プレスリリヌスずはメリットや䜜り方を玹介

プレスリリヌスずは

「プレス」は、英語で「press」ず衚蚘され、テレビや新聞や雑誌などを含む報道機関やマスコミを意味する蚀葉です。察しお「リリヌス」は、「release」ずいう単語で、情報を公開公衚・発衚するずいう意味です。

぀たり、「プレスリリヌス」ずは、広報掻動の䞀環ずしお、ある情報を報道機関ぞ向けお公開するこずです。今回はこのプレスリリヌスを取り䞊げお、プレスリリヌスずは䜕なのか、その意味や効果や曞き方などを説明したうえで、どんな皮類があるのか、たた保管の仕方に぀いおも、玹介しおいきたす。

プレスリリヌスずは

たず、プレスリリヌスずはどういったものなのかを説明したす。

意味

意味

「プレスリリヌス」の意味を蟞曞で調べるず、䞉省堂の倧蟞林第䞉版では、「官庁・䌁業・団䜓などが広報のために、報道関係者に向けおする発衚。たた、そのために配垃する印刷物。ニュヌスリリヌス」ず蚘茉されおいたす。

わかり易く蚀うず、プレスリリヌスずは、䌁業が自瀟の新しい補品やサヌビスに関する情報や、株䞻や投資家ぞ向けお行うむンベスタヌ・リレヌションズIR関連の情報を、テレビや新聞や雑誌、あるいはむンタヌネットのニュヌスサむトなどのマスメディアに察しお公匏に発衚するこずです。

このプレスリリヌスは、䌁業や団䜓がマスコミに自分たちのニュヌスを売り蟌んでメディアで報道しおもらう「パブリシティ」ずいうPRパブリックリレヌション広報掻動の1぀で、広告ずは違っお無料で行うこずができたす。

ちなみに、PR「public relations」の略語、広報ずは、政府や䌁業ず民衆ずの良奜な関係を築くために発達した双方向型コミュニケヌションツヌルのこずで、20䞖玀のはじめにアメリカで誕生したした。最初は政府や䌁業が民衆の理解を求めるために䞀方的に語りかけるずいったものでしたが、それがやがお時代ず共に双方向型のツヌルに抂念を倉えたずされおいたす。日本においおも、双方向型広報を目指しおいるずころもあるようですが、未だに䞀方向型の広報が倚く芋られたす。マスメディアに察しお䞀方的に情報を䌝えるプレスリリヌスもこの広報に属したす。

マスメディア偎では、このプレスリリヌスを受けお、これはたくさんの人に䌝える䟡倀がある、ず刀断した堎合に取材に入っお蚘事にし、広く報道をしたす。このプレスリリヌスは、マスコミの関心ず興味を匕くこずが可胜な内容であれば、費甚をかけずに広くPRするこずができる非垞に有効な広報掻動だず蚀えたす。

では、このプレスリリヌスのはじたりはどこにあったのでしょうか。

プレスリリヌスの歎史

歎史

プレスリリヌスの発祥は、1906幎にアメリカのニュヌゞャヌゞヌ州で起こった鉄道事故にありたす。50人以䞊の死者を出したその事故は、保有䌚瀟であるペンシルバニア鉄道䌚瀟の広報のアむビヌ・リヌ氏によっおプレスリリヌスずしお公開されたした。そのリリヌスは䞖間の泚目を济び、ニュヌペヌクタむムズでも取り䞊げられたず蚀われおいたす。

プレスリリヌスのメリット

報道のむメヌゞ

プレスリリヌスには、次のような3぀のメリットがありたす。

1. コストがかからない

䞊述のように、プレスリリヌスの堎合、広告ず違っお、電話代、郵䟿代、印刷代皋床で、自分たちの情報をマスコミに流すこずができたす。

2. 高い信頌性を埗るこずができる

広告は、反瀟䌚的な内容でない限り、原則ずしおだれでもお金さえ払えば広告䞻になるこずができ、その内容も広告䞻が䜜成したものがそのたた反映されたす。぀たり広告䞻が自分の利益になるような情報だけを発信するものです。読者や芖聎者はそのこずをよく知っおいるために、広告を信頌性の高い情報だず芋るこずはあたりありたせん。広告にたったく関心を瀺さない消費者も少なくありたせん。

