働き方改革とは？電子化で推進するメリットも紹介

「働き方改革」という言葉を最近良く耳にする方はいますでしょうか。働き方改革は今様々な企業で注目を集めています。

しかし具体的に働き方改革がどんなものなのか、知らない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では具体的な働き方改革の例についてご紹介致します。様々な企業でどんな取り組みが行われているのか纏めましたので、あなたの企業でも取り入れられないか検討してみると良いでしょう。

更に本記事ではもう一歩踏み込んで、どうしたら働き方改革を進めていくことができるのか、ということまで考えていきます。働き方改革をすべきだという声は多いものの、実際に働き方改革を進められている企業は多くはありません。

本記事を読んで働き方改革をするための具体的な方法についても、学んで頂けたらと思います。

そもそも働き方改革とは？

そもそも働き方改革とはなんなのでしょうか。働き方改革の一般的な意味について纏めてみました。働き方改革という言葉自体を初めて知った方は、ぜひ読んでみて下さい。また、具体的に働き方改革はどのように進められているのかについても、纏めてみました。

働き方改革の意味

まずは働き方改革の辞書的な意味についてご説明致します。

働き方改革とは、日本の労働環境を大きく見直す取り組みであり、文字通り働き方を改革しようとする動きを指します。

今日本では労働に関して、様々な問題が巻き起こっています。超時間労働やそれによる過労死、非正規雇用の増加などなど、挙げればキリがないほどです。そこで労働環境の根本的な改善を行い、働き方を変えようとする動きが広まってきました。真の働き方改革を目指すべく、政府及び各企業で取り組みが進められています。

働き方改革が今注目されている理由

働き方改革が今注目されている理由は、日本の生産性が著しく低下し続けているからです。

国内で生み出された付加価値の総額を表すGDPも、世界の国々と比べて徐々に順位が落ちてきています。更に今日本は少子高齢化社会と言われており、労働力人口は減少し続けている状況です。

また、ブラック企業の問題も話題となっております。長時間労働により、社員を酷使する企業が増えてきており、労働者の不満の声が挙がっています。

労働者の満足度を上げつつ、生産性をあげていく。日本はこの難しい課題をクリアしなければいけません。このため、従来とは違う大規模な改革が必要となってきたのです。

政府が提唱している働き方革命

総理会見で安倍首相は、以下の３つを軸とした働き方改革を提唱しました。

• 超時間労働を減らす
• 非正規雇用の待遇を良くする
• 子育てや介護をしながら働けるよう、多様な働き方を可能にする

まず、時間外労働を月45時間以内に収めることを目標に掲げています。60時間を超える場合は、中小企業の場合であっても賃金をアップさせます。

また派遣労働者の待遇を良くし、収入や福利厚生など、正社員との差を縮めていこうとしています。

更には多様な働き方を実現するために、フレックスタイム制の導入を増やしていくことも検討しています。有給休暇の取得も確実に行わせるような施策も考えています。

労働者の負担を減らし、自由な働き方を取り入れることにより、生産性を上げることを狙っています。政府としては、このような方向性で取り組みを進めているのです。

各企業で行われている働き方革命の具体例

政府だけでなく、各企業でも働き方革命を起こそうと取り組んでおります。ここでは各企業で行われている具体的な働き方革命の例を挙げていきます。

イケア・ジャパン株式会社

イケア・ジャパン株式会社は非正規雇用制度を完全に撤廃し、社員を全て正社員にする取り組みを行いました。正社員にしたことによって、社員は給料が一律アップしています。一見、支払う給料が増えて会社側にとってはメリットがないようですが、正社員にしたことで社員一人一人に責任感が生まれ、結果生産性がアップしました。

アステラス製薬株式会社

アステラス製薬株式会社では裁量労働制の導入を開始しました。

裁量労働制とは、働く時間ではなく質を重視した制度です。仕事のやり方や勤務時間を労働者の裁量に委ねることになり、より自由な働き方が可能になりました。更に、賃金が労働時間に依存しないため無駄な残業や会議を減らすことにも繋がりました。

裁量労働制は残業代を支払わないための手段として悪用する企業も多くありますが、適切に行なうことで社員の満足度を上げていくことができるのです。

ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社ではIT製品の活用を業務プロセスに導入し、事務作業の自動化を図りました。手間のかかる仕事を自動化したことにより、労働時間の大幅な短縮に繋がりました。ITの活用による作業の自動化は、働き方革命の中でも重要なことであり、これに関しては後に詳しく説明します。

西川株式会社

西川株式会社では勤務時間内に「お昼タイム」を導入するというユニークな取り組みが行われていました。15分間の仮眠を取ることによって、社員の集中力をアップさせることに成功しました。

