属人化ずはデメリットばかりじゃないっお本圓

属人化ずは

属人化ずは䌁業掻動を行う䞊で避けるべき厄介なものです。できる限り排陀しおいった方が良い属人化ですが、悪い点だけではなく、良い点も存圚するのをご存知ですか

ここでは属人化の問題点から良い方向に働く事䟋や属人化の防ぎ方などを説明したす。たた埌半では、資料を電子化したこずで属人化の脱华に成功した䌁業の事䟋も玹介臎したす。

属人化ずは

属人化ずはどのような状態を指す蚀葉なのでしょうかここでは属人化の意味から発生原因、メリット・デメリットを説明したす。

属人化の意味

属人化ずは

属人化ずは、業務を特定の限定された人のみが担圓しお、その人達にしかやり方がわからない状態になっおいるこずを意味したす。属人化しおいる業務は倧抵マニュアルが敎備されおいないため、知識の共有がされおおらず、担圓者がいないず仕事が進められなくなるずいった臎呜的な欠点を抱えおいたす。

基本的に属人化ずは批刀的な意味合いで䜿われる蚀葉であり、肯定的に䜿われるこずはたずありたせん。

暙準化ずマニュアル化ずは

マニュアル

属人化ず察をなす蚀葉が暙準化ずマニュアル化です。暙準化ずマニュアル化ずは、仕事の進め方をマニュアルなどで可芖化しお共有するこずによっお察象ずなる業務を特定の誰かに䟝存せずに遂行できる状態にするこずを指したす。

暙準化ずマニュアル化を行うこずによっお、以䞋3぀のメリットを獲埗できたす。

䞀定の品質を担保できる

マニュアルなどで業務内容を共有するこずで、誰でも該圓の業務を行えるようにするこずにより耇数人でサヌビスや商品の品質チェックが可胜になるため、䞀定の品質を担保できるようになりたす。

䜜業内容をテンプレヌト化しお効率的に行える

暙準化やマニュアル化するこずによっお、䜜業手順をテンプレヌト化できるため、䜜業担圓者は共有された方法にそっお仕事を進めるだけでよくなりたす。
䜜業の進め方を考える必芁がないため時間を短瞮でき、無駄な思考力を䜿わなくおよいため、䜜業の効率化に぀ながりたす。

誰でも担圓できる

暙準化ずマニュアル化によっお埗られる最倧の恩恵は特定の個人に䟝存せず、誰でも業務を行えるこずです。䟋えば担圓者がむンフル゚ンザで数日間欠勀しなればならなくなっおも暙準化やマニュアル化されおいれば、ほかの瀟員が欠勀した担圓者が行っおいた業務を代わりに担圓するこずで仕事を回しおいくこずが可胜です。

たた、業務の担圓者が固定されないため、人員配眮を自由に行えるようになり、䌁業掻動を柔軟に行っおいくこずができる点も利点ずいえるでしょう。

属人化が発生する原因

埓業員

属人化の発生原因は䌁業の䜓制や環境によっおさたざたです。ここでは、属人化が発生する代衚的な原因を玹介したす。

レベルの高い仕事のために任せられる人がいない

高床な技術を必芁ずする業務の堎合、ほかの人員が担圓者の技術レベルに远い぀いおいないため、任せるこずができないずいう堎合がありたす。

特に専門的な知識が必芁ずなる業務で発生しやすい属人化の原因であり、仕事ができる瀟員に牜匕されお運営しおいるような比范的瀟員の少ない䌁業で起こりがちです。

自分を守るためにわざず属人化させる

属人化するこずで業務を独り占めするこずができるため、瀟員が瀟内で自分の立堎を守るために意図的に属人化しおしたう堎合がありたす。

䞀般化・マニュアル化するこずによっお誰でも行えおしたうず立堎が危ういず考える危機感が属人化を生む原因にもなるため、瀟員のマネゞメントやメンタルケアも属人化を発生させないために必芁な芁玠ずなるでしょう。

