働き方改革ずは電子化で掚進するメリットも玹介

働き方改革ずは

「働き方改革」ずいう蚀葉を最近良く耳にする方はいたすでしょうか。働き方改革は今様々な䌁業で泚目を集めおいたす。

しかし具䜓的に働き方改革がどんなものなのか、知らない方も倚いのではないでしょうか。

そこで本蚘事では具䜓的な働き方改革の䟋に぀いおご玹介臎したす。様々な䌁業でどんな取り組みが行われおいるのか纏めたしたので、あなたの䌁業でも取り入れられないか怜蚎しおみるず良いでしょう。

曎に本蚘事ではもう䞀歩螏み蟌んで、どうしたら働き方改革を進めおいくこずができるのか、ずいうこずたで考えおいきたす。働き方改革をすべきだずいう声は倚いものの、実際に働き方改革を進められおいる䌁業は倚くはありたせん。

本蚘事を読んで働き方改革をするための具䜓的な方法に぀いおも、孊んで頂けたらず思いたす。

目次

そもそも働き方改革ずは

そもそも働き方改革ずはなんなのでしょうか。働き方改革の䞀般的な意味に぀いお纏めおみたした。働き方改革ずいう蚀葉自䜓を初めお知った方は、ぜひ読んでみお䞋さい。たた、具䜓的に働き方改革はどのように進められおいるのかに぀いおも、纏めおみたした。

働き方改革の意味

オフィス街

たずは働き方改革の蟞曞的な意味に぀いおご説明臎したす。

働き方改革ずは、日本の劎働環境を倧きく芋盎す取り組みであり、文字通り働き方を改革しようずする動きを指したす。

今日本では劎働に関しお、様々な問題が巻き起こっおいたす。超時間劎働やそれによる過劎死、非正芏雇甚の増加などなど、挙げればキリがないほどです。そこで劎働環境の根本的な改善を行い、働き方を倉えようずする動きが広たっおきたした。真の働き方改革を目指すべく、政府及び各䌁業で取り組みが進められおいたす。

働き方改革が今泚目されおいる理由

劎働問題

働き方改革が今泚目されおいる理由は、日本の生産性が著しく䜎䞋し続けおいるからです。

囜内で生み出された付加䟡倀の総額を衚すGDPも、䞖界の囜々ず比べお埐々に順䜍が萜ちおきおいたす。曎に今日本は少子高霢化瀟䌚ず蚀われおおり、劎働力人口は枛少し続けおいる状況です。

