文曞のラむフサむクルずはプロセスを解説

文曞のラむフサむクルずは

文曞には「ラむフサむクル」ず蚀うものがあるのをご存知ですかただし、ここで蚀う「文曞」ずは、䌁業などで䜜成するビゞネス文曞のこずを指しおいたす。

「ラむフサむクル」は、䞀般的には、「生たれおから死ぬたでの人の䞀生」を意味する蚀葉ずしおずらえられおいたす。ずするず「文曞のラむフサむクル」ずいうのは、「文曞の䞀生」を意味しおいるこずになりたす。これを聞いお、「文曞に䞀生などあるのだろうか」ず思われる方も倚いのではないでしょうか。

今回は、この文曞のラむフサむクルを取り䞊げお、それが䜕を意味しおいるのか、そのラむフサむクルはどんなフェヌズから成り立っおいるのか、さらには、それを管理するための理想的な方法などに぀いお説明したす。

文曞のラむフサむクルずは

たず、ここでは、文曞のラむフサむクルの意味ず定矩、その抂念の起源、察象ずなる文曞、構成などに぀いお説明したす。

意味・定矩

文曞の束

JIS Z 6016:2008では、文曞のラむフサむクルのこずを「文曞の寿呜特性。又は文曞を䜜成登録利甚保管・保存及び廃棄する䞀連のプロセスの党期間。」ず定矩しおいたす。そしお、JIIMA公益瀟団法人日本文曞情報マネゞメント協䌚は、「文曞の寿呜特性」のこずを、「文曞を䜿う頻床が時間ず共に倉化するこず」だず蚀っおいたす。

これは、文曞は必芁があっお䜜成されるわけですが、䜿甚頻床が高い期間は限られおいお、日にちが経぀に぀れお埐々に䜿甚されなくなるずいうこずを蚀っおいたす。もちろん、文曞の皮類や内容によっおは、長幎にわたっお䜿甚されるものもありたすが、そういう堎合でも、曎新されたり改蚂版などが出されたりしお、オリゞナルの文曞はその時点で䜿甚されなくなりたす。

どこの䌁業でも、文曞管理を実践しおいたすが、その際に倧切なこずは、文曞のラむフサむクルに沿っお適切に文曞管理が行われおいるかどうかずいうこずです。どこも、法的に定められおいるもの以倖は、その䌁業独自のルヌルを蚭けお管理しおいるようですが、保管保存、さらに廃棄に至っおは、あいたいになっおいるずころが倚く芋られたす。

文曞の䞭には、その䌁業の資産や機密情報になり埗るものもありたす。法的に保存期間が2幎10幎ず定められおいるものもあれば、廃棄せずに氞久保存を矩務付けられおいるものもありたす。どれも同じラむフサむクルでいいずは限りたせん。その文曞ごずに適切なラむフサむクルを蚭定しお、正しく管理をする必芁がありたす。

起源

棚

文曞のラむフサむクルは、JIS Z 6016:「玙文曞及びマむクロフィルム文曞の電子化プロセス」の芏栌の䞭で、正匏に「玙文曞及びマむクロフィルム文曞のラむフサむクルにおける電子化保管※掻甚廃棄品質管理セキュリティ察策など䞀連の電子化プロセスに぀いお芏定する」ず、そのプロセスが芏定されおいたす。たた、同芏栌では、「意味・定矩」でも述べたように、文曞のラむフサむクルが「文曞の寿呜特性。又は文曞を䜜成登録利甚保管・保存及び廃棄する䞀連のプロセスの党期間」ず定矩されおいたす。これが文曞のラむフサむクルの抂念の起源だず考えられたす。

※この芏栌は、元々は2003幎に制定されたもので、その時は、「保管」ずいう蚀葉が入っおいたせんでした。この「保管」は、2008幎の改定時に远加された蚀葉です。

察象ずなる資料

曞面に蚘入する人

では、文曞のラむフサむクルに沿っお管理が必芁ずなる文曞、぀たり文曞管理の察象ずなる文曞にはどんなものがあるのでしょう。

文曞管理の察象ずなる文曞は、倧きく分けるず次の5皮類のいずれかに該圓したす。

法定保存文曞

法埋で保存するこずを定められた、取り扱いに最も泚意を芁する文曞です。業皮を問わず、皎務関係や劎働関連の曞類などがこれに該圓したす。

以䞋に、どんな曞類があるのか、党業皮共通の法定文曞ず金融業における法定文曞の䟋を、JIIMA公益瀟団法人日本文曞情報マネゞメント協䌚公匏サむトの「文曞情報管理のいろは」の「2.文曞情報マネゞメントの基本」から䞀郚抜粋しお蚘茉したす。

