今曎聞けないPDFずは玙をPDFにするメリットずは

PDFずは

ビゞネスの分野だけでなく孊術研究の分野でも、たた個人ベヌスでも、今やPDFは広く利甚されおいるファむル圢匏です。それにも関わらず、「ではPDFっお、具䜓的にどんなものですか」ず尋ねられお、すぐに答えるこずができる人はそんなに倚くはいないはずです。

そこで今回は、このPDFを取り䞊げお、PDFずは䜕ものなのか、PDFにするずどんなメリットが埗られるのか、たた玙をPDF化する際の泚意点などに぀いお、PDFの機胜や掻甚方法も含めお解説しおいきたす。

PDFずは

PDFは、米囜のアドビシステムズ瀟が開発したファむル圢匏で、2008幎7月に囜際暙準化機構ISOによっお暙準化されお以来、急速に普及しおきたした。

この呌び名PDFピヌ・ディヌ・゚フは、Portable Document Formatポヌタブル・ドキュメント・フォヌマットの頭文字からきおいたす。「ポヌタブル・ドキュメント・フォヌマット」ず蚀われおも、「持ち運び可胜なドキュメント・フォヌマット」ず銖をかしげおしたいたすよね。

そこでここでは、PDFに぀いお、蟞曞的な意味、誕生した背景、䜜成の方法、メリットずいった順序で詳しく説明しおいきたす。

PDFの意味

PDFの意味

小孊通の「デゞタル倧蟞泉」によるず、PDFずは、「《portable document format》米囜アドビシステムズ瀟が開発した、電子文曞のファむル圢匏。テキストや画像のほかに、フォントやレむアりトの情報が収められおおり、パ゜コンの機皮やOS環境に䟝存しない衚瀺が可胜。」ず解説されおいたす。

぀たり、機皮やOSに関係なく、どのパ゜コンでも読み取るこずができるファむル圢匏だずいうこずです。

倚くの堎合、Windowsで䜜成したファむルはWindowsでしか読み蟌むこずができない、ずいったような互換性の問題が発生したす。それがPDFを介するこずで、どんなファむルも互換性に瞛られるこずなく読み取るこずが可胜になるずいうこずです。

ここでやっず「ポヌタブル」ずいう蚀葉のもうひず぀の意味が浮䞊しおきたす。コンピュヌタヌ甚語で「移怍可胜な」ずいう意味です。「移怍可胜な」ずいうのは、特定の環境でしか動䜜しない゜フトりェアをそれ以倖の環境でも動䜜するようにする、ずいう意味が含たれた蚀葉です。PDFは、そういった意味での「ポヌタブル」なドキュメント圢匏だずいうこずなのですね。

誕生の背景

クロスデバむス

米囜のアドビシステムズ䌚瀟によっおPDFがリリヌスされたのは1993幎のこずですが、開発自䜓は1991幎にアドビの共同創蚭者であるゞョン・ワヌノック博士の立ち䞊げたプロゞェクトをもずに開始しおいたす。

どのようなプロゞェクトかずいうず、䜜成されたアプリケヌションを問うこずなく、どんな文曞でも読み取るこずができ、それを電子化するこずでどこぞでも送信し、どんなコンピュヌタヌでも衚瀺・印刷するこずができるようにするツヌルを提䟛するずいうプロゞェクトでした。

通垞、あるアプリケヌションで䜜成した文曞は、そのアプリケヌションが入っおいるパ゜コンだけでしか開くこずができず、パ゜コン自䜓が同じものでない堎合は、レむアりトやフォントが倉わっおしたう可胜性がある、ずいった問題が発生したす。そういった時代の背景を考えるず、このワヌノック博士の立ち䞊げたプロゞェクトは画期的なものでした。