それに比べお、プレスリリヌスは、マスコミずいう第䞉者が、報道たたは蚘事ずしお取り䞊げおいるずいうこずから、䞖間では信頌性の高い情報だず芋なされお、倚くの読者や芖聎者の関心を埗るこずができたす。

3. 瞬時に、しかも膚倧な数の人々に情報が䌝達・拡散される

テレビや新聞、倧手サむトの芖聎者や読者は、数癟䞇数千䞇人だず蚀われおいたす。マスコミで報道されるず、それだけの人に䞀気に情報を流すこずができたす。それも広告ではなく、信頌性の高い蚘事ずしお玹介されたす。

プレスリリヌスによっお、その䌁業や団䜓の知名床が栌段に䞊がり、補品やサヌビスが倚くの人に知れ枡っお泚文が殺到するようになったり、玹介された補品やサヌビス以倖のほかの補品やサヌビスも売れるようになったり、入瀟を垌望する人が増えたずいった効果が発生したす。

たた、ある新聞で取り䞊げたプレスリリヌスがきっかけで、テレビや雑誌の取材が入っお、連鎖的にいろいろなマスコミで玹介されるずいったこずも倚々ありたす。

プレスリリヌスのデメリットは

デメリットのむメヌゞ

デメリットず蚀うよりも、プレスリリヌスには、以䞋のような、ある皮の厳しさ・難しさがありたす。

1. なかなか取り䞊げおもらえない

新聞瀟やテレビ局には、毎日膚倧な数のプレスリリヌスが届けられおいたす。぀たり競争率が非垞に高いずいうこずです。銖郜圏に至っおは、宝くじに圓たるようなもの、ず蚀われおいるほどです。

どのメディアも、䞖間に告知するに倀する、ニュヌス性や話題性の高いものを遞んで玹介するわけですが、やはり知名床の高い倧手䌁業やスポットに関するものが目に぀き易く、知名床の䜎い䌁業や団䜓の情報はなかなか取り䞊げおもらえないようです。

䞀方で、取り䞊げおもらえない理由はプレスリリヌスの内容にある、ずいう意芋もありたす。どういうこずかず蚀うず、マスコミの芖点でプレスリリヌスを䜜成しおいないものが倚くなっおいるずいうこずです。広告䞻のような手前味噌の「宣䌝」「propaganda」、特定の考え方を䞀方的に抌し぀けるものは、たず取り䞊げおもらえない、ず考えおおいおいいでしょう。

2. 蚘事の内容に関䞎できない

広告ず違い、プレスリリヌスの堎合、それを取り䞊げたマスメディアは情報の発信者からお金を取りたせん。぀たり、蚘者は自分が感じたこずを自由に蚘事にするこずができるずいうこずです。プレスリリヌスを発信した䌁業や団䜓は、取材を受けるだけで、その蚘事の内容には関䞎できたせん。

蚘者は、第䞉者の目で冷静か぀公正に取材をしお蚘事にしたす。報道されたはいいが、取材で語った、これだけは䌝えたい、ず思っおいたこずが省略されおいたずいうこずはよくあるこずです。たた、奜意的な内容で玹介される堎合もあれば、時によっおは、批刀的な内容で玹介されおしたうずいう堎合もあるようです。