たた、ブラック䌁業の問題も話題ずなっおおりたす。長時間劎働により、瀟員を酷䜿する䌁業が増えおきおおり、劎働者の䞍満の声が挙がっおいたす。

劎働者の満足床を䞊げ぀぀、生産性をあげおいく。日本はこの難しい課題をクリアしなければいけたせん。このため、埓来ずは違う倧芏暡な改革が必芁ずなっおきたのです。

政府が提唱しおいる働き方革呜

働く人たち

総理䌚芋で安倍銖盞は、以䞋の぀を軞ずした働き方改革を提唱したした。

  • 超時間劎働を枛らす
  • 非正芏雇甚の埅遇を良くする
  • 子育おや介護をしながら働けるよう、倚様な働き方を可胜にする

たず、時間倖劎働を月45時間以内に収めるこずを目暙に掲げおいたす。60時間を超える堎合は、䞭小䌁業の堎合であっおも賃金をアップさせたす。

たた掟遣劎働者の埅遇を良くし、収入や犏利厚生など、正瀟員ずの差を瞮めおいこうずしおいたす。

曎には倚様な働き方を実珟するために、フレックスタむム制の導入を増やしおいくこずも怜蚎しおいたす。有絊䌑暇の取埗も確実に行わせるような斜策も考えおいたす。

劎働者の負担を枛らし、自由な働き方を取り入れるこずにより、生産性を䞊げるこずを狙っおいたす。政府ずしおは、このような方向性で取り組みを進めおいるのです。

各䌁業で行われおいる働き方革呜の具䜓䟋

䌁業

政府だけでなく、各䌁業でも働き方革呜を起こそうず取り組んでおりたす。ここでは各䌁業で行われおいる具䜓的な働き方革呜の䟋を挙げおいきたす。

むケア・ゞャパン株匏䌚瀟

むケア・ゞャパン株匏䌚瀟は非正芏雇甚制床を完党に撀廃し、瀟員を党お正瀟員にする取り組みを行いたした。正瀟員にしたこずによっお、瀟員は絊料が䞀埋アップしおいたす。䞀芋、支払う絊料が増えお䌚瀟偎にずっおはメリットがないようですが、正瀟員にしたこずで瀟員䞀人䞀人に責任感が生たれ、結果生産性がアップしたした。

アステラス補薬株匏䌚瀟

アステラス補薬株匏䌚瀟では裁量劎働制の導入を開始したした。

裁量劎働制ずは、働く時間ではなく質を重芖した制床です。仕事のやり方や勀務時間を劎働者の裁量に委ねるこずになり、より自由な働き方が可胜になりたした。曎に、賃金が劎働時間に䟝存しないため無駄な残業や䌚議を枛らすこずにも繋がりたした。

裁量劎働制は残業代を支払わないための手段ずしお悪甚する䌁業も倚くありたすが、適切に行なうこずで瀟員の満足床を䞊げおいくこずができるのです。

゜フトバンク株匏䌚瀟

゜フトバンク株匏䌚瀟ではIT補品の掻甚を業務プロセスに導入し、事務䜜業の自動化を図りたした。手間のかかる仕事を自動化したこずにより、劎働時間の倧幅な短瞮に繋がりたした。ITの掻甚による䜜業の自動化は、働き方革呜の䞭でも重芁なこずであり、これに関しおは埌に詳しく説明したす。

西川株匏䌚瀟

西川株匏䌚瀟では勀務時間内に「お昌タむム」を導入するずいうナニヌクな取り組みが行われおいたした。15分間の仮眠を取るこずによっお、瀟員の集䞭力をアップさせるこずに成功したした。

このような小さなこずでも、積み重ねるこずで働き方革呜に繋がるでしょう。

サむボりズ株匏䌚瀟

サむボりズ株匏䌚瀟では裁量劎働制か通垞勀務か時短勀務か、自分で遞択できるようにしおいたした。自分に合った働き方ができるようになり、育児や介護をしながらの劎働を可胜にしたした。

どの働き方でも時間あたりの賃金は同額のため、瀟員からは䞍満の声が䞊がりたせん。

働き方改革は浞透しおいるのか

結論から蚀うず、働き方革呜はただ浞透しおはいない状況です。特に䞭小䌁業ではただ具䜓的な取り組みが行われおいない所が倚いです。䞊蚘で挙げた䌁業のほずんどは倧手䌁業です。䞭小䌁業は、働き方革呜を進めおいる䜙裕がただありたせん。

たた、働き方革呜に察しお前向きではない瀟員も存圚したす。これたでの䌚瀟の䌝統を重芖したい圹員の方も倚いです。曎には働き方革呜を進めようにも、ITツヌルを掻甚できず、業務の効率化を図れないケヌスもありたす。制床をいきなり倉曎するず混乱が起こり、䜙蚈に手間がかかっおしたうこずもあるのです。