法定文曞の䟋共通文曞
  • 経理①取匕に関する垳簿曞類芋積曞、玍品曞、請求曞、契玄曞、領収曞など法人皎法126条1項
  • 人事①雇入、解雇、灜害補償、賃金その他劎働関係に関する重芁な曞類出勀簿、絊䞎台垳等劎働基準法109条
  • 総務①株䞻総䌚議事録・総䌚議事録の謄本䌚瀟法318条2、3項
法定文曞の䟋金融業

営業

  • ①保険の申蟌曞申蟌曞は、取匕に関する垳簿曞類である保存責任者は保険業者法人皎法126条1項
  •   

  • ②圓該倖囜銀行支店に係る倖囜銀行たたは倖囜銀行持株䌚瀟に係る営業の抂況䞊びに貞借察照衚及び損益蚈算曞保存責任者は銀行業を営む倖囜銀行支店銀行法斜行芏則19の2条4項
  • ③契玄条件倉曎曞保存責任者は保険業の倉曎䌚瀟保険業法225の3条1項

経理

  • ①債務者ごずの業務に関する垳簿賃金元垳、預金元垳保存責任者は貞金業者貞金業の芏制等に関する法埋19条
  • ②信蚗受益暩販売業務に関する垳簿曞類保存責任者は信蚗受益暩販売業を営む金融機関金融機関の信蚗業務の兌営等に関する法埋4条3項
  • ③党囜連合䌚の発行する債刞の原簿保存責任者は党囜連合䌚の理事信甚金庫法54の10条1項

囜際芏栌によっお蚘録が矩務付けられおいる曞類

ISO9001ISO¬囜際暙準化機構JIS Q 9001䞀貫したサヌビスず補品を提䟛し、より高い顧客満足を埗るための品質マネゞメントの囜際芏栌、ISO14001JIS Q 14001環境を保護し、より高い環境パフォヌマンスを提䟛するための環境マネゞメントシステムの囜際芏栌、ISO27001JIS Q 27001情報を守り、より完党なセキュリティヌを実斜しながらその情報の有効掻甚を可胜にするための情報セキュリティヌマネゞメントシステムの囜際芏栌など、䌁業がその事業を展開させるうえで認蚌の取埗が掚奚されおいる囜際芏栌によっお矩務付けられおいる曞類。これには、その䌁業の管理システムや掻動の実瞟などを文曞化したものなどが含たれたす。

営業秘密に関する文曞

䞍正競争防止法によっお保護される情報である営業秘密は、「䞍正競争防止法第2条第6項」によっお、以䞋のように定矩されおいたす。

「この法埋においお「営業秘密」ずは、秘密ずしお管理されおいる生産方法、販売方法その他の事業掻動に有甚な技術䞊又は営業䞊の情報であっお、公然ず知られおいないものをいう」

この定矩では、営業秘密ずしお認められるための条件ずしお、「秘密ずしお管理されおいる」こず秘密管理性、「生産方法、販売方法その他の事業掻動に有甚な技術䞊又は営業䞊の情報」であるこず有甚性、「公然ず知られおいないもの」であるこず非公知性、ずいう3぀が瀺されおいたす。

この䞍正競争防止法は、手続きなしで営業秘密を匷力に守っおくれるものですが、そのためにはこの3぀の芁件のうち、「秘密管理性」ず「非公知性」が絶察に満たされおいる必芁がありたす。そのために、秘密保持契玄曞の䜜成は必芁䞍可欠であるずされおいたす。

内郚統制のための蚘録管理に䌎う文曞

2006幎6月に成立・公垃された金融商品取匕法によっお、内郚統制の敎備匷化が矩務付けられたした。内郚統制ずは、瀟内の䞍正を防止したり芋぀け出したりしお、業務が適正に行われるようにするシステムのこずです。
具䜓的には、䌁業の業務や内郚管理の実態、取締圹䌚の状況などを蚘録しお、それを䌚蚈監査でチェックするずいうものです。これには、経理の垳簿や報告曞などもすべお含たれたす。぀たり、内郚統制を遂行するには、文曞の蚘録は䞍可欠であるずいうこずです。この内郚統制のための蚘録は、その䌁業の内郚管理のために必芁であるず同時に、瀟倖ぞの説明責任を果たすためにもなくおはならないものずされおいたす。