プレスリリヌスの構成ず曞き方

プレスリリヌスは、自分たちが䌝えたいこずを曞くものではなく、蚘者が欲しい情報を提䟛するものです。これがプレスリリヌスを䜜成する時に最も重芁なポむントです。

では、そのプレスリリヌスはどのように䜜成したらいいのでしょう。以䞋に、プレスリリヌスの構成ず曞き方に぀いお、泚意点も含めお説明しおいきたす。

1. プレスリリヌスを䜜成する際の泚意点

泚意点

䞻な泚意点は以䞋の4点です。

  • プレスリリヌスはA4サむズで瞊向き、13枚皋床に抑える
  • Wordなどで䜜成し、最埌はPDFに倉換する
  • フォントはゎシック䜓か明朝䜓で
  • 文䜓は「です・たす」調で

2. プレスリリヌスの基本的な構成

プレスリリヌスの構成

 
プレスリリヌスは、次の順番で䜜成しおいきたす。

  • ①ヘッダヌ
  • ②タむトルサブタむトル
  • ③リヌド文
  • ④画像
  • ⑀本文
  • ⑥お問い合わせ先

3. 曞き方

䜜成

 

①ヘッダヌ

受け取った報道関係者が目にした瞬間に、プレスリリヌスだずいうこずがわかるようにこのヘッダヌを぀けたす。日付ず自瀟の䌚瀟名や団䜓名も忘れずに蚘茉したす。

②タむトルサブタむトル

受け取った蚘者は、たずタむトルを芋お報道䟡倀があるかどうかを刀断したす。そのために、タむトルは非垞に倧事で、プレスリリヌスの呜だず蚀われるくらいです。

むンパクトのある蚀葉を䜿っおタむトルを぀ける必芁がありたすが、同時に、蚘者がそのタむトルを目にした瞬間に、意味を把握できるような長さで曞く必芁がありたす。メむンタむトル30文字、サブタむトル30文字くらいで収たるようなものを考えたしょう。

この時に泚意しなければならないこずは、メディアの立堎で考えるこずです。぀たり、事実だけを䌝えるこず。決しお客匕きのような誇倧な衚珟を䜿ったり、チラシやネット広告などで䜿われおいる宣䌝文句やキャッチコピヌは䜿わないこずです。たた、「」や「」、色付き文字や䞋線などは、広告っぜいず芋られお嫌われたす。

䜕床も繰り返すようですが、客芳報道ずいうマスメディアの立堎を十分に理解しお䜜成するこずが倧切です。

③リヌド文

これは、プレスリリヌスの内容を13行で簡朔に䌝えるものです。蚘者がここを読んで倧䜓の内容を把握できるものでなければなりたせん。したがっお、リヌド文には、だれが䜕をい぀どうするのか、ずいった情報を盛り蟌む必芁がありたす。この堎合、新聞蚘事の基本芁玠である5W1HWhen=い぀、Where=どこで、Who=だれが、What=䜕を、Why=なぜ、How=どのようにを思い浮かべながら曞きたしょう。

無理矢理に5W1Hのすべおを曞き蟌む必芁はありたせん。䟋えば、「○○株匏䌚瀟は、   ずいう新しい補品「△△△△△」を×月×日にリリヌスしたす」ずいったように、最䜎でも、「誰が䜕をい぀どうするか」がわかるように曞きたす。この䌚瀟名や団䜓名の埌に本瀟の所圚地などを に囲んで曞き入れる堎合もありたすが、長くなっお芋た目がわずらわしくなる堎合は、泚釈のような圢で曞き入れおも構いたせん。

④画像

プレスリリヌスでは、画像はタむトルず同じくらいに倧事です。たた、画像は䞀瞬にしお目に飛び蟌んできお、倚くのものを語りかけおきたす。そういった意味でも、本文の内容を的確に語る画像を遞びたしょう。この堎合、高解像床の画像を遞んでください。枚数は1枚か、せいぜい2枚にずどめたす。

⑀本文

プレスリリヌスは、この本文で玹介したい内容を説明しおいきたす。ここで意識しなければならないのは、䞊述の5W1Hですが、この本文では、プレスリリヌスで䌝えたい内容に応じお5W3H、぀たり、How longどのくらいの期間ずHow much(どのくらいの費甚)を远加しお曞き蟌みたす。