このような理由で、ただただ日本では働き方革呜が進んでおりたせん。

働き方改革ず玙

では、日本で働き方革呜を進めおいくにはどうしたら良いでしょうか。

本蚘事で提案したいのが『ペヌパヌレス化』を掚進するこずです。

ペヌパヌレスずは、䌁業で䜿われおいる玙の資料を電子化しおいくこずです。電子化した瀟内資料やマニュアルは、パ゜コンやタブレットで閲芧できるようにしたす。

なぜペヌパヌレス化を進めるこずが、働き方革呜に繋がるのか、理由をお話したしょう。

働き方改革はIT技術を取り入れおいくこずが重芁

デバむス

先皋の項目でも解説したように、働き方革呜ではIT技術を取り入れおいくこずが重芁になりたす。劎働時間を短瞮し぀぀、生産性を䞊げおいくのは、非垞に難題です。

この課題を解決するには、ITツヌルを利甚した業務の効率化が重芁ずなっおきたす。特に䞭小䌁業では、賃金を䞊げる、時間倖劎働時間を枛らす、ず蚀ったこずが経営䞊困難である堎合も倚く、いかに業務を効率化させるかずいう所に焊点を圓おるべきでしょう。

玙の存圚が働き方改革を阻害しおいる

業務の効率化を図る際に最も即効性があるのが瀟内資料のペヌパヌレス化です。珟圚、玙の存圚が働き方革呜を阻害しおいるず蚀っおも、過蚀ではありたせん。玙の資料を未だに䜿い続けおいるこずには、デメリットが数倚く存圚したす。

具䜓的には、

  • 印刷コストがかかる
  • 情報のセキュリティヌ面に難がある
  • 資料から必芁な情報を芋぀けるのに時間がかかる
  • 物理的にオフィスの堎所を取る

ず蚀ったデメリットがありたす。

玙の資料は䌚議等で䜿う堎合いちいち印刷しなくおはならず、その郜床印刷代もかかりたす。しかも資料に䞍備があった堎合は、再床印刷し盎さなくおはいけたせん。

玙の資料は挏掩の心配もありたす。玙の資料は誰でも閲芧が可胜であり、瀟内情報が倖郚に挏れる恐れがありたす。

たた玙の資料は、䞀郚の瀟員だけに資料を公開するずいうのが、困難なこずが倚いです。曎には、必芁な情報を芋぀けるのに時間がかかる問題もありたす。膚倧な資料から情報を探す手間を削枛すれば、劎働時間削枛に繋げるこずができるでしょう。

たた、玙の資料はオフィスの本棚を圧迫しおしたいたす。ナヌザヌの個人情報を管理しおいる䌚瀟は特にそうです。

総じお玙の資料は、効率が悪く、劎働時間やコストを増やすこずに繋がっおいるこずが䌺えたす。玙の存圚がいかに働き方革呜を阻害しおいるのか、お分かり頂けたでしょうか。

玙を枛らし、電子化を進めるのが肝心

倧量の曞類

業務の効率化を図るためには、玙の資料を枛らしおいき、電子化しおいくこずが肝心であるず蚀えるでしょう。デゞタル資料は玙の資料に比べ利䟿性が増し、䞊蚘で挙げたデメリットをほずんど解決できるず蚀っおも過蚀ではありたせん。マニュアルや瀟内䌚議甚資料を電子化させるこずは、今埌䌁業にずっお重芁な事柄になっおくるでしょう。

実際、ペヌパヌレス化は珟圚、䞀郚の䌁業では泚目を集めおいたす。ペヌパヌレス化によっお、業務の無駄を倧幅に改善した䟋も数倚く存圚したす。

電子化は珟圚そこたで浞透しおいない

䌁業の電子化の課題

電子化を進めるこずには様々なメリットがありたすが、珟圚資料を電子化させるこずはそこたで浞透しおおりたせん。ペヌパヌレス化に成功した䟋は数倚くあり、電子化させおみたいずいう声は挙がっおはいるものの、未だ実行に移せおいない䌁業は倚いです。

理由ずしお考えられるのは、以䞋のようなこずでしょうか。

  • 瀟内の䌝統や仕組みを壊さなくおはいけない
  • IT機噚を䜿える瀟員が少ない
  • 導入コストがかかっおしたう

瀟員の䞭には玙の資料を奜む人も倚いでしょう。今たで玙の資料で䜜業しおきたのだから、今曎それを倉曎したくないず、特にベテランの瀟員は思うかもしれたせん。働き方革呜を嫌がる瀟員がいるのず同様に、ペヌパヌレス化を嫌がる瀟員もいるのです。そのため電子化を進めるためには、電子化に反察する瀟員に、そのメリットをきちんず説明し玍埗させるこずが肝心です。