忙しくお暙準化・マニュアル化の準備ができない

業務が忙しいずマニュアルを䜜っおマニュアル化するこずができずに属人化しおしたう堎合がありたす。
忙しい業務に仕事を教えるこずが苊手な担圓者が぀くこずによっお、暙準化したくおもできずに属人化しおしたうケヌスも存圚するため、管理職が暙準化を先導するなどの努力が必芁になりたす。

属人化を防止する意識がない

特に䞭小・零现䌁業などは、業務を個人に䟝存する傟向があるために属人化が日垞であり、属人化ずいう抂念自䜓がない堎合がありたす。

属人化によっお起こる悪圱響

属人化によっお匕き起こされるデメリットはさたざたなものがあり、業務に倧きく悪圱響を及がしかねたせん。ここでは属人化によっお起こる悪圱響の䞀郚を説明したす。

業務が滞るリスクが発生する

業務の遅延

属人化が発生しおいる業務は担圓者が䞍圚だず仕事が回らなくなっおしたい、業務が滞っおしたいたす。

䟋えば営業で属人化が起きおいる堎合は、顧客の管理を担圓者のみで行っおいるケヌスが倚く、顧客から連絡がきおも察応できない可胜性があるため、顧客の䞍満を募らせおしたう可胜性がありたす。

特に担圓者が病気や怪我で週間以䞊入院の必芁があり、たったく出瀟できない状況になった  なんお想像しただけでゟッずしたすね。

たた、担圓者が退職するこずになったら倧急ぎで無理やり匕き継ぎを行わなくおはならないため、十分な情報を枡せる保蚌がありたせん。

ミスに気付かず、業務品質を担保できない

ミス

属人化しおいるず担圓者は特定の人物だけになっおしたうため、公平な目で品質を管理するこずができたせん。特に担圓者が䞀人だけで業務を回しおいる堎合は、䞻芳の混じった個人チェックのみになるためミスを犯しおいおも気づくこずが難しい堎合がありたす。

たた、属人化しおいる業務を担圓しおいる瀟員の䞊叞は進捗を十分に管理するこずができず、䜜業内郚がブロックボックス化しおいるため仮に担圓者がり゜を぀いおもわからないため、倧きな問題に転じるリスクを抱えおいる危険な状態にあるずいえるでしょう。

䌑むこずが難しい

負担

業務が属人化しおしたうず、䌁業だけではなく瀟員にも負担が発生したす。それは䌑めないずいうこず。自分だけしか属人化しおいる䜜業が行えないため、有絊䌑暇はもちろん䜓調䞍良でも䌑みにくくなりたす。たた、「自分しかできない」ずいうプレッシャヌが担圓者の粟神面を苊しめるため、貎重な瀟員を぀ぶしおしたう危険性もありたす。

情報を共有できる盞手がいないずいうこずは瀟員の心身も蝕むのです。

属人化のすべおが悪いわけではない

属人化は悪い点が目立ちたすが、䜕もかも党おが悪ではありたせん。属人化しおいるからこそ埗られるメリットも存圚しおおり、暙準化やマニュアル化しおしたうこずによっおメリットを朰しおしたうこずもありたす。

ここでは属人化における代衚的なメリットを説明したす。

個人のモチベヌションを向䞊させる

やる気

属人化は個人に属するこずでモチベヌションの向䞊に圹立おるこずができたす。

【事䟋】
小芏暡なシステム開発を行なっおいる゜フトハりスでは、新人に䞀人でシステムの蚭蚈・開発を任せるこずがありたすが、「裁量暩のある仕事を任せおもらえた」ずいう事実が本人のモチベヌションを高めるこずになり、゚ンゞニアずしおの成長を促したす。

個人の成長の機䌚になる

チヌム

属人化しおいる業務は、担圓者䞀人で考えお仕事を回しおいかなくおはなりたせん。そのため、チヌムで業務を行うよりも倚方面に胜力を成長させるこずが可胜です。

【事䟋】
WEB制䜜䌚瀟など制䜜関係の仕事にしおいる人に起こりうる出来事のひず぀に䞀人プロゞェクトがありたす。これは䞀人で営業掻動を行っお仕事を取り、䞀人で制䜜を行うずいうものですが、自分以倖に頌れるものがない以䞊、営業術や制䜜スキルを磚かざるを埗なくなるため、仕事内容はハヌドですがマルチなスキルを身に぀けるこずができたす。

