社内イントラって何?代表的なサービスも紹介

社内イントラとは?

今や、水道や電気やガスと同じようにわたしたちの日々の生活になくてはならないものになりつつあるインターネット。そのインターネットは、世界中のコンピューターネットワークを接続する巨大なネットワークのことを言います。

それに対して、社内イントラというのは、一般的に「イントラネット」と呼ばれていて、世界中ではなくひとつの会社や組織の中にあるコンピューターを接続しているネットワークのことを指します。

今回は、このイントラネットについて、仕組みや、それを使ってどんなことができるのかなどについて、事例を上げて説明していきます

イントラネットとは?

まず「イントラネット」の語源を見てみましょう。イントラネットは英語で「intranet」と書かれます。つまりintra(内部)とnet(ネットワークの意味)の合成語です。これからも分かるように、内部、つまり社内や企業内、組織内のネットワークを意味する言葉です。

つまり、イントラネットもネットワークであることに変わりはないのですが、インターネットのように世界中ではなく、「社内や企業内や組織内」のコンピューターを接続して構築される社内(校内)ネットワークだということです。使われる範囲が限られたインターネットだと思えば分かりやすいでしょうか。

特徴としては、社内や企業内にあるコンピューター同士で情報をやりとりすることはできますが、他の会社や家庭からそのネットワークとつながることはできない、ということが挙げられます。

イントラネットの仕組み

ノートPC

イントラネットは、インターネットの技術を使って構築され、限られた範囲内で利用するネットワークです。つまり、インターネットと同じ仕組みで構築されます。どういうことかというと、コンピューター同士が通信し合うためのプロトコル(手順などの約束事)が、インターネットと同じだということです。

しかし中には、その企業や組織独自のプロトコルを使って社内ネットワークを構築している組織もあります。その場合の社内ネットワークは、インターネットの技術を使っていないということからイントラネットとは呼ばれません。

インターネットとの比較

イントラネットの昔と今

オフィス

実は、このイントラネットは、ひと昔前まではいろいろなところでよく耳にされていた言葉でした。どの企業においても、このイントラネットをコミュニケーションや情報のやりとりの中心的な手段として利用していました。それが最近では耳慣れない言葉になってしまいました。

だからといって、イントラネットが企業や組織内などで使われなくなってしまったのか、というとそうではありません。イントラネットは、現在も、企業や組織において、コミュニケーションや情報のやりとりを円滑に行うために、また業務の効率化や生産性を向上させるためになくてはならないツールとして使用されています。

では、どうして最近、イントラネットという言葉を耳にしなくなったのでしょうか。

それは、今まで「イントラネット」を使って実現していたいろいろな機能が、その用途に応じて分化し、より使い易い形態で特化されたサービスとして展開されはじめ、やがてそれぞれのサービスが独自の呼び名、例えば、「グループウェア」、「社内wiki」、「社内ポータルサイト」などといった名称で呼ばれるようになったからです。

代表的なサービスって?

ここでは、イントラネットを使って特化されたサービスのうち、今や企業や組織においてなくてはならないツールとして定着しているものを紹介します。

グループウェア

グループウェアのイメージ

グループウェア」とは、仕事の効率化を図って生産性を向上させるために、社内ネットワークを利用して情報を共有するために開発されたシステムソフトウェアのことです。

全社や特定のグループにおいてシェアできるように、

  • スケジューリング機能
  • To Do機能
  • メ―ル
  • Web会議
  • 掲示板機能
  • ファイル共有機能
  • プロジェクト管理機能

など社内の業務に必要な複数の機能がパッケージ化されたサービスで、今ではほとんどの会社において、グループやチーム単位で業務に当たる場合に必要不可欠なツールとなっています

このグループウェアを使うと以下のようなメリットが得られます。

1. ペーパーレスが可能になる

パソコンやタブレットなどのコンピューターで情報を共有することで、紙ベースの資料を作成したりファイリングをして保管するための時間が省かれ、仕事の効率化を図ることができます。また、無駄な紙の使用やコストを削減することが可能になります。バインダーなどの保管スペースも減らすことができますね。