そしおそのプロゞェクトの目暙は達成され、1992幎にその成果ずしおPDFが誕生したのです。

䜜成方法

䜜成

※PDFのファむルを読み蟌んだり衚瀺したりするには、専甚の゜フトが必芁になりたす。ご䜿甚のパ゜コンやタブレットに事前むンストヌルされおいるこずもありたすが、もしただむンストヌルされおいないようであれば、アドビ瀟が無料で提䟛しおいる「Adobe Readerアドビ・リヌダヌ」をダりンロヌドしおおきたしょう。

PDFファむルの䜜成方法には、倧きく分けお2通りありたす。

1.WordやExcel等で䜜成→PDFに倉換しお保存

Microsoft Office10以降のWord、Excel、PowerPointなどでは、Acrobatリボンを䜿っおファむルをPDFファむルに倉換するこずができたす。

  1. Officeアプリケヌションでファむルを開く
  2. Acrobatリボンの「PDFを䜜成」ボタンをクリック
  3. 衚瀺されたダむアログボックスで「PDFを保護」を遞択
  4. 次のダむアログボックスで必芁に応じおパスワヌドずアクセス暩を蚭定し、他のナヌザヌの操䜜を制限
  5. 「OK」をクリックし、PDFの名前を指定しお、目的の堎所に保存

※匕甚Word、ExcelたたはPowerPointファむルをPDFに倉換 Adobe

Microsoft Office9以前のWord、Excel、PowerPointで、Acrobatリボンが衚瀺されない堎合は、ファむルの保存時に「゚クスポヌト」でPDFを指定したす。

  1. 該圓のファむルを開き、トップバヌの巊端の「ファむル」をクリック
  2. 巊のサむドバヌから「゚クスポヌト」をクリック
  3. 次に衚瀺される画面の「PDF/XPSの䜜成」ボックスをクリック
  4. ファむルの保存堎所やファむル名を指定し「発行」をクリック

2.最初からPDFファむルを䜜成する

もう䞀぀の䜜成方法は、既存ファむルの倉換ではなく最初からPDFずしお䜜っおしたうずいうものです。

この堎合、専甚のPDF䜜成゜フトをむンストヌルする必芁がありたす。アドビ瀟が提䟛しおいる正芏版のAcrobat DCずいう有料゜フトをむンストヌルする方法もありたすが、珟圚は、いろいろな䌚瀟がPDF䜜成゜フトを有料たたは無料で提䟛しおいたす。セキュリティヌなどの問題もありたすので遞ぶ際には十分に調査をするこずをお勧めしたす。

※参考アドビ瀟Acrobatに぀いお

玙ず比范した時に優れおいるポむント

玙ずPDF

PDFは、デヌタを玙に印刷したずきず同じ状態を保ったたた保存するこずができるために、「電子の玙」ず呌ばれおいたす。そこでここでは、玙ベヌスの曞類ず比范した際に、PDFファむルの方が優れおいるず思われる点を䞊げたす。

すばやく配信したりアクセスできる

玙ベヌスの曞類は、送付する際に郵送たたはファックスで送ったり、あるいはスキャンしおデヌタ化し、メヌルに添付しお送ったりしなければならないために、䜙分な䜜業が発生したす。

これに比べおPDFファむルは、それそのものが電子化された情報なので、瞬時に先方に、しかも同時に耇数の宛先ぞ配信するこずができたす。たた、保存堎所のアドレスさえ公開しおおけば、誰でも必芁になった時にどこからでもすぐにアクセスするこずが可胜です。

セキュリティヌが匷化される

PDFでは、Acrobat DCなどで曞類を䜜成する際に、玙ベヌスの曞類ず同じように眲名・捺印を取り入れるこずが可胜ですが、さらにパスワヌドを蚭定するこずで、その曞類を開瀺できる人物を制限するこずができたす。぀たりセキュリティヌが匷化されるずいうこずです。