䌁業ずしお信頌感を埗られる

信頌

属人化は個人にメリットがあるだけではなく、䌁業にも恩恵がありたす。それは取匕先などから「あの人に頌めば問題ないはずだ」ずいう担圓者に察しおの信頌感を埗やすいこずです。

【事䟋】
属人化しおいる営業担圓者が商品を賌入しおくれた顧客に手厚いアフタヌフォロヌや芪切な察応を行ったずころ、顧客が担圓者に察しお奜印象を抱いおくれたこずにより、同業他瀟の商品より自瀟商品を優先しお継続賌入しおくれるようになりたした。

業務効率が良い

スペシャリスト

業務が属人化するこずによっお、担圓者は該圓する業務に぀いお倚くの知識ず技術を぀けるこずにより、スペシャリスト化したす。

【事䟋】
今たで属人化しおいた業務を暙準化しお他の瀟員も行えるようにしたしたが、もずもず担圓しおいた瀟員が䜜業を行ったほうが倚くの知識ず技術を蓄積しおいる関係䞊、短時間で効率よく業務をこなせたした。

メリットはあるが垞に匕き継ぎを考慮するこず

匕き継ぎ

属人化するメリットは魅力的なものがありたすが、担圓者が今埌も同じ業務を行える保蚌はどこにもなく、むしろ怪我や病気で抜けた時のリスクの方が危険であるずいえるでしょう。

そのため、垞に匕き継ぎを考慮しお情報の蓄積は忘れずに行うようにしお、メモに蚘茉しおおくようにすべきでしょう。

属人化を防ぐには

厄介な属人化を防ぐためにはどのような方法をずるべきなのでしょうかここでは属人化の防ぎ方に぀いお説明したす。

定期的に業務担圓者を入れ替える

担圓者の亀代

䞀定呚期で業務の担圓者を入れ替えるこずによっお、属人化させないようにしたす。ロヌテヌションさせおいくこずによっお、業務知識を持った瀟員が耇数人出おくるため、担圓者が急な䜓調䞍良などで欠勀するこずになっおも業務知識を持ったほかの瀟員が代理で入れるため、仕事をストップさせるこずなくスムヌズに継続するこずができたす。

業務を芋える化しおブラックボックスを取り陀く

業務の芋える化

属人化が起こっおしたう原因は担圓者しか業務に関わらなくなり、䜜業内容がブラックボックス化しおしたうからです。そのため、業務フロヌを明確にしお䜜業内容を「芋える化」する必芁がありたす。

芋える化するためには、業務フロヌを簡易的なマニュアルで良いので資料化するのがベタヌ。

マニュアルにする際はExcelなど有料゜フトで䜜るのではなく、誰でも閲芧でき、線集可胜なように基幹システムを瀟内で採甚しおいる堎合は瀟内wiki、採甚しおいない堎合はクラりドサヌビスのScrapboxなどを䜿甚しお曞くず良いでしょう。

電子化によっお情報共有するこずで属人化を防ぐ

電子化

属人化を防ぐ䞊で重芁ずなる芁玠の䞀぀が電子化です。電子化ずは玙媒䜓の曞類や曞籍などの資料をスキャニングしおパ゜コンやスマホで扱えるデヌタに加工する䜜業のこずを指したす。

業務に関係する曞類が玙媒䜓のたただずバむンダヌや本棚に収玍されおいおも堎所を業務担圓者以倖は把握しづらいですし、それが情報共有を阻害しお業務の属人化を招いおしたうこずもありたす。

ここでは誠勝のサヌビスである「そのたたスキャン」を䜿甚しお玙媒䜓の曞類を電子化するこずで情報共有に成功した3瀟のむンタビュヌから䞀郚を抜粋しお玹介したす。

瀟内報のアヌカむブを党瀟員が閲芧できるようにし、䞭身の情報を共有

株匏䌚瀟WOWOW様では、過去の䌁画や歎史、圓時の斜策や䌚瀟のビゞョンが掲茉されおいる瀟内報を広報郚の棚にバむンダヌで保管しおいたしたが、それでは広報郚の人間しか芋るこずができないため、瀟員党員で情報を共有するこずでデヌタずしお半氞久的に残すこずで資産化できる電子化を行いたした。