2. リアルタイムで確実に情報共有できる

これによって、紙ベースや口頭で行っていた業務にかかる時間が大幅に短縮されて、作業の効率化を図ることができます。何度電話をしても不在で、なかなか伝達ができない、といった問題も解決できます。また、情報を整理したり保管したりするための人件費も削減できます。

3. 履歴が記録されていく

多くのグループウェアでは、履歴が記録されるようになっています。したがって、誰がどの時点でどのような処理を行ったかが分かり、問題が発生した場合にそれを追跡することで業務内容を見直すことが可能になり、業務フローの改善にもつながります

では、このグループウェアにはどういったものがあるのでしょう。

サイボウズOffice10

サイボウズ㈱の最新バージョンで、国内シェア第1位のグループウェア。特徴は、個人単位で機能をON/OFFできるので、そのユーザーに合った画面の設定が可能だということです。

スケジュール施設予約、メッセージ、掲示板、ファイル管理、ワークフロー、Webメール、電話メモ、アドレス帳、報告書、プロジェクト、ToDoリストほか、日本のビジネスに必要な機能はすべて揃っています。社内にグループウェアを導入する際に、何がいいか分からない場合には、これを選べば間違いはないでしょう。

無料お試し期間を過ぎたら有料プランを契約する必要があります。

G Suite

Googleのビジネス対応型グループウェア。

特徴は、ビジネスに必要なGmail、ドキュメント、カレンダー、ドライブなどがすべて、企業で使用できるように最適化されて1つのパッケージになっていることです。

共有カレンダー、独自ドメインを使用したメールアドレス、ビデオ会議への切り替え、ドキュメントやスプレッドシートやスライドなどを使用した共同編集、ドライブへの自動保管、管理コンソールによるセキュリティ設定、ほか、企業において連携作業がより容易になるような機能が提供されます。

無料お試し期間以降は有料プランを契約する必要があります。

Office365

Microsoftが提供するグループウェア。特徴は、Officeアプリケーションが利用できるということです。しかもクラウド型なので、無料でアップデートができ、常に最新のアプリケーションを使うことができます

Outlook、OneDrive、Word、Excel、PowerPoint、OneNote、SharePoint、Microsoft Teams、Yammer など、スケジューリングやファイル共有、チャットなどの機能を利用して、生産性を向上することができます。

無料使用期間はなく、最初から有料プランを契約する必要があります。

iQube

㈱ガイアックスのグループウェア。特徴は、業務の担当者が累積した知識やノウハウを共有することで、その担当者しか分からないといった、業務の属人化を防ぐことができるということです。また会議で決まったばかりの決定事項やルールなどを通知・伝達する機能も備わっています。

スタンダードアプリケーションでは、スケジュール、社内wiki、ToDoリスト、レポート、電話メモ、メンバー、ニュース、検索、メッセージなどの機能が提供されますが、このほか、プレミアムアプリケーションでは、さらに、ファイルや掲示板ほかいくつかの機能が追加されます。

iQubeには無料プランがありますが、ユーザーの人数を増やしたりストレージの容量を増やすためには有料プランの契約が必要になります。

Aipo

TOWN㈱のグループウェア。特徴は、ユーザーのニーズに合わせて最小限の機能からはじめることができることです。またインターフェースも非常にシンプルなので、VITに慣れていない社員やメンバーでもすぐに慣れ親しむことができます。そのため、社内やチームに無理なく浸透させることが可能です。

カレンダー、チャット、ポータル、ToDo、掲示板、ファイル、報告書ほか、多数の機能が提供されていますが、この中からカレンダーとチャットだけを選んではじめることができます。