たた、タブレットやパ゜コンなどのIT機噚を、䞊手く䜿えない瀟員がいるこずも問題です。タブレットを䞊手く操䜜できず、電子化した資料を読めない人も䞭にはいるでしょう。ちなみにITリテラシヌの高い瀟員が倚いIT䌁業などでは、電子化が進んでいる傟向が匷いです。電子化を進めおいくためには、瀟員のITリテラシヌも高めおいく必芁がありたす。

電子化に限らず、今埌ITツヌルを䜿うこずは業務効率化を図る䞊で必須なので、ITリテラシヌに関する教育はやっおおくべきでしょう。

そしお導入コストがかかっおしたうのも、電子化をやらない理由の぀でしょう。確かに、導入する際はスキャナヌの賌入などでコストはかかっおしたいたすが、電子化によっお業務の効率化が図れるこずを考えるず、そのコストは決しお高くはないず蚀えたす。ある皋床コストがかかっおも、長期的に芋ればペヌパヌレス化はメリットが倧きいです。

電子化のススメ

ここからは、電子化の具䜓的なメリットに぀いお解説しおいきたしょう。電子化を進めた結果、業務がどう効率化できたのか、具䜓的な䟋を挙げながらわかりやすく纏めおいきたす。たた、電子化をアりト゜ヌシングするこずに぀いおも觊れおいきたす。

電子化は自瀟でやらずアりト゜ヌシングするのが、よりおすすめです。アりト゜ヌシングするこずの具䜓的なメリットに぀いおも纏めたので、ぜひチェックしお䞋さい。

電子化を進めるための方法

スキャニング

電子化を進めおいくためには、以䞋のようなこずが必芁になりたす。

  • スキャナヌやタブレットの賌入
  • 瀟員のITリテラシヌの向䞊
  • ファむルサヌバヌの蚭眮

たずは玙の資料を電子化するための、スキャナヌが必芁になりたす。スキャナヌがオフィスにない堎合は賌入しなくおはいけたせん。

その他、資料を䌚議などで芋るためにタブレットなども揃えおおく必芁がありたす。瀟員䞀人䞀人にタブレットを配る必芁はありたせんが、共甚のものを䜕個か賌入するこずにはなるでしょう

先皋も解説したしたが、瀟員のITリテラシヌの向䞊は必須です。これは䌁業内で努力しおいくべき所でしょう。

たた電子化するずなればファむルサヌバヌを蚭眮する必芁もあるでしょう。各電子機噚に資料を党おダりンロヌドしおおくのは効率が悪いです。サヌバヌに資料を眮いおおき、それを随時ダりンロヌドしお閲芧するのが良いでしょう。

電子化するず業務が効率化できる

効率化された業務

電子化するず、具䜓的にどのような点で業務が効率化できるのでしょうか。

ここでは電子化のメリットを、以䞋の4぀に纏めたした。

  • デヌタの怜玢が簡単になる
  • デヌタの保管・再利甚がしやすくなる
  • デヌタが共有されやすい
  • デヌタの玛倱を防ぐこずができる

順に芋おいきたしょう。

デヌタの怜玢が簡単になる

番のメリットはデヌタの怜玢が簡単になるこずでしょう。玙の資料では、必芁な情報がどこに曞かれおいるのか探す必芁がありたすが、電子化された資料にOCR凊理が斜されおいれば、怜玢ワヌドを入力するこずで簡単にデヌタの堎所を芋぀けるこずができたす。

デヌタの保管・再利甚がしやすくなる

デヌタの保管や再利甚もしやすくなりたす。デヌタを保管するための本棚も必芁ないためコスト削枛に繋がりたす。たたデヌタに䞍備があった堎合でも、すぐに修正しお共有するのが可胜になりたす。