珟圚、瀟内報は瀟員党員が䜿甚するむントラネットの専甚フォルダに栌玍されおいお、瀟内の誰でもアクセスできる状態になっおいたす。

創刊圓時の状況を瀟員が共有するこずでCIの醞成に貢献

あしなが育英䌚様では、1,300ペヌゞ以䞊から成り立぀「亀通遺児育英䌚20幎史」ずいう曞籍を電子化しお共有しおいたす。もずもずは3冊しか存圚しおおらず、共有しにくいため掻動の属人化の恐れがありたした。「亀通遺児育英䌚20幎史」は珟圚たで続いおいる「あしなが運動」に関しおの歎史が盛り蟌たれおおり、過去を振り返るずきに䜿甚する蟞曞の圹割を果たすもの。

あしなが育英䌚様の珟圚はNPOずしお蚭立した圓初ず比べるず事業のバリ゚ヌションも増えたこずにより、倚くのスタッフが掻動しおいたす。人が倚いずそれだけ倚くの想いがあるため、掻動の方向性にブレが発生しないように原点である「亀通遺児育英䌚20幎史」を電子化しお誰でもアクセスできるようにし、同じ方向を向いお掻動できるようにしおいるのです。

数十幎前の開発資料を、珟圚のスタッフが最新䜜に掻かせる

ゲヌムフリヌク様で電子化しお瀟員で共有しおいるものは「ポケットモンスタヌ」シリヌズの生みの芪である田尻智氏が孊生時代に䜜ったミニコミ誌である「ゲヌムフリヌク」や「ポケットモンスタヌ」開発初期の䌁画曞、開発資料などです。もずもず玙媒䜓であるこれらの資料は瀟内でも閲芧できるよう厳重に保管されおいたしたが、数十幎前の叀い資料のため、貞し出しの際はずおも神経を䜿うものでした。

たた、瀟員は開発プロゞェクトで忙しい毎日を過ごしおおり、過去の資料を敎理するこずができずに属人化しおいる郚分もありたしたが、珟圚では共有サヌバヌで誰でも閲芧できるかたちになっおいるため、最新䜜に過去のノりハりを掻かすこずが可胜になっおいたす。

そのたたスキャンを䜿甚しお電子化するこずで属人化を未然に防ぐこずが可胜

あなたの䌚瀟で業務担圓者のみが保持しおいる業務関係の曞籍や資料はありたせんか玙媒䜓でそのたた攟眮しおおくず情報の共有ができず、属人化を促しおしたう可胜性がありたす。

デゞタルアヌカむブ構築のプロである誠勝が提䟛するそのたたスキャンは曞類を裁断せずに電子化可胜で、ご利甚䌁業数3,000瀟以䞊の実瞟を持ち、曞類や曞籍の電子化に必須であるOCR凊理の粟床は校正䜜業を培底的に行っお完璧に限りなく近いデヌタに仕䞊げるこずが可胜です。

詳しくはこちらをご芧ください。

たずめ

たずめ

属人化を党䜓的に芋るず、䞀郚メリットはあるにしろデメリットのほうが倚いずいえるでしょう。特に属人化した業務の担圓者が䞍圚になっおしたうず仕事がストップしおしたう点は臎呜的であるため、リスクを考えるず暙準化ずマニュアル化を行っお属人化を排陀しお誰でも業務を行えるようにすべきです。

属人化を排陀もしくは防ぐためには、業務担圓者をロヌテヌション制にするか、業務フロヌを簡易マニュアル化しお芋える化する方法が無難です。

たた、業務に関する資料が曞籍や曞類で担圓者しか持っおいない堎合はスキャンしお電子化しお共有サヌバヌに入れ、誰でもアクセスできるようにするこずによっお属人化を防ぐこずができたす。特に芏暡の小さな䌁業ほど個人の力に頌っお属人化する傟向にあるため、経営者は気を぀けおおく必芁があるでしょう。

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