このような小さなことでも、積み重ねることで働き方革命に繋がるでしょう。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では裁量労働制か通常勤務か時短勤務か、自分で選択できるようにしていました。自分に合った働き方ができるようになり、育児や介護をしながらの労働を可能にしました。

どの働き方でも時間あたりの賃金は同額のため、社員からは不満の声が上がりません。

働き方改革は浸透しているのか？

結論から言うと、働き方革命はまだ浸透してはいない状況です。特に中小企業ではまだ具体的な取り組みが行われていない所が多いです。上記で挙げた企業のほとんどは大手企業です。中小企業は、働き方革命を進めている余裕がまだありません。

また、働き方革命に対して前向きではない社員も存在します。これまでの会社の伝統を重視したい役員の方も多いです。更には働き方革命を進めようにも、ITツールを活用できず、業務の効率化を図れないケースもあります。制度をいきなり変更すると混乱が起こり、余計に手間がかかってしまうこともあるのです。

このような理由で、まだまだ日本では働き方革命が進んでおりません。

働き方改革と紙

では、日本で働き方革命を進めていくにはどうしたら良いでしょうか。

本記事で提案したいのが『ペーパーレス化』を推進することです。

ペーパーレスとは、企業で使われている紙の資料を電子化していくことです。電子化した社内資料やマニュアルは、パソコンやタブレットで閲覧できるようにします。

なぜペーパーレス化を進めることが、働き方革命に繋がるのか、理由をお話しましょう。

働き方改革はIT技術を取り入れていくことが重要

先程の項目でも解説したように、働き方革命ではIT技術を取り入れていくことが重要になります。労働時間を短縮しつつ、生産性を上げていくのは、非常に難題です。

この課題を解決するには、ITツールを利用した業務の効率化が重要となってきます。特に中小企業では、賃金を上げる、時間外労働時間を減らす、と言ったことが経営上困難である場合も多く、いかに業務を効率化させるかという所に焦点を当てるべきでしょう。

紙の存在が働き方改革を阻害している

業務の効率化を図る際に最も即効性があるのが社内資料のペーパーレス化です。現在、紙の存在が働き方革命を阻害していると言っても、過言ではありません。紙の資料を未だに使い続けていることには、デメリットが数多く存在します。

具体的には、

• 印刷コストがかかる
• 情報のセキュリティー面に難がある
• 資料から必要な情報を見つけるのに時間がかかる
• 物理的にオフィスの場所を取る

と言ったデメリットがあります。

紙の資料は会議等で使う場合いちいち印刷しなくてはならず、その都度印刷代もかかります。しかも資料に不備があった場合は、再度印刷し直さなくてはいけません。

紙の資料は漏洩の心配もあります。紙の資料は誰でも閲覧が可能であり、社内情報が外部に漏れる恐れがあります。

また紙の資料は、一部の社員だけに資料を公開するというのが、困難なことが多いです。更には、必要な情報を見つけるのに時間がかかる問題もあります。膨大な資料から情報を探す手間を削減すれば、労働時間削減に繋げることができるでしょう。

また、紙の資料はオフィスの本棚を圧迫してしまいます。ユーザーの個人情報を管理している会社は特にそうです。

総じて紙の資料は、効率が悪く、労働時間やコストを増やすことに繋がっていることが伺えます。紙の存在がいかに働き方革命を阻害しているのか、お分かり頂けたでしょうか。

紙を減らし、電子化を進めるのが肝心

業務の効率化を図るためには、紙の資料を減らしていき、電子化していくことが肝心であると言えるでしょう。デジタル資料は紙の資料に比べ利便性が増し、上記で挙げたデメリットをほとんど解決できると言っても過言ではありません。マニュアルや社内会議用資料を電子化させることは、今後企業にとって重要な事柄になってくるでしょう。

実際、ペーパーレス化は現在、一部の企業では注目を集めています。ペーパーレス化によって、業務の無駄を大幅に改善した例も数多く存在します。

電子化は現在そこまで浸透していない

電子化を進めることには様々なメリットがありますが、現在資料を電子化させることはそこまで浸透しておりません。ペーパーレス化に成功した例は数多くあり、電子化させてみたいという声は挙がってはいるものの、未だ実行に移せていない企業は多いです。

理由として考えられるのは、以下のようなことでしょうか。

• 社内の伝統や仕組みを壊さなくてはいけない
• IT機器を使える社員が少ない
• 導入コストがかかってしまう

社員の中には紙の資料を好む人も多いでしょう。今まで紙の資料で作業してきたのだから、今更それを変更したくないと、特にベテランの社員は思うかもしれません。働き方革命を嫌がる社員がいるのと同様に、ペーパーレス化を嫌がる社員もいるのです。そのため電子化を進めるためには、電子化に反対する社員に、そのメリットをきちんと説明し納得させることが肝心です。