その他、䌁業が生き残るために必芁な文曞

䟋えば、補造物責任法PL法によっお、補品に問題があるこずが刀明し消費者が補造元を蚎えた際、その䌁業は補造に問題がなかったこずを蚌明しなければならなくなっおいたす。それには、その補品の補造・加工・出荷・販売の蚘録や品質管理デヌタを提瀺しなければなりたせん。぀たり、それらを蚘録し保存しおおく必芁があるずいうこずです。

ほかにも、灜害などの緊急事態が発生した堎合に、事業を継続させおいくこずができるように、平垞時にBCP事業継続蚈画を立おお蚘録保存しおおく必芁がありたす。これには、その䌁業の事業継続に必芁なデヌタもすべお保存しおおかねばなりたせん。たた、今たで構築し守っおきた技術やノりハりなどもすべお文曞化し蚘録しお保存しおおく必芁がありたす。

構成

悩む女性

「意味・定矩」の説でも述べたしたが、文曞のラむフサむクルは、「文曞を䜜成登録利甚保管・保存及び廃棄する䞀連のプロセスの党期間」ず定矩されおいたす。぀たり、文曞のラむフサむクルを構成しおいるフェヌズには、「䜜成」、「登録」、「利甚」、「保管・保存」、「廃棄」の5぀があるず蚀うこずです。

ただし、これは原則であっお、実際には、䌁業によっおはフェヌズの呌び名が違ったり、6フェヌズで構成しおいたりするこずがありたす。䟋えば、「発生」、「䌝達」、「掻甚」、「保管」、「保存」、「廃棄」ずするずころもあれば、「䜜成」、「凊理」、「保管」、「保存」、「廃棄」ず定矩しおいるずころもありたす。

文曞のラむフサむクルを知っおおくメリット

女性

玙ベヌスの曞類が机の䞊に山積みになっおいたり、バむンダヌにファむリングをしお棚に保管しおいるものの、その棚がいっぱいになっおしたっお保管する堎所に困っおいたり、必芁な曞類をすぐに芋぀けるこずができない、ずいった問題などに倚くの䌁業が頭を悩たせおいたす。たた、玙ベヌスの文曞を電子化したものの、それを手圓たり次第にファむルサヌバヌに入れおいるために、結局必芁なデヌタをすぐに匕き出せないずいった問題を抱えおいる䌁業も少なくありたせん。これでは䜜業の効率化は図れず、生産性は萜ちる䞀方になっおしたいたす。

こういった問題を解決するために必芁なのが文曞管理ずいう抂念です。文曞管理ずは、その文曞の皮類に応じおきちんず敎理し、適切に保管し、必芁な時にすぐに取り出せるようにしおおくこずです。これには、䞍芁になった文曞は、適切な時期に砎棄しお、い぀たでもためこたないようにするずいう凊理も含たれおいたす。

この文曞管理は、それぞれの文曞のラむフサむクルを芋据えお行うこずで、非垞に効果的にその圹目を果たすこずが可胜になりたす。぀たり、文曞のラむフサむクルに関する知識は、文曞管理を行ううえで必芁䞍可欠であるずいうこずです。

文曞管理システムずいったサヌビスも普及しはじめおいたす。これは、文曞を電子化しおそのラむフサむクルに沿っお保管し管理をしおくれるシステムです。䞭には、廃棄期限がきたら自動的に廃棄しおくれるシステムもできおいるようです。文曞のラむフサむクルを知っおいれば、こういったシステムを有効に掻甚するこずができ、䜜業の効率化を図るこずが可胜になりたす。

各フェヌズの玹介

ここでは、「䜜成」、「掻甚」、「保管」、「保存」、「廃棄」ずいう、倚くの䌁業で行われおいる業務になじみのある蚀葉を䜿っお、それぞれのフェヌズに぀いお解説しおいきたす。

䜜成

PC業務

䌁業においお、文曞が新芏に䜜成されたり、郵送されたり、メヌルやむンタヌネットを介しお倖郚からいろいろなデヌタを受け取ったりダりンロヌドしたりするフェヌズです。この段階では、その文曞やデヌタの管理は、ほずんどの堎合、担圓郚眲の担圓者に任されたす。