無料お試し期間を過ぎたら有料プラン契約する必要があります。契約は最低3人から可能です。

社内wiki

PCを閲覧する会社員

社内wiki」は、上述のグループウェアの機能として取り込まれている場合があります。そういった視点で言うと、グループウェアをさらに分化させていった機能だと言えるかもしれません。この社内wikiは、社内ネットワークを利用して社内の情報をストックし、共有するためのツールです。これによって、社内でのコミュニケーションを円滑にして業務の効率化を図ることができます。

wikiとは、wikipediaのように、webのブラウザからwebサイト上に公開されたページの編集や更新を行うことができる編集システムですが、これの社内バージョンだと考えてください。つまり、社内で閲覧した者は誰でも自由に、追加や編集といった更新作業を行うことが可能になるシステムです。しかも高度なHTMLの知識を必要としない、マークダウンなど比較的簡易な形式で編集することができます。これにより、社内wikiはドキュメントの管理に向いていると言われています。

では、この社内wikiにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

1. 無駄を省いて業務の効率化を図れる

マニュアル手順書などを公開することで、同じことを何度も別の社員に説明するといった無駄を省くことができます。これは、特に、社内研修や新人教育などにおいて効率化を図るために有用です。

2. 業務の属人化を防げる

業務の担当者が実践して蓄積したノウハウを公開することで、誰もがそのノウハウを使うことが可能になります。これは業務の属人化を防ぐためにはとても有効な方法です。また、そのノウハウに対して改善すべき点や気づいたことなど、追加で記載していくことができるので、さらに有用な内容のページにしていくことも可能です。

3. 保管場所とフォーマットを統一できる

情報の保管場所として定めることで、今まであのサーバー、このパソコン、などといったように担当者ごとにバラバラの場所に保管していた情報を1か所にまとめて保管することが可能になります。しかも、担当者ごとにテキスト形式だったりワードだったりパワーポイントだったりエクセルだったり、と作成時のフォーマットもバラバラだったものが、この社内wikiを利用することで、フォーマットも簡易HTMLに統一されます

4. 閲覧・編集の権限を限定できる

社内wikiは、全社員に向けて公開することもできれば、一部の関係部署の社員に限定して公開することもできます。つまり、そこに記載されている情報の用途に応じて、閲覧者を選別することが可能だということです。

5. 情報の検索が容易になる

情報の保管場所が社内wikiであることから、必要な情報の検索を社内wikiに絞って行うことが可能になるために、検索の時間が大幅に短縮され、容易に必要な情報を見つけることができます

このように使い方によっては非常に有用なツールですが、効果的に利用するためには2つの前提条件があります。

まず、管理者を置かなければなりません。誰でも自由に閲覧し、書き込んだり編集したりして更新することができる社内wikiは、管理する者が不在だと、大切な情報が削除されたり用途に合わない内容に変わっていったりすることがあります。したがって、管理者を置いて、定期的にチェックすることをルーティン化する必要があります。

もう一つは、全社員へ社内wikiに関する周知を徹底させなければならないこと。せっかく設定した社内wikiも、誰も書き込まなければ宝の持ち腐れです。みんながどんどん書き込んでどんどん利用していってこそ、社内wikiは有効に活用されます。したがって、例えばマニュアルや手順書、会議のアジェンダやレジュメなど、社員間で共有する必要のある情報は必ず社内wikiで作成・参照すること、といった周知を徹底させなければなりません

では、この社内wikiにはどのようなものがあるのか、以下でオススメのツールを3つ紹介します。

Crowi

㈱クロコス(2014年にYahoo㈱に吸収合併)が開発したオープンソースのwikiです。特徴は、HTMLよりも簡易なマークダウン記法で作成することができることです。また編集中にリアルタイムでプレビューにより、その記事の体裁を確認することができます。無料です。

DokuWiki

Andreas Gohrが開発したオープンソースのwiki。特徴は、データベースを前提としていないということです。つまり、ページごとにそのテキストファイルを保管するためのデータベースは不要です。使い勝手がよく、汎用性も高いために、世界中で利用されています。原則、無料です。

Qiita:Team

Increments㈱が開発したwiki。特徴は、簡易なマークダウン記法を採用しているということと、非常に豊富な機能を提供することで、情報の共有化とコミュニケーシンの円滑化を図り、そのチームの生産性を向上させることです。

