員の一員として地域コミュニティに参加することもあります。イベントに参加したり、公害防止に気を配ったりすることを総務が率先して行う必要があります。

役員の名刺・スケジュール管理

スケジュール

総務は時として役員の秘書のような役割をすることもあります。役員の名刺管理業務のサポートなどを行います。

役員の人にスケジュールを伝える役割もする必要があります。そのため総務の人は役人の来客の有無や外出の予定を把握しておかないといけません。

ウェブサイトの更新

ウェブサイトの操作

会社によっては企業のウェブサイト更新も総務が行う必要があります。トラブルが起きた場合に即座にウェブサイトに謝罪文を掲載したり、新商品の広報を掲載したりする必要があります

ユーザーに情報を正しく迅速に伝えることは、会社のイメージに関わってきます。

総務の課題

現状の総務にはいくつか課題があります。これらの問題は中々解決できず、特に中小企業ではどうすべきか悩んでいる経営者も多くいます。

こうした課題の種類及び、今後課題にどう向き合っていけば良いのかについて、解説していきます。

人材不足

人材不足に悩む男性

現在はどこの企業でも人材不足が叫ばれていますが、総務部は特に人手が足りていないことが多く、残業時間が増えてしまうことがあります

総務部の仕事は幅が広く、全てをこなせる社員はそこまで多くはありません。また売上に直結するような部署でもないので、あまり多くの人手を割きたくないという経営者も多いです。

総務よりも営業やエンジニアの人数を増やした方が、短期的な業績アップには確かに繋がりやすいです。しかしながら総務部の人数を増やさないことには、会社全体の業務における根本的な効率改善はできません

長期的に見れば総務に人手を回さないことは、会社の売上を停滞させてしまう原因になってしまいます。

業務範囲が広すぎる

業務が多岐に渡る

何度か説明した通り総務部の業務範囲は他の部署よりも圧倒的に幅広いです。総務の人は様々な業務をこなす必要がありますが、なかなか全ての仕事をまんべんなくこなせる人はいません

もちろん総務部の中で役割分担する手もありますが、それはそれで、連携が取りにくくなったりする問題があります。

目標設定が難しい

モチベーション

総務の仕事は会社の利益に直接結びつくものではありません。また、結びつくことはあったとしても、それは果たして総務のおかげなのが、判断がしにくいです。

会社では必ず、1人1人が「業務目標」を設定して仕事に励むことになります。業務目標は「1割利益を上げる」や「ユーザー数を10%増やす」といった具体的な数値を入れて設定するのが望ましいです。具体的な数値がないと、目標がどのくらい達成できたのか分からないからです。業務目標を達成できたかどうかは、ボーナスの査定にも影響を及ぼしますので、社員のモチベーションアップに繋がります。

しかし総務の場合、具体的な数値を入れて業務目標を設定するのが難しいのです。「どのくらい利益を上げたか」と聞かれても、なかなか答えることができません。

そのため総務部の人の多くは業務設定に困っており、結局曖昧な目標を掲げることになってしまう場合がほとんどです。

ちゃんとした目標を設定できないと、モチベーションアップには繋がらないですし、どのような方向を目指せば良いのかも朧気になってしまいます。

業務が非効率

PC作業

総務部の仕事内容で、最も問題視すべきはこちらなのではないでしょうか?

総務部の仕事は、細かい仕事が多いため、効率化しようという話がなかなか上がりにくいのです。

業務が効率化されていないため、総務部では無駄な作業も多くなってしまっています。

資料作成をするときや、給与計算をするときは、PCソフトの良い使い方を知らないがために、非効率になってしまっている場合もあるでしょう。総務部には他の部署から突然異動してくる人が多く、総務に必要なPCスキルを身に着けていない人は多くいます。

PCスキル以外にも、総務部は専門的な知識が必要な場合があります。例えば法律知識がないと、公文書の作成や官公庁への提出書類の作成がスムーズにいかないこともあるでしょう。

また、総務はコミュニケーションスキルも肝心であり、会社の風通しを良くする役割も担っています。こうした業務も一筋縄ではいかないことが多いです。社内の状況がギクシャクしてしまっている場合などに仲介役を担うのは難しく、ストレスが溜まって業務停滞に繋がる恐れがあります。

総務は様々な知識やスキルを身につけないと、業務を効率化させることはできないのです。

更には、総務部は企業の中でも多くコストを使ってしまっている場合があります。オフィスの資料作成や、社内環境の整備、忘年会といったもので、会社の予算を使ってしまいがちです。こういったコストをいかに削減するかも総務の課題となってくるでしょう。

総務の課題の解決方法

それでは上記で解説した課題点を踏まえて、どうしたらそれを解決できるのかを見ていきましょう。総務の仕事の問題点を解決することは、会社全体の問題点を解決することに繋がります。

業務をアウトソーシングする

プロフェッショナル

アウトソーシングとは、業務内容の一部を外部の専門業者に委託することです。派遣とは異なり、完全に会社の外の人に仕事を依頼することになります。

エンジニアなど専門知識がいる仕事はアウトソーシングされていることが多いですが、経理仕事をアウトソーシングしている企業はあまり多くはありません。しかし実は、経理の仕事代行を専門にしている企業は数多く存在するので、アウトソーシングはしやすくなっています。