この本文で最も倧切な芁玠は、「瀟䌚的背景」です。どういうこずかず蚀うず、「この補品は、こういった芖点や理由からこのような瀟䌚的貢献ができる」ずか、「こういった圢で瀟䌚に圹に立぀」ずいった、瀟䌚ずの぀ながりを具䜓的に明蚘する必芁がありたす。それは、䟋えば、地域貢献でもいいですし、シニア䞖代を応揎するずいったものでも構いたせん。

たた、「ニュヌス性」も評䟡の察象になりたす。よい内容なのに、すでに同じようなものが出回っおいおは、マスメディアが報道する䟡倀が䞋がっおしたいたす。プレスリリヌスで玹介したいものに、どのようなニュヌス性があるのかをわかっおもらえるような内容にしたいものです。

残念なこずに、このようなポむントを抌さえずに、倚くのプレスリリヌスが補品やサヌビスの仕様に終始しおいお、取り䞊げられるこずなく捚おられおいるずいうのが珟状のようです。たた、宣䌝に終始しおいるものも倚いようです。プレスリリヌスは、宣䌝や広告ではなく、マスメディアが報道蚘事ずしお取り䞊げるものです。この芖点を忘れずに、蚘者が取材したい、ず思う瀟䌚的䟡倀のあるプレスリリヌスを䜜成したしょう。

⑥お問い合わせ先

ここには、以䞋の情報を蚘茉したす。

  • 䌚瀟名、担圓郚眲名
  • 担圓者名
  • メヌルアドレス、電話番号

ただ、ここで泚意しなければならないのは電話番号です。この電話番号は、垞に぀ながる番号を曞き入れたす。取材したい、ず思っお電話をしたのに぀ながらなかったこずで、次の候補者に連絡がいくずいうこずも倚々あるので、ここは、担圓者の個人の携垯電話でもいいので、垞に連絡が取れる番号を蚘茉する必芁がありたす。

4. その他の泚意点

郵送

 
お問い合わせ先に、䞀般の方たち向けの電話番号も蚘茉しおおくこずをお勧めしたす。マスメディアに報道された時に、それを芋た消費者が䜕か問い合わせたいこずがあった堎合、わざわざ連絡先を探す手間が省けお喜ばれるだけでなく、そういった配慮からその䌁業や団䜓に察するむメヌゞがアップするはずです。

たた、プレスリリヌスの送付方法ですが、メヌルよりも郵送をお勧めしたす。蚘者には毎日すごい数のメヌルが送られおきたす。蚘者は本圓に忙しく、ずもすれば、メヌルの件名だけを芋お刀断をし、本䜓を開けるこずもせずにゎミ箱行きにするこずも倚いようです。ちゃんず目を通しおもらうためにも、少々面倒かもしれたせんが、プレスリリヌスは郵送するようにしたしょう。

5. プレスリリヌス䜜成代行業瀟やプレスリリヌス配信サむトの利甚

業者

 
自分たちで効果的なプレスリリヌスを䜜成するのが困難な堎合、コストは発生したすが、「プレスラむタヌプロ」などのプレスリリヌス䜜成代行業者に䟝頌するこずもできたす。たた、原皿は䜕ずか䜜成したが、送付先のメディアリストがなくおどこに送ったらいいかわからないような堎合は、「PR TIMES」、「Press」、「Dream News」などのプレスリリヌス配信サむトを利甚しお、倚くのメディアに䞀斉に配信しおもらうずいう方法もありたす。

それぞれの䌚瀟ごずに提䟛しおいるサヌビスの内容やオプションが異なりたすので、よく調べおから䟝頌するようにしたしょう。ただし、こういった専門業者にお金を払っおプレスリリヌスを䜜成・配信しおもらったからずいっお、必ずしもマスメディアに取り䞊げられるずいう保蚌はありたせん。

プレスリリヌスの皮類

報道のむメヌゞ

 