無料お試し期間を過ぎたら有料プランを契約する必要があります。

社内ポータルサイト

集まる会社員

ポータル」とは、英語で「portal」と書きます。「玄関、門、扉」という意味です。つまり、「ポータルサイト」というのは、インターネットを利用するときに、まず表示させるサイトのことです。「検索エンジン」と称されている「Google」、「Yahoo」、「MSN」など、ブラウザを立ち上げたときに表示されるWebサイトのことを言います。つまり、何かを検索したり情報を収集したいときにまず立ち上げるサイト、いわば検索するための「入り口」みたいなもの、という意味で、「ポータルサイト」と呼ばれるようになりました

社内ポータルサイト」は、その社内バージョンだと思ってください。なぜならば、「Google」や「Yahoo」がインターネット上に構築されているのに対して、「社内ポータルサイト」は、社内ネットワーク、つまりイントラネット上に構築されているサービスであるからです。

社内の業務において、何か分からないことがあったときに必要な情報を検索するために立ち上げるサイト、それが「社内ポータルサイト」です。

特徴は、GoogleやYahooなどと違って、社内ポータルサイトはイントラネットを利用したサービスであるために外部からアクセスができないといった面から、セキュリティーに優れているということです。また、情報の検索だけでなく、それぞれが入手した情報を社内ポータルサイトにアップすることでその情報の共有化をすることもできます。

では、この社内ポータルサイトを使うとどのようなメリットが得られるのでしょう。

1. さまざまな機能や情報を集約できる

社内ポータルサイトと、例えばグループウェアを融合させることで、社内業務に必要なほとんどの機能を備えた利便性の高い社内ポータルサイトを構築することが可能になります。社内ポータルサイトを入り口として、さまざまな機能や情報を利用できるようになるので、作業の効率化が大幅にアップできます。

2. 社内の情報共有のスピード化と徹底を図れる

社内ポータルサイトに社内SNSやチャット、掲示板などのツールを組みこむことで、今まで紙ベースや口頭で行っていた情報の共有を即時に行うことができます。また、他部署で行っている業務の内容や、サービスや商品に関する需要など、いろいろな部署との情報のやりとりが活性化され、社内におけるコラボレーションが促進されます。

3. 社内のペーパーレスが促進される

マニュアルや手順書、会議録、レポートなど、今まで紙ベースで行っていた作業にかかる時間が削減されます。また用紙にかかっていた費用も押さえることができ、そういった紙ベースの資料の保管スペースを減らすことも可能になります。

このように今や、社内のコラボレーションを促進させ生産性を向上させる役割を担う社内ポータルサイトですが、これを構築するに当たって、以下の点に注意する必要があります。

  • 社内ポータルサイト構築の目的を明確にする
  • 数多くある機能から厳選し連携させたシンブルなものを構築する

社内SNS

スマートフォンを操作する手

社内SNS」とは、社内や特定のチームメンバーのみでのやり取りに使用されるコミュニケーションツールです。FacebookやLineの社内バージョンと考えていただければいいでしょう。パソコンだけでなく、タブレットや携帯電話でもやりとりができるため、遠方でも短時間で情報をやりとりすることが可能になります。

メールよりも気軽で扱いやすく、拡張性に長けているため急速に普及しています。社内において自由に意見や情報を交換することができます。また、在宅勤務や出張などが多い企業では導入しているところが多いようです

厳密に言うと全ての社内SNSがイントラネット上で展開されている訳ではありませんが、クローズドなネットワークでやり取りが出来るという意味ではイントラネットの概念に近いものがあります。グループウェアの中には、そのサービスの一環としてこの社内SNSを搭載しているものもあります。

以下に、社内SNSとしてよく利用されているツールを紹介します。

Chatwork

日本のChatwork社の製品のチャットツール。特徴は、チャット機能のほかに、タスク管理、ファイル共有、ビデオ電話などの機能が使えることです。シンプルなUIで、初めて社内SNSを利用する方にもオススメのツール

無料プランと有料プランがあります。

Slack

アメリカのスチュワート・バターフィールド社が開発した社内SNSです。特徴は、機械が学習するので、使いこむほどに必要な情報を提示してくれたり検索してくれたりすることです。非常に拡張性が高く、ITベンチャーを中心に、大企業からスタートアップまで様々な企業で導入されています

無料プランと有料プランがあります。

なお、そのままスキャン(株式会社誠勝)では昨年秋までChatworkを、以降はSlackを社内コミュニケーションツールとして使用しています

社内イントラで資料を活用するための前提条件とは?