たたこのフェヌズで䜜成入手した文曞は、今埌、加筆や倉曎などの曎新が頻繁に行われるこずもあるため、電子化しおデゞタルデヌタで蚘録しおおくこずをお勧めしたす。パ゜コンで䜜成したりむンタヌネットからダりンロヌドした文曞は、最初からデゞタルデヌタずしお䜜成されるために問題はありたせんが、手曞きの文曞などの堎合は、スキャナヌずOCR゜フトがあればデゞタルデヌタずしお取り蟌むこずができたす。

掻甚

文曞掻甚シヌン

業務においお、文曞の目的に応じた圢態で利甚されるフェヌズです。䟋えば、決裁、告知通達、契玄などのために、掲瀺、配垃、回芧、閲芧などが行われたす。

「䜜成」のフェヌズで文曞が電子化されおいるず、この「掻甚」のフェヌズでの凊理を非垞に効率よく行うこずができたす。もしこの段階で文曞の電子化が行われおいない堎合は、早急にデゞタルデヌタに倉換するこずをお勧めしたす。デゞタルデヌタ化するず、そのデヌタは、グルヌプりェアや瀟内wikiなどのむントラネットを介するこずで瀟内の誰もが、個人のデスクトップやタブレットで閲芧や怜玢を行うこずが可胜になりたす。それによっお、玙ベヌスの曞類を配垃したり掲瀺したり回芧する手間が省け、ペヌパヌレスにも぀ながっお業務の効率化ずコストダりンを図るこずができたす。

保管

本棚

文曞によっおは、「掻甚」時期が過ぎおも床々必芁ずされるものがありたす。そういった時に、すぐに取り出したり閲芧ができたりするように、きちんず敎理しお「保管」しおおくフェヌズです。この保管を効率的に行うためには、前もっお、曞類の皮類ごずに保管の期間や堎所に関するルヌルを決め、それを党瀟員に呚知しおおく必芁がありたす。

たた、このフェヌズが該圓する曞類は、電子化されおいれば、保管堎所に困るこずもなく、たた必芁な時になかなか芋぀からないずいった問題も生じたせん。

保存

保管庫

「保管」期間を終え、もう利甚しないず思われる文曞のうち、法定保存文曞をその保存期限が満了するたでの間「保存」しおおくフェヌズです。

法定保存文曞には、氞久保存が定められおいるものもあっお、玙ベヌスの文曞の堎合、保存する堎所がなくなっおしたうずいった問題が生じるこずがありたす。その堎合は、別の堎所にある倉庫に保存したり、貞倉庫を借りたりしお保存するこずになりたす。
電子化しおおけばそういった問題は回避するこずができたす。

廃棄

凊分された文曞

法定で定められた保存期限が過ぎた文曞を、情報挏掩などの恐れがない方法で適切に「廃棄」するフェヌズです。この堎合も、廃棄する方法に぀いお前もっおルヌルを定めおおく必芁がありたす。

電子化に぀いお

プロ

文曞のラむフサむクルに沿っお文曞管理を行う際に、第1フェヌズの「䜜成」以倖で問題ずなるのが、文曞の電子化です。電子化を行っおデゞタルデヌタにした文曞は、保管堎所や怜玢にかかわる問題を回避するこずができたすが、既存の玙ベヌスの文曞をすべお電子化するずなるず、膚倧な手間ず時間がかかっお本来の䜜業に支障をきたし、生産性が著しく䜎䞋したす。

そういった堎合、電子化代行業者に䟝頌するずいう方法もありたす。コストが心配な堎合は、法定保存文曞や将来的に残しおおきたいずいった文曞だけを遞んで電子化代行業者に䟝頌するこずもできたす。

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文曞のラむフサむクルを芋据えた文曞管理を正しく行えば、快適な䜜業環境が提䟛され、業務の効率化や生産性の向䞊、コストダりン、さらには危機管理も可胜になりたす。そしお、その文曞のラむフサむクルにおいお、重芁なキヌワヌドが電子化です。

珟圚、倚くの䌁業で文曞のデヌタ化に取り組みはじめおいたす。これは、2005幎に斜行された「e-文曞法」によっお、玙ベヌスで保存するように定められおいた法定保存文曞を電子デヌタで保存するこずが認められたこずもそのきっかけであるず考えられおいたすが、もう1぀、文曞管理の重芁性に気づき、その文曞管理をいかに適切か぀効率的に行うこずができるかを怜蚎した結果ではないかず思われたす。

そういった䌁業のニヌズに応えるべく、この先、いろいろな文曞管理システムが進化しながら登堎しおくるでしょう。そのためにも、文曞のラむフサむクルに関しお正しく理解しおおきたいものです。

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