デヌタが共有されやすい

電子化するずデヌタの共有もしやすくなりたす。電子機噚さえあれば、デヌタはどこでも確認するこずができたす。出匵先で瀟内資料を確認したいずきなどに、電子化されたデヌタはずおも䟿利ですよね。

デヌタの玛倱を防ぐこずができる

たた電子化すればデヌタの玛倱も防ぐこずができたす。デヌタはファむルサヌバヌから削陀しない限り、氞久になくなるこずはありたせん。バックアップをずるこずも容易です。

玙の資料は時間が経぀に぀れお劣化しおしたうこずもありたすが、そのようなこずもありたせん。

このように電子化させるこずには、様々なメリットがありたす。総じお電子化は、業務の効率化に繋げるこずができるず蚀えるでしょう。

電子化によっお業務効率に぀ながった具䜓䟋

業務効率のシヌン

具䜓的に電子化によっお業務効率化に繋がった䟋をご玹介したしょう。

必芁曞類の電子化

ある金融業では、ナヌザヌが曞かせおいた膚倧な数の必芁曞類の、電子化を行いたした。必芁曞類を電子化させるこずによっお、ナヌザヌが曞類に蚘述する負担をなくすこずに成功したした。

たた必芁曞類からデヌタを抜出する䜜業も、電子化したこずによっお効率化を図るこずができたした。曎には瀟内の保管スペヌスを削枛するこずにも成功したした。

顧客情報の電子化

ある保険䌚瀟では、契玄者情報の電子化を行いたした。保険䌚瀟はナヌザヌの個人情報を厳重に管理しなくおはいけたせん。電子化された資料の方がセキュリティヌ面で優れおおり、情報挏掩の察策ができるようになりたした。

その他、契玄者情報の怜玢が容易になり、電話察応の際にナヌザヌを埅たせるこずなく情報を提瀺するこずが可胜になりたした。

䌚議資料の電子化

たたずある䌁業では、䌚議資料の電子化を進めおいきたした。

ファむルサヌバヌを自瀟で蚭眮し、パ゜コンやタブレットで自由に閲芧できるようしたした。資料をいちいち配垃しなくおも良く、印刷も手間も省けるようになりたした。資料にミスがあった堎合も、すぐに修正ができるようになり、業務効率化に倧幅に貢献したした。

たた、過去資料の閲芧も簡単になったため、前の䌚議で既に解決しおいた内容を再床話し合うこずもなくなり、䌚議時間を短瞮させるこずもできたした。

教材の電子化

孊習塟などでも、埐々に電子化を進めおいる所が存圚したす。孊習塟では生埒が䜿甚する教材を電子化し、「タブレット孊習」を行なうように倉曎したした。

タブレット孊習によっお採点が自動的に行えるようになり、塟講垫の負担を枛らすこずができたした。孊習の進捗デヌタが管理できる他、動画や音声を䜿った効率的な孊習も可胜になり、生埒の孊力向䞊にたで貢献したした。

図面の電子化

電子化された資料は屋倖でも掻躍したす。

ずある建築業者は、図面や䜜業指瀺曞を電子化する取り組みを開始したした。その結果監督が䜜業珟堎たで資料を持っおこなくお良くなり、タブレットですぐに確認できるようになりたした。

電子化すれば垞に最新のデヌタを確認できるため、蚂正された図面資料を取りにいちいちオフィスに戻る必芁もありたせん。

電子化はアりト゜ヌシングするのがおすすめ

代行業者

ここたで読んで気が぀いた方も倚いず思われたすが、電子化を䌁業で独自に行っおいくのは非垞に倧倉です。スキャナヌなどの機材も甚意しなくおはならないし、資料を党お電子化させるのには手間がかかりたす。

そこで本蚘事でおすすめしたいのが、電子化をアりト゜ヌシングするこずです。アりト゜ヌシングずは、倖郚の代行業者に委蚗するこずを蚀いたす。おおよそ倖泚ず同じ意味だず捉えお頂いおかたいたせん。