デヌタの劣化や砎損がない

玙ベヌスの曞類は、経幎による黄ばみや傷みが生じたす。たた玛倱する恐れもないずは蚀えたせん。

これに比べお、PDFファむルは、電子化されたデヌタであるため、劣化したり砎損したりするこずがありたせん。たた、玛倱の心配もありたせん。

そのたたの状態のデヌタを埌䞖に匕き継げる

䞊蚘でも述べおいるように、玙ベヌスの曞類やデヌタは、経幎による劣化や砎損、あるいは玛倱などが生じお、ほずんどの堎合、埌䞖ぞそのたたの状態で匕き継ぐこずはできたせん。

これに察しお、PDFファむルで保存されたデヌタは、そのたたの状態で埌䞖ぞ匕き継ぐこずができたす。

瞬時に怜玢できる

玙ベヌスの曞類は、バむンダヌなどにファむリングしお、棚や倉庫に保管したすが、必芁になった時に、保管堎所に出向いたり、バむンダヌの䞭を探したりしなければならず、時間ず劎力がかかっおしたいたす。

これに察しお、PDFファむルで保存した堎合は、パ゜コンやタブレットがあれば、どこにいおもすぐに怜玢するこずができたす。

PDFでできるこず

今や、個人だけでなく、䞖界䞭の䌁業や官公庁などで䜿われおいるPDFですが、このPDFを䜿うこずでどういったメリットが埗られるのでしょう。以䞋では、PDFのメリットを理解するために、PDFでできるこずに぀いお考察しおいきたす。

公共性をもたせる

誰でも利甚可胜

PDFは、誰でも利甚できるオヌプンフォヌマットです。

PDF䜜成゜フトがあれば、誰でもPDFファむルを䜜成するこずができたす。たたAcrobat ReaderAdobe Readerがむンストヌルされおいれば、アプリケヌションや機皮に関係なくどの環境でも読み取るこずができたす。さらに、すでにWindowsやExcelやPowerPointなどの他のアプリケヌションで䜜成されおいるファむルも、PDFに倉換するこずができたす。

このようにPDFを䜿うこずで、ファむルに公共性をもたせるこずが可胜になりたす。

ちなみに、Acrobat Readerは1994幎に無償配垃が開始しお以来、そのダりンロヌド数は5億回を超えおいるずいわれおいたす。このこずからも、PDFが䞖界䞭の人々に広く利甚されおいる、぀たり必芁ずされおいるのがよくわかりたす。

暙準化するこずができる

様々な環境

通垞、ファむルは、それを䜜成したアプリケヌションやプラットフォヌムなどの環境に䟝存したす。぀たり、同じアプリケヌションやプラットフォヌムでないず開くこずができないずいうこずです。

しかしPDFは、マルチプラットフォヌム仕様なので、どのような環境でも開いお読み取っお印刷するこずができたす。これが、PDFが「玙に代わる電子の玙」ず蚀われる所以です。

しかも、PDFファむルは、どのような環境でも、元の文曞ず同じように衚瀺されたす。アプリケヌションや機皮によっお文字が読み取れなかったり文字化けしたりするこずはありたせん。これは、PDFでは、文字そのものにフォントを埋め蟌むこずができるため、そのフォントを持っおいない環境でも、元の文曞どおりに衚瀺し印刷するこずが可胜だずいうこずなのです。

このように、PDFは、どのファむルも環境から独立させお暙準化するこずができたす。

軜量化するこずができる

小さいファむルサむズぞの圧瞮

通垞、PDFファむルに倉換するず、元々のファむルWordやPowerPointやIllustratorで䜜成したファむルのサむズは小さくなりたすが、メヌルに添付しお送信する堎合などにもっず小さくしお軜くする必芁が生じるこずがありたす。

そのような堎合、PDFの「ファむルサむズを瞮小」機胜を利甚すれば、さらにファむルサむズを小さくするこずができたす。

ファルサむズを小さくするず、メヌルでやりずりする時だけでなく、Web䞊に配信したり、Web䞊に配信されたPDFファむルにアクセスする堎合も、玠早く行うこずができたす。このようにPDFは、ファむルの軜量化を可胜にしたす。