経理の仕事は多岐に渡る上に、それぞれの仕事でスキルが必要になってきます。年末調整や不祥事の後始末など、ミスをしてはいけない仕事も結構多く、確認にも時間を取られてしまいます。

そのためそういった業務はアウトソーシングしてしまい、それぞれのプロフェッショナルに任せた方が効率的ということです。もちろんアウトソーシングには費用がかかりますが、その分人件費の削減、業務時間の軽減を実現することができます。

総務の仕事の一部をアウトソーシングすることによって、総務部が本来注力を入れるべき「コア業務」に集中することができます。

デジタル化をすすめる

本とタブレット

デジタル化を進めることも業務効率化に繋がります。総務部は数多くの社内資料を管理しなくてはいけませんが、そういった資料をデジタル化することによって、管理を楽にすることができます

また、世の中には数多くの人事労務向けソフトが存在します。そういったソフトでは、手間をかけずに社員の勤怠管理ができたり、社員情報の管理などが行えます。更に、年末調整や、労働保険の年度更新など、年に数回しか発生しない業務も自動化させることができます。代表的なソフトには「SmartHR」などがあります。

こういったソフトを使うことで、面倒な書類変更の手続きを自動化し、総務の作業量を減らすことができるのです。

電子化のメリット

総務の仕事を効率化させるにはデジタル化をすすめることが重要だと先程述べました。当ブログを運営するそのままスキャンでも、実は総務に所属する方からのご依頼を頻繁に承っています。

ここではもう一歩踏み込んで、デジタル化・電子化のメリットについて考えていきます。電子化は、総務のみならず多くの部署の仕事を効率化させるのに役に立ちますので、要注目です。

コストの削減

コスト

電子化させることはコスト削減に繋がります。紙の費用はどうしても印刷代がかかってしまいますし、資料を保管するスペースやその場所を管理する人材も必要になってきます

電子化させればこういった費用は一切かかることはありません。また電子化させれば、資料の内容変更も容易になりますので、時間コストの削減にも繋がります。

資料が見やすくなる

資料の閲覧

紙の資料はどの資料に何が書いてあるのか探すのが大変です。PDFデータであれば検索機能を用いることで目的のキーワードを見つけることが容易ですが、もちろん紙の資料ではそうはいきません。電子化(OCR処理)された資料なら、検索することで一発でお目当ての情報を見ることが可能になります。Excelなどに資料を読み込ませることによって、データの整理なども可能になり、更に見やすくすることも可能でしょう。実はそのままスキャンに電子化のご依頼をいただくお客様は、電子化そのものよりこの検索機能を重要視していることが多いのです。

また、電子資料はどこでも閲覧可能というメリットも大きいです。会議室でもワザワザ資料を印刷することなく、タブレットなどの機材を用意すれば、その場で見ることが可能です。

更には出張中や作業現場でも資料置き場にアクセスすれば、いつでも資料が閲覧可能です。変更された内容も電子版ならすぐに確認することができますので、連絡もスムーズになります。

劣化や紛失の心配がない

紙の資料

電子化された資料は劣化や紛失の心配がありません。何年経過してもそのままの状態で残しておくことができます。紙の資料だと、大量の他の書類の中に紛れ込んでしまってなくしてしまう恐れがあります。

また、電子版だと閲覧制限をかけることができますので、情報漏洩も防ぐことが可能になっています。大事な社内情報は一部の社員しか見られないようにすれば安心できます。

そのままスキャンは資料を裁断せずに電子書籍化

そのままスキャン

そのままスキャンは一般的な自炊代行業者とは異なり、主に企業や団体の方の資料を専門に電子化させています。

そのままスキャンなら、社内資料を裁断することなく電子化することが可能になります。電子化させた方が便利になるとはいえ、大事な資料の場合やはり紙の状態でも残しておきたいでしょう。資料を電子化させる場合は、資料を1ページずつバラバラにしなければいけない場合が多いです。

しかしそのままスキャンでは、電子化後も紙の資料を全く傷つけることなく返却させていただきます。これは業界最多級の非破壊スキャナーを所有しており、資料の大きさ、状態、種類に応じて適切なスキャナーを選択することが出来る為です。

OCRサービスで、資料がより見やすく便利に!

文字

そのままスキャンではOCRサービスも行っています。OCRとは手書きや印刷された文字をコンピューターが読み取れるデジタルの文字コードに変換する技術のことです。

OCR処理によって、画像に書かれた文字なども、読み取ることができるようになります。そのままスキャンでは電子化後の資料を念入りに校正し、更には独自の技術を使うことによって精度の高いOCRを可能にしています。また、データをExcel化したりAdobe製品で扱えるようにしたりと、他の形式に変換することも可能です。資料をより見やすく便利にすることができるのです。

OCR処理についてはこちらの記事で解説しています。

まとめ

総務のイメージ

本記事では「『総務』ってどんな仕事?」について解説させて頂きました。総務の仕事はとても幅が広いということが分かって頂けたかと思います。

しかし働いている方ならお分かりいただけると思いますが、総務は企業内において非常に重要な役割を担っています。これらの業務を全てこなすのは大変ですので、アウトソーシングやデジタル化をすることでより効率よく進めていくことが求められるでしょう。とりわけ書類や資料は効率性を低下させる大きな要因なので、順次電子化していくことで総務の業務、ひいては会社全体の業務が楽になるかも知れません。

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