出張スキャンサービスのメリットとは?

出張そのままスキャン

そのままスキャン(株式会社誠勝)ではこの度、出張スキャニングサービス『出張そのままスキャン』をリリースしました!

サービス内容は読んで字のごとくなのですが、これまでそのままスキャンがお預かりしてスキャンセンター内で実施していたスキャニング作業について、同じ環境・人員を整えお客様のオフィスや倉庫その場で行わせていただくというものになります。

しかしまだまだ一般的ではない出張スキャンという方法。通常のスキャンサービスと比べ、一体どんなメリットがあるのでしょうか?そもそもどんなシーンで使うべきなのでしょうか。

今回は簡単に、『出張スキャン』の活用方法について紹介していきたいと思います。

こんな時に出張スキャンが使える!

出張スキャンの業者はまだまだ少ない為、相見積もりを検討されている方も情報収集に苦労なさってるのではないでしょうか。ここでは出張スキャンサービスの対象資料、サービスを使用するメリットについて解説します。

スキャン対象資料

まず対象資料ですが、出張スキャンは実際のオフィスや倉庫にスタッフが赴く形態なので、極端に言えばその場にある全ての資料がスキャンの検討対象言えます。『出張そのままスキャン』では、

  • 契約書
  • カルテ
  • 領収書
  • 人事書類
  • 図面
  • 書籍

以上を対象として明記していますが、もちろんこの他にも様々な資料を電子化することが可能です。あくまで『出張そのままスキャン』の対象資料であり、他の業者とは違う部分(図面、書籍など)もありますが、概ね基本的にオフィスにある書類は対象になると考えて問題ないでしょう。

出張スキャンが適しているケース

通常、書籍の電子化やいわゆる自炊代行と呼ばれるサービスは、お客様の方で書籍を業者へ送る・直接持ち込むのどちらかをするのが普通でした。自宅や自社に電子化するノウハウや機器が無い為、また余裕が無い為に依頼をされると思いますので、これは当然ですが、しかし全ての資料を外に持ち出せるとは限りません

  • 資料の劣化が激しすぎる資料
  • 資料の数が多すぎる
  • 機密文書
  • 日常的に使用する資料
  • データがタイムリーに必要な場合

順番に説明していきますね。

資料の劣化が激しすぎる資料

貴重書籍

例えば数十年前に発刊され、現在1冊ほどしか残っていないような古い書籍。いくら非破壊スキャニングで電子化しようとしても、発送のタイミングで破損してしまうかも知れませんし、業者への直接の持ち込みすら躊躇うほど劣化が進んでいることもあります

現に以前そのままスキャンで機関紙のバックナンバーを電子化させていただいた杉野学園衣裳博物館様は、劣化のある号を配送するのが不安、ということでご担当者様が直接お持ち込みされました。しかしこうしたケースでも、保管場所等のご事情によっては持ち出しすら難しかったかも知れません。

資料の数が多すぎる

倉庫

また逆に、数が数千、数万部もあってとてもスキャン業者へ送ることが出来ないケースもあります。量を分けて送るのもの凄い時間・費用が掛かりますし、業者側の都合で言えばそこまでの量を保管するスペースが無いこともあります。

こちらは『出張そのままスキャン』開始以前の2016年、実際にケースとしてありました。

ヤフオク!に出品する書籍の表紙30万点超をスキャニングしなければならなかったブックオフオンライン株式会社様です。そのままスキャンへご相談いただく前、数社のスキャン業者にも声を掛けたそうですが、いずれも物量が課題だと言われてしまったそう。

恐らく一度に数十万もの書籍に対応・保管することが難しい故かと思われますが、ブックオフオンライン様からすれば送料が膨れてしまいますし、そもそもどれだけ保管のキャパシティーがあるのかも分かりません。結果として私たちから提案させていただいたのが、スキャナーをお客様の倉庫まで搬入してスキャニングする出張スキャニングでした。

機密文書

機密文書

書籍の状態以外の事情で言えば、社外に持ち出せないいわゆる『機密文書』として指定されている書類。これはどれだけ原本が新しくてもどうしようもないですよね。

日常的に使用する資料

別に機密ではないけど、日常的に業務で使用するから業者に預けてしまうのは…というケースです。基本的にはスキャニング中ずっと預けることになりますから、その間の機会ロスや作業の遅延は悩ましいところです。

データがタイムリーに必要な場合

データ量の増加

日常的に~に近いですが、例えばWebコンテンツのように頻繁にコンテンツのアップロードや更新が必要な場合も出張スキャンはメリットがあります

先述のブックオフオンライン様が抱えていたもう一つのお悩みがこれで、仮に出品する本の画像だけ先に納品されたとしても原本がすぐ戻ってくるとは限りません。そう、オークションなので何より原本が手元になければ販売自体が出来ないということになってしまいます。

これではビジネスのスピードを維持できません。ということで、スキャニングをしつつヤフオク!への出品準備も進められる方法として出張スキャニングが採択されたのでした。

『出張そのままスキャン』のメリット

いかがでしょうか。以上見ていただいた通り、法人様にとって特にメリットの大きいことがお分かりいただけると思います。

そのままスキャンは従来法人様向けのサービスを展開させていただいているので、今回の『出張そのままスキャン』も企業や団体の方がご利用いただけるサービスになっています。以下、簡単にご紹介させていただきますね。

スキャナーの種類が豊富

そのままスキャンのスキャナー

こちらの記事で詳しく紹介したように、私たちは沢山の種類のスキャナーを持っています。

偏に資料と言っても様々な種類があると思います。一番多いのはバラの書類かも知れませんが、中には先ほど申し上げたような貴重書籍やA2サイズなどの大判資料を持っている方もいらっしゃるでしょう。この場合、通常の書類用スキャナーや破壊スキャナーでは対応出来ません。

『出張そのままスキャン』では、専用の非破壊スキャナー、そして図面や絵画スキャニングで使用する大判用スキャナーを皆さんのオフィスで展開することが出来ます。冒頭で述べた通り、そのままスキャンの作業環境をそのまま再現するのがこのサービスの強みです。

大量の資料スキャンも可能

プランニング

ブックオフオンライン様のスキャン枚数は30万点以上でしたが、実はこれをたった2か月というスピードで実現しました。先ほどの豊富なスキャナーもそうですが、重要なのはスケジュール調整をはじめとしたプランニングです。

これにより最適なタイミングで理想的なスキャンスピードを実現し、大量の資料でも短期間で電子化させることが可能なのです。

連携サービス

サードパーティーシステム

そのままスキャンはスキャニングのみならず、データの活用までトータルで支援させていただくサービスです。

現在急速に普及している電子契約システムの『クラウドサイン全国の自治体や企業内で活用されているデジタルアーカイブシステム『InfoLibオフィシャルパートナーとして皆様のデータ活用をサポート致します。

これにより『とりあえずスキャンはしたけどどうやって管理しよう?』『せっかくデータ化したから、業務自体デジタルに移行して効率化したい』といったご要望を一気通貫で実現させていただきます。

まとめ:状況に応じたスキャンサービスを

後半は宣伝になってしまいましたが、出張スキャンについてご理解いただけたでしょうか。

もちろん出張スキャンと通常のスキャニングサービスは、どちらが良い悪いという話ではありません。皆さんのご事情や状況に応じて、どちらが良いのかご検討いただければと思います。私たちはそのいずれも実施しておりますので、もしご相談したいことがありましたらお気軽にご連絡ください。最適な方法をアドバイスさせていただきます。

●出張そのままスキャン:https://onsite.sei-syou.com

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