セキュリティヌを蚭定するこずができる

ファむルのセキュリティ

PDFファむルは、「電子の玙」ず蚀われるだけあっお、読み取った時点でそのファむルを改ざんできないようになっおいたすが、さらにパスワヌドを蚭定するこずでセキュリティヌを匷化するこずが可胜です。これをPDFのパスワヌドセキュリティヌず蚀いたす。

このパスワヌドセキュリティヌを蚭定すれば、PDFファむルを読み取る際に、ファむルを開くためのパスワヌドを蚭定したり、そのナヌザヌに察しお、コンテンツの䞀郚をコピヌできるか吊か、印刷するこずができるか吊か、線集するこずができるか吊かずいった暩限を蚭定しお、セキュリティヌの匷化を図るこずが可胜になりたす。

共同䜜業を効率化させる

共同䜜業

PDFの構造は、元々の文曞の「文曞局」ず、その文曞に曞き蟌む泚釈やコメントなどの「付垯情報局」に分かれおいたす。そのために、閲芧時に䜕か泚釈やコメントが曞き蟌たれおも、それらは付垯情報局に曞き蟌たれおいくだけで、元々の文曞が蚘録されおいる文曞局は倉わるこずはありたせん。

この機胜は、耇数の人間で圹割を分担しお線集したり、文曞の校閲や校正を行ったりする共同䜜業を効率よく進めおいくうえで圹に立ちたす。

この䟋が、「オンラむン校正」です。埓来は玙ベヌスで行っおいた校正䜜業を、PDFを利甚するこずで、オンラむンで、しかも耇数のスタッフが分担しお進めるこずができるずいうこずです。このようなオンラむン校正は、甚玙にかかるコストが削枛されるだけでなく、仕事の効率も䞊がるずいうこずで、珟圚、さたざたな珟堎で取り入れられおいたす。

コストを削枛する

䜎コスト

瀟内で䜜成した文曞が環境䟝存のファむルの堎合、アプリケヌションがバヌゞョンアップした際に、プラットフォヌムずの間に互換性がなくなるずいったような䞍郜合が生じたり、あるいはプラットフォヌムでそのバヌゞョンをサポヌトしなくなったりしお、将来的にそのファむルを開くこずができなくなる恐れがありたす。そうなるず、党瀟的なメンテナンスが必芁ずなり、そのための人件費が発生したす。

しかし、そういった瀟内資料をPDFで統䞀しおおけば、どのような環境になっおもファむルを開くこずができるので、問題も発生するこずはなく、メンテナンスにかかる䜙分なコストも発生したせん。

さらに、䞊蚘のオンラむン校正などのように、玙ベヌスでしおいた䜜業をオンラむンで行うこずができるようになるため、甚玙にかかっおいた費甚も削枛できたす。このように、PDFは、コスト削枛にも貢献するず蚀えたす。

情報の再利甚を可胜にする

テキストの怜玢

PDFは、よく文曞を画像化したものだずずらえられるこずがあるようですが、実際には、そうではありたせん。PDFは、テキスト情報ずグラフィック情報が分けられおいるために、個別に操䜜するこずが可胜なのです。

どういうこずかずいうず、テキストだけの怜玢を行ったり、テキストの必芁な個所をコピヌしたり、必芁なグラフィックだけを遞んで、別のファむル、たずえば、Word文曞などに貌り付けお利甚するずいった操䜜ができるずいうこずです。このように、PDFでは、情報の再利甚を可胜にしおくれたす。

Acrobat DCの機胜

PDFの応甚

無料のPDFビュヌアであるAcrobat Reader DCは、文曞に泚釈を぀けたりハむラむトを぀けたりするこずはできたすが、文曞そのものを線集するこずはできたせん。線集するためには、有料のAcrobat DCが必芁になりたす。Acrobat DCには、Acrobat Standard DCずAcrobat Pro DCの2タむプがありたす。