また、タブレットやパソコンなどのIT機器を、上手く使えない社員がいることも問題です。タブレットを上手く操作できず、電子化した資料を読めない人も中にはいるでしょう。ちなみにITリテラシーの高い社員が多いIT企業などでは、電子化が進んでいる傾向が強いです。電子化を進めていくためには、社員のITリテラシーも高めていく必要があります。

電子化に限らず、今後ITツールを使うことは業務効率化を図る上で必須なので、ITリテラシーに関する教育はやっておくべきでしょう。

そして導入コストがかかってしまうのも、電子化をやらない理由の１つでしょう。確かに、導入する際はスキャナーの購入などでコストはかかってしまいますが、電子化によって業務の効率化が図れることを考えると、そのコストは決して高くはないと言えます。ある程度コストがかかっても、長期的に見ればペーパーレス化はメリットが大きいです。

電子化のススメ

ここからは、電子化の具体的なメリットについて解説していきましょう。電子化を進めた結果、業務がどう効率化できたのか、具体的な例を挙げながらわかりやすく纏めていきます。また、電子化をアウトソーシングすることについても触れていきます。

電子化は自社でやらずアウトソーシングするのが、よりおすすめです。アウトソーシングすることの具体的なメリットについても纏めたので、ぜひチェックして下さい。

電子化を進めるための方法

電子化を進めていくためには、以下のようなことが必要になります。

• スキャナーやタブレットの購入
• 社員のITリテラシーの向上
• ファイルサーバーの設置

まずは紙の資料を電子化するための、スキャナーが必要になります。スキャナーがオフィスにない場合は購入しなくてはいけません。

その他、資料を会議などで見るためにタブレットなども揃えておく必要があります。社員一人一人にタブレットを配る必要はありませんが、共用のものを何個か購入することにはなるでしょう

先程も解説しましたが、社員のITリテラシーの向上は必須です。これは企業内で努力していくべき所でしょう。

また電子化するとなればファイルサーバーを設置する必要もあるでしょう。各電子機器に資料を全てダウンロードしておくのは効率が悪いです。サーバーに資料を置いておき、それを随時ダウンロードして閲覧するのが良いでしょう。

電子化すると業務が効率化できる

電子化すると、具体的にどのような点で業務が効率化できるのでしょうか。

ここでは電子化のメリットを、以下の4つに纏めました。

• データの検索が簡単になる
• データの保管・再利用がしやすくなる
• データが共有されやすい
• データの紛失を防ぐことができる

順に見ていきましょう。

データの検索が簡単になる

１番のメリットはデータの検索が簡単になることでしょう。紙の資料では、必要な情報がどこに書かれているのか探す必要がありますが、電子化された資料にOCR処理が施されていれば、検索ワードを入力することで簡単にデータの場所を見つけることができます。

データの保管・再利用がしやすくなる

データの保管や再利用もしやすくなります。データを保管するための本棚も必要ないためコスト削減に繋がります。またデータに不備があった場合でも、すぐに修正して共有するのが可能になります。

データが共有されやすい

電子化するとデータの共有もしやすくなります。電子機器さえあれば、データはどこでも確認することができます。出張先で社内資料を確認したいときなどに、電子化されたデータはとても便利ですよね。

データの紛失を防ぐことができる

また電子化すればデータの紛失も防ぐことができます。データはファイルサーバーから削除しない限り、永久になくなることはありません。バックアップをとることも容易です。

紙の資料は時間が経つにつれて劣化してしまうこともありますが、そのようなこともありません。

このように電子化させることには、様々なメリットがあります。総じて電子化は、業務の効率化に繋げることができると言えるでしょう。

電子化によって業務効率につながった具体例

具体的に電子化によって業務効率化に繋がった例をご紹介しましょう。

必要書類の電子化

ある金融業では、ユーザーが書かせていた膨大な数の必要書類の、電子化を行いました。必要書類を電子化させることによって、ユーザーが書類に記述する負担をなくすことに成功しました。

また必要書類からデータを抽出する作業も、電子化したことによって効率化を図ることができました。更には社内の保管スペースを削減することにも成功しました。

顧客情報の電子化

ある保険会社では、契約者情報の電子化を行いました。保険会社はユーザーの個人情報を厳重に管理しなくてはいけません。電子化された資料の方がセキュリティー面で優れており、情報漏洩の対策ができるようになりました。