プレスリリヌスは、その䌁業や団䜓のために発信するものではなく、マスメディアにずっお報道するための情報ネタを提䟛するものです。では、そのプレスリリヌスは、具䜓的にどんな内容のものがあるのでしょう。

目的別に分けるず、プレスリリヌスは、①マヌケティング掻動を目的ずするもの、②広報を目的ずするもの、③危機管理を目的ずするもの、ずいった3぀のタむプに倧別されたす。以䞋に、これらのタむプにはどんな皮類のプレスリリヌスが含たれおいるかを瀺したす。

①マヌケティング掻動を目的ずするもの

マスメディアや消費者にずっお最も関心床の高いプレスリリヌスです。

  • 新しい補品やサヌビスの発衚
  • 補品やサヌビスのリニュヌアルや䟡栌の改定
  • むベントやキャンペヌンの開催の告知、開催埌の報告
  • 他瀟ずの業務提携
  • 新たなむメヌゞキャラクタヌ採甚の発衚
  • 新芏CM攟映や広告展開の発衚
  • 垂堎調査の報告
  • 瀟員や補品の受賞発衚

②広報を目的ずするもの

䌁業や団䜓に関する情報を提䟛するためのプレスリリヌスです。

  • 総務や人事関連
  • 業瞟発衚
  • 決算報告
  • 他瀟ずの合䜵や新䌚瀟蚭立の報告
  • 瀟名やロゎの倉曎の発衚
  • 他瀟のサヌビスやシステムの導入の発衚

③危機管理を目的ずするもの

䞍祥事や欠陥補品などに察する謝眪や察応に関する発衚、誀情報に関する蚂正やそれに代わる正しい情報の発衚が挙げられたす。

プレスリリヌスはどうやっお保管するの

プレスリリヌスは、その䌁業や団䜓の歎史を語る倧切な資料でもありたす。その歎史が長ければ長いほど、プレスリリヌスの量も増えおいきたす。そういった資料を、䌁業や団䜓はどのように保管しおいるのでしょう。

玙ベヌスでの保管

玙の曞類ずPC

 
瀟内で䜜成した資料は、個人文曞ず共有文曞の2぀に分かれたす。個人文曞は、個人の参考資料などで、その個人が保管管理するものです。これに察しお、共有文曞は、正匏な文曞であり、瀟内の誰もがい぀でも芋るこずができるように保管管理されなければなりたせん。プレスリリヌスは埌者の共有文曞に該圓したす。

倚くの䌁業では、法定保存文曞以倖の瀟内文曞に関しお、その䌁業独自に蚭定した、文曞管理芏則のようなルヌルに則っお、文曞の保管管理が行われおいたす。倧䜓の堎合、プレスリリヌスなどの文曞を䜜成したら、デヌタをそのパ゜コンの䞭に保存したうえで、プリントアりトしおファむリングし、所定の棚に保管したす。

しかし、限られた瀟内スペヌスに保管できる数は知れおいたす。歎史が長い䌚瀟であればなおさらのこず、ファむルはどんどん増えおいき、やがおそれらのファむルは、䌚瀟の地䞋や別棟にある倉庫ぞ移されたす。そういった自瀟の倉庫がないずころは、倉庫䌚瀟に保管を䟝頌するずころも倚いようです。

こうなるず、ある特定の情報が必芁ずなった堎合、それを芋぀け出すために保管堎所ぞ赎き、ファむルを探し、そこから該圓のプレスリリヌスを探し出す、ずいう、気が遠くなるような倚くの時間ず劎力を費やさなくおはなりたせん。その間、その䜜業に関わるこずで、担圓者の生産性は䜎䞋しおしたいたす。

保管を䟝頌しおいる倉庫䌚瀟によっおは、必芁な資料を芋぀けお届けおくれるずいったサヌビスを提䟛しおくれるずころもあるようですが、おそらく倚額のコストが発生するず考えられたす。

電子化で保管

電子化された資料

 
そこでお勧めするのが電子化による保管です。䌁業の䞭には、すでにこの方法を採甚しお、プレスリリヌスだけでなくすべおの瀟内文曞を電子化するこずで保管し、業務の効率化を図り、生産性を䞊げおいるずころがありたす。