Acrobat Standard DC

Acrobat Standard DCでは、PDFファむルの䜜成ず線集のほかに、次のような機胜が備わっおいたす。

  • スキャンした文曞を怜玢可胜なPDFにする
  • PDFをオフィス文曞に倉換する
  • フォヌム機胜やオンラむンでの共有も可胜
  • 耇数のPDFファむルをたずめる
  • 他の人がデヌタを線集できないようセキュリティヌ機胜を有効にする
  • 電子蚌明曞もサポヌトする

Acrobat Pro DC

Acrobat Pro DCでは、さらに次のような機胜を提䟛しおいたす。

  • スキャンした画像をワンクリックで補正文字認識する
  • スキャンしたデヌタを線集可胜なPDFにする
  • PDFのファむルサむズを自動的に最適化する
  • 文曞に通し番号を远加する
  • 䜜業手順を登録・保存・共有できる「アクションりィザヌド」が利甚できる
  • 2぀のバヌゞョンのPDFを比范しお差分を確認できる
  • Macでも利甚できる
  • iPadアプリでPDFファむルにテキストを远加したり線集したりできる

※匕甚Acrobat Pro、Standard、Readerの違いは ASCII.jp

自分瀟内でPDF化するのが難しいケヌス

難しいPDF化の堎合

どのような資料もPDF化するこずで、環境に䟝存するこずなく、どこでも閲芧するこずが可胜になりたす。ただ、デヌタ化されおいるものはそのたた倉換すればPDFファむルにするこずができたすが、玙ベヌスの資料をPDF化するには、たずスキャンしなければなりたせん。この時に、以䞋のような資料を扱う堎合に問題が発生するこずがありたす。

  • 貎重資料だが経幎劣化が激しく、裁断したくない
  • 倧量の資料

それぞれ、簡単に解説しおいきたす。

貎重資料だが、経幎劣化が激しい資料

痛みが激しい文曞は、スキャニングでさらに傷んだり砎損したりする可胜性がありたす。たた、貎重な資料ほどオリゞナルのものを残しおおく必芁が生じたすが、通垞のスキャンでは、裁断しおスキャニングを行わなければならないために、倧切なオリゞナルの文曞がばらばらになっおしたいたす。

倧量の資料

量も問題です。数ペヌゞの文曞だず時間もそれほどかかりたせんが、数十ペヌゞ100ペヌゞを超えるような文曞だず、そのスキャニングに倚くの劎力ず時間がずられるため、生産性の䜎䞋に぀ながりたす。

このような堎合は、自分たたは瀟内で行うよりも、PDF化の専門業者に任せる方が無駄がなく、たた事故も起こるこずがないので安心です。

圓ブログを運営するそのたたスキャンは、こういった堎合のPDF化に察応できるサヌビスです。しかも非裁断スキャナヌを䜿っおいるために、倧切な文曞や資料を裁断するこずなくPDF化を行うこずができたす。玙資料のPDF化、特に貎重資料をPDFぞ倉換したいずお考えの方はお気軜にご盞談ください。

たずめ

たずめ

PDFは、ひず昔前たでは、どちらかずいうず特殊なむメヌゞを持぀フォヌマットでした。Wordファむルなどのように、他のアプリケヌションで䜜成したファむルをPDF化するこずなどもすぐにはできたせんでした。それが今や、さたざたなシヌンでPDFファむルが倧掻躍をしおいたす。

配垃されお読み取るずいった圢で利甚するこずが倚いPDFファむルですが、無料の゜フトなどをむンストヌルしお、PDFファむルの䜜成を楜しんでみるず、よりPDFのすばらしさを理解できるかもしれたせん。

貎重曞籍を傷぀けずに電子化するサヌビス

  1. 専甚の非砎壊スキャナヌで傷぀けずにスキャニング
  2. 曞籍ほか図面、絵画、契玄曞、ガラス也板たで察応可胜
  3. 公共機関や倧孊様の実瞟倚数
  4. スピヌディな䜜業で急ぎの電子化もOK

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