その他、契約者情報の検索が容易になり、電話対応の際にユーザーを待たせることなく情報を提示することが可能になりました。

会議資料の電子化

またとある企業では、会議資料の電子化を進めていきました。

ファイルサーバーを自社で設置し、パソコンやタブレットで自由に閲覧できるようしました。資料をいちいち配布しなくても良く、印刷も手間も省けるようになりました。資料にミスがあった場合も、すぐに修正ができるようになり、業務効率化に大幅に貢献しました。

また、過去資料の閲覧も簡単になったため、前の会議で既に解決していた内容を再度話し合うこともなくなり、会議時間を短縮させることもできました。

教材の電子化

学習塾などでも、徐々に電子化を進めている所が存在します。学習塾では生徒が使用する教材を電子化し、「タブレット学習」を行なうように変更しました。

タブレット学習によって採点が自動的に行えるようになり、塾講師の負担を減らすことができました。学習の進捗データが管理できる他、動画や音声を使った効率的な学習も可能になり、生徒の学力向上にまで貢献しました。

図面の電子化

電子化された資料は屋外でも活躍します。

とある建築業者は、図面や作業指示書を電子化する取り組みを開始しました。その結果監督が作業現場まで資料を持ってこなくて良くなり、タブレットですぐに確認できるようになりました。

電子化すれば常に最新のデータを確認できるため、訂正された図面資料を取りにいちいちオフィスに戻る必要もありません。

電子化はアウトソーシングするのがおすすめ

ここまで読んで気がついた方も多いと思われますが、電子化を企業で独自に行っていくのは非常に大変です。スキャナーなどの機材も用意しなくてはならないし、資料を全て電子化させるのには手間がかかります。

そこで本記事でおすすめしたいのが、電子化をアウトソーシングすることです。アウトソーシングとは、外部の代行業者に委託することを言います。おおよそ外注と同じ意味だと捉えて頂いてかまいません。

電子化に関しては数多くの代行業者が存在するため、アウトソーシングすることが容易に可能です。もちろん代行すれば、その分料金は取られてしまいます。手当たり次第にアウトソーシングすれば良いという訳でもございません。

ですが電子化のアウトソーシングに関しては、それ以上のメリットが存在するのです。

電子化のアウトソーシングをするメリット

電子化をアウトソーシングするメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• 自社で電子化する手間を省ける
• スキャナーなどの機材が不要
• OCR処理なども行ってくれる
• 情報漏洩のリスク軽減

アウトソーシングすることで、自社で電子化する手間を省くことができ、本業に集中することができます。また、スキャナーなどの機材も不要になります。しかも電子化代行会社のスキャナーは高級であり、より綺麗に電子化させることが可能です。

更にはOCR処理も代行会社は行ってくれます。OCR処理は高度な技術が必要であるため、代行会社に依頼しないと適切な処理が非常に難しいと言えます。

代行会社に依頼した方が情報漏えいのリスクも軽減されます。代行会社は、資料にパスワードを付与してくれたり、アクセス制限をしたりしてくれます。これにより、社員の一部しか資料を閲覧できないようにすることも可能です。

代行会社は電子化のプロです。プロに任せた方が、綺麗に見やすく電子化させることが可能ですし、様々なオプションを付けてもらえることがあります。資料を見やすくするために、並び替えたり目次を付けたりしてくれます。

このようなメリットがあるため、電子化はアウトソーシングした方が良いと言えます。

もちろん各代行会社によってサービスの質はそれぞれ異なります。電子化の代行会社は数多くありますから、よく比較して、自社に合った代行会社を選ぶのが良いでしょう。料金だけでなく、サービス内容や、企業の口コミ、これまでの実積などを見て、検討してみることをおすすめします。

そのままスキャンでも、電子化による業務効率化、そしてそれによる働き方改革のお手伝いを数多くさせていただきました。単なる資料のスキャンではなく電子化を中心としたトータルでのソリューションを提供しておりますので、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。

まとめ

いかがだったでしょうか。本記事では、働き方革命について解説致しました。

働き方革命は政府や各企業で現在進めようとはしているものの、未だ効果は出ていない企業が多い印象を受けます。

特に中小企業は業務の効率化を図ることで、働き方を改善する必要があります。業務の効率化という点でもっとも即効性があるのはやはり、資料の電子化であると言えるでしょう。

電子化することで資料を確認する手間などが省かれるのは非常に大きなことです。

とはいえ電子化は自社で取り組むのはハードルが高いので、アウトソーシングするのが良いでしょう。代行会社の各サイトにはサービス内容等が詳しく書かれていますので、ぜひご覧になってみて下さい。

本記事が、社内資料の電子化、ひいては働き方革命を進めていく上で参考になりましたら幸いです。