文曞を電子化するず、グルヌプりェア、瀟内wiki、瀟内ポヌタルサむトなどの瀟内むントラネットツヌルを䜿うこずで、文曞の保管堎所を統䞀したり、ファむルの共有化を可胜にしたり、必芁な情報を瞬時に怜玢したりするこずができるようになりたす。

プレスリリヌスも電子化するこずで、瀟内の誰もが自分のデスクトップですべおのプレスリリヌスをい぀でも閲芧できるようになりたす。タブレットがあれば、どこにいおも閲芧が可胜になりたす。

蚘念誌などもそうですが、自分が所属しおいる䌁業の歎史を物語る貎重なプレスリリヌスが玙ベヌスで保管されおしたうず、そのファむルを開けおバックナンバヌを読み返すずいったこずがなかなかできなくなりたす。これはずおも残念なこずです。

しかし、電子化し、瀟内党䜓で共有できるようにすれば、い぀でも時間があるずきに読み返すこずができるようになりたす。ふっず、あの補品はい぀頃リリヌスされたのだろう、ずか、あのむベントはどこで開催されたのだろう、などずいった疑問も、すぐに解消できるようになりたす。

たた、電子化で保管した堎合、玙ベヌスの文曞のように劣化したり損傷するこずがありたせん。完璧なデヌタずしお埌䞖ぞ残しおいくこずができたす。

電子化による保管䞀本に絞っお、玙ベヌスのプレスリリヌスや文曞を廃棄するずころもありたすが、ほずんどの䌁業では、電子化ず玙ベヌスの䞡方で保管を行っおいるようです。

ただ1぀だけ、電子化による保管を行う堎合に生じる問題がありたす。バックナンバヌもすべお電子化する必芁が生じるずいうこずです。そうなった堎合、デヌタの残っおいない玙ベヌスのバックナンバヌを入力しおデヌタ化しなければなりたせん。数枚ならば空いた時間でできるかもしれたせんが、過去䜕幎、䜕十幎にさかのがっお入力するずなるず、倧倉な䜜業になりたす。こういう堎合、電子化代行業者に䟝頌すれば、䜜業の効率化や生産性を䜎䞋させるこずはありたせん。

そのたたスキャンでもプレスリリヌスなどの瀟内文曞の電子化を行っおいたす。しかも非砎壊スキャナヌを䜿甚しおいるために、オリゞナルのプレスリリヌスを裁断せずに電子化を行うこずができ、過去には株匏䌚瀟WOWOW様のプレスリリヌス30幎分をたずめおスキャンした実瞟がありたす。

同様のお悩みをお抱えの方は、お気軜にご盞談ください。

たずめ

笑顔

 
数倚くの誇倧広告やあくどい広告によっお、消費者は、広告や宣䌝ずいったものをほずんど信じなくなっおいたす。こずにむンタヌネットが普及した今、どこかのサむトを蚪れたりSNSを立ち䞊げた瞬間に芋たくない広告が衚瀺されるようになっお、広告アレルギヌになっおしたった、ずいうナヌザヌも倚いようです。

そんな䞭、マスメディアの報道は、客芳的な立堎で取材しお行われるずいうこずから、倚くの消費者がその内容を安心しお受け入れたす。プレスリリヌスは、そういった消費者の心理に働きかけるために、取り䞊げられさえすればずおもよい効果を発揮するずいうのもうなずけたす。

問題は、蚘者が「取り䞊げたい」ず思っおくれるようなプレスリリヌスを䜜成するこず。毎日䜕癟件ず送られおくるプレスリリヌスの䞭で、キラリず茝いお蚘者の目を匕くプレスリリヌス、頑匵っお䜜成しおみたしょう。

●参考http://yuuzakiofstyle.com/2018/03/08/how-much-does-it-cost-to-write-a-press-release/

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