グループウェアに搭載されているツールや社内Wikiなどに最初から書き込んで作成する資料の場合を除き、以前からある紙ベースのマニュアルや手順書などの膨大な資料をイントラネット上で共有するには、どういった処理が必要なのでしょう。

資料の電子化

本棚の冊子

イントラネット上で紙ベースの資料を共有できるようにするには、まず、その資料を電子化、つまりデジタル化しなければなりません。つまり紙ベースの資料をデータ化するという作業が必要になるということです。

紙ベースの資料の各ページをスキャナーでスキャンするだけでも『デジタルデータ』は制作されますが、ここにOCR(Optical Character Recognition)ソフトを使うことで、そこに書かれている文字までデータ化することが出来ます。

スキャナーやOCRソフトがあれば、ページ数が少ないものを取り込む場合はさほど大変な作業にはなりませんが、ボリュームのあるものになると、かなりの時間がかかるために、通常の業務に支障が生じるという恐れがあります。また、マニュアルや社内報などのように製本されているものは、裁断しなければならないという問題も発生します。

この場合、自分たちで処理するのではなく、スキャンと電子化を代行して行ってくれる業者に委託するという手段があります。非破壊スキャナー(裁断をせずにスキャンできるスキャナー)を導入している業者に依頼すれば、ページの裁断という問題も同時に回避することが可能です。

電子化した資料をイントラネットで共有化した事例

社内報

社内報を創刊号からすべて電子化し、イントラネット上で3345ページ分のバックナンバーをWeb社内報として公開した企業があります。株式会社WOWOW様です。

WOWOW様は、1984年の設立の翌年から紙ベースの社内報を制作し続けてきている会社です。常に上質なエンターテインメントを紹介し続けてきているWOWOWの社内報は、日本のテレビ放送史を語るうえでも貴重な資料。そのことに気づいたのが、2014年に広報部へ異動になって社内報を任された担当者様でした。

会社の歴史や立ち上げた時のビジョン、そしてその後時代の要請に応じてそのビジョンがどのように変移していったのかなどを語る社内報を会社の財産だと判断した担当者様は、それを全社員で共有できるような形にしたい、ということで電子化を思いついたそうです。

その時にお手伝いしたのが、私たちそのままスキャンでした。候補となったサービスはほかにもあったようですが、そのままスキャンを選んだ決め手となったのは、「非破壊スキャン」だったようです。社内に残している社内報は、それぞれに1部ずつだけだったので、たとえデータで残るとはいえ、原本を裁断したくはなかったとのことでした。また必要な情報を瞬時に見つけられるよう、データにはOCR処理を実施。担当者様は『OCRは必須』とまで仰っていました。

現在電子化した社内報は、社内のイントラネット上で公開されており、全社員が中身の情報へ容易にアクセス出来る体制が整っているそうです。

まとめ

笑顔の会社員

イントラネットは、決して過去の産物として廃れてしまったわけではなく、以前はイントラネットという言葉でひとくくりにされていた機能が、今では、より進化し、個別に独自の名前で定着しているサービスとなっていることが分かりました。

今や、どの企業においても、作業の効率化と生産性の向上を図るうえで、情報の共有は必須となりました。そのためにも、個々の企業は、それぞれの目的に見合った要件を満たすために、何が必要な機能なのかを熟考して選別し、それを取りこんで、その企業独特のイントラネットを構築しているわけです。

その前提条件となる、紙ベースの資料をデータ化するという作業は、情報の共有化と作業時間の削減を可能にすることは言うに及ばず、いろいろな意見の交換や履歴を残すことを可能にし、ペーパーレスを実現して、風通しがよくシンプルな業務環境を作るといった面でも、大きなイノベーションだと言えるのではないでしょうか。

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