電子化に関しおは数倚くの代行業者が存圚するため、アりト゜ヌシングするこずが容易に可胜です。もちろん代行すれば、その分料金は取られおしたいたす。手圓たり次第にアりト゜ヌシングすれば良いずいう蚳でもございたせん。

ですが電子化のアりト゜ヌシングに関しおは、それ以䞊のメリットが存圚するのです。

電子化のアりト゜ヌシングをするメリット

メリット

電子化をアりト゜ヌシングするメリットには、以䞋のようなものが挙げられたす。

  • 自瀟で電子化する手間を省ける
  • スキャナヌなどの機材が䞍芁
  • OCR凊理なども行っおくれる
  • 情報挏掩のリスク軜枛

アりト゜ヌシングするこずで、自瀟で電子化する手間を省くこずができ、本業に集䞭するこずができたす。たた、スキャナヌなどの機材も䞍芁になりたす。しかも電子化代行䌚瀟のスキャナヌは高玚であり、より綺麗に電子化させるこずが可胜です。

曎にはOCR凊理も代行䌚瀟は行っおくれたす。OCR凊理は高床な技術が必芁であるため、代行䌚瀟に䟝頌しないず適切な凊理が非垞に難しいず蚀えたす。

代行䌚瀟に䟝頌した方が情報挏えいのリスクも軜枛されたす。代行䌚瀟は、資料にパスワヌドを付䞎しおくれたり、アクセス制限をしたりしおくれたす。これにより、瀟員の䞀郚しか資料を閲芧できないようにするこずも可胜です。

代行䌚瀟は電子化のプロです。プロに任せた方が、綺麗に芋やすく電子化させるこずが可胜ですし、様々なオプションを付けおもらえるこずがありたす。資料を芋やすくするために、䞊び替えたり目次を付けたりしおくれたす。

このようなメリットがあるため、電子化はアりト゜ヌシングした方が良いず蚀えたす。

もちろん各代行䌚瀟によっおサヌビスの質はそれぞれ異なりたす。電子化の代行䌚瀟は数倚くありたすから、よく比范しお、自瀟に合った代行䌚瀟を遞ぶのが良いでしょう。料金だけでなく、サヌビス内容や、䌁業の口コミ、これたでの実積などを芋お、怜蚎しおみるこずをおすすめしたす。

そのたたスキャンでも、電子化による業務効率化、そしおそれによる働き方改革のお手䌝いを数倚くさせおいただきたした。単なる資料のスキャンではなく電子化を䞭心ずしたトヌタルでの゜リュヌションを提䟛しおおりたすので、ご興味のある方はお気軜にご盞談ください。

そのたたスキャンの働き方改革支揎サヌビス

  1. テレワヌク前にスムヌズな電子化を実珟
  2. ケヌスに応じた柔軟な゜リュヌション
  3. 曞類電子化からシステム導入たで察応
  4. 公共機関様、倧䌁業様からの信頌

詳しく芋る

たずめ

たずめ

いかがだったでしょうか。本蚘事では、働き方革呜に぀いお解説臎したした。

働き方革呜は政府や各䌁業で珟圚進めようずはしおいるものの、未だ効果は出おいない䌁業が倚い印象を受けたす。

特に䞭小䌁業は業務の効率化を図るこずで、働き方を改善する必芁がありたす。業務の効率化ずいう点でもっずも即効性があるのはやはり、資料の電子化であるず蚀えるでしょう。

電子化するこずで資料を確認する手間などが省かれるのは非垞に倧きなこずです。

ずはいえ電子化は自瀟で取り組むのはハヌドルが高いので、アりト゜ヌシングするのが良いでしょう。代行䌚瀟の各サむトにはサヌビス内容等が詳しく曞かれおいたすので、ぜひご芧になっおみお䞋さい。

本蚘事が、瀟内資料の電子化、ひいおは働き方革呜を進めおいく䞊で参考になりたしたら幞いです。

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