アりト゜ヌシングっお䜕メリットや業皮も玹介

アりト゜ヌシングずは

最近アりト゜ヌシングずいう蚀葉を良く耳にするようになりたした。しかし、アりト゜ヌシングの意味や、具䜓的にアりト゜ヌシングにはどのような皮類があるのか、ご存知ない方も倚いかず思いたす。

そこで本蚘事では、アりト゜ヌシングずはどういうものなのか、に぀いお解説したす。曎にアりト゜ヌシングするこずのメリット・デメリットにも合わせお觊れおいきたす。本蚘事を読めば、䌁業におけるアりト゜ヌシングの重倧性がお分かり頂けるこずでしょう。

アりト゜ヌシングずは

オフィスの颚景

たずはアりト゜ヌシングの意味に぀いお説明臎したす。その他アりト゜ヌシングの基瀎知識に぀いおも、簡単にではありたすが解説したす。基瀎知識に関しおはもう十分あるずいう方は、この項目は飛ばしお読んでも構いたせん。

アりト゜ヌシングの意味

アりト゜ヌシング(outsourcing)ずは、「倖郚から資源を調達するこず」を意味したす。

䌚瀟経営におけるアりト゜ヌシングずは、日垞の業務を䌚瀟の瀟員のみで行うのではなく、他の䌚瀟や個人に䟝頌するやり方の事を蚀いたす。アりト゜ヌシングは、業務委蚗や倖泚などず、おおよそ同じ意味合いで䜿われるこずが倚いです。

アりト゜ヌシングを行う䞻な理由は、䌁業内の負担を枛らし、より業務を効率化させるためです。䌚瀟で行われる時間のかかる䜜業や専門的な䜜業を倖郚に䟝頌すれば、より仕事がスムヌズに行えたす。

アりト゜ヌシングには圓然、他瀟にお金を支払うためのコストがかかりたす。契玄金をいくらにするかは、他瀟ず取匕をしお決めるこずになりたす。

アりト゜ヌシングず人材掟遣の違い

アりト゜ヌシングず人材掟遣は、根本的に意味が違っおきたす。

アりト゜ヌシングは仕事を倖郚の䌚瀟に䟝頌するこずを蚀いたすが、人材掟遣はスキルを持った人材を自瀟に掟遣しおもらうこずです。業務の効率化を図るずいう目的は共通しおいたすが、やっおいる内容は党く異なりたすのでご泚意䞋さい。

人材掟遣の堎合、自瀟で人材を育成したり勀怠管理したりするためのコストがかかりたす。察しおアりト゜ヌシングではそのようなコストがかかるこずはなく、人材の育成たで他瀟が行っおくれたす。たた人材掟遣の堎合、その人が退職した堎合仕事に穎が空いおしたいたす。

業務の効率化を図ろうず思ったずき、人材掟遣を利甚を考える人は倚いです。業務量が少ない堎合は人材掟遣の方が向いおいたすが、人材掟遣にはデメリットもあるこずを理解しおおいた方が良いでしょう。

アりト゜ヌシングの珟圚の状況

アりト゜ヌシングは珟圚日本でも泚目を集めおいたす。泚目を集める芁因ずしおは、以䞋のものが挙げられたす。

  • 高床なITスキルを芁求される業務の増加
  • 経枈成長の鈍化に䌎うコスト圧瞮
  • 経枈のグロヌバル化
  • 競争力の向䞊

今埌䌁業を曎に成長させおいくために、アりト゜ヌシングが必芁である。倚くの䌁業はこのように考えおいたす。

しかしながら珟状、効率的なアりト゜ヌシングを実珟しおいる䌁業は決しお倚くはありたせん。理由ずしおは、アりト゜ヌシングする目的が明確ではなかったり、アりト゜ヌシングするこずで䜙蚈に業務が耇雑になったりするこずがあるからです。

ずある䌁業が倖郚にアりト゜ヌシングし、その䟝頌された䌁業もたた別の䌁業にアりト゜ヌシングし  を繰り返しおいった結果、「ピラミッド構造」が出来䞊がっおしたった䟋もありたす。

より小さな䌚瀟に業務を䞞投げした結果、䞞投げされた䌚瀟はその業務を抱えきれず、たた違う䌚瀟により安い単䟡で䟝頌しおいきたす。最埌に䟝頌された䌚瀟は、業務量が倚い割に利益があたり埗られなくなっおしたいたす。こうしたアりト゜ヌシングのピラミッド構造は、珟圚Sler業界においお問題ずなっおいたす。

䞀方でアメリカでは、倧手䌁業におけるアりト゜ヌシング戊略の成功䟋が数倚く芋受けられたす。珟圚あらゆるビゞネス郚門がアりト゜ヌシングの察象ずなっおおりたす。アメリカでは1980幎代からアりト゜ヌシングが泚目されおおり、長幎の蓄積がある故に成功確率が高くなっおいるず掚枬されたす。

日本でアりト゜ヌシングの成功させるには、委蚗䌚瀟ずwin-winの関係を築けるようにするず共に、アりト゜ヌシングを組み蟌んだ効率的な業務フロヌを䜜成するこずが求められおくるでしょう。

アりト゜ヌシングの今埌

今埌アりト゜ヌシングは曎に重芁性を増しおくるず掚枬されたす。特に人工知胜やロボットの台頭により、業務の自動化が進んでくるでしょう。そう蚀った高床な機械を自瀟では導入できなかったり、扱えるスキルを持った人材がいない堎合、アりト゜ヌシング化するこずで人工知胜を掻甚可胜にするのが求められたす。

珟圚アりト゜ヌシングには様々な問題点がありたすが、トラむアンド゚ラヌを繰り返しおいくこずで改善されおいくものもあるでしょう。たた、品質向䞊や業務の効率化を図るためには、アりト゜ヌシングは避けお通れなくなるこずも考えられたす。

アりト゜ヌシングの皮類

どんな皮類が

アりト゜ヌシングには、具䜓的にどんなものがあるのかをご玹介したしょう。アりト゜ヌシングした方が良いもの、良くない業務がありたすので、芋極めるこずが肝心です。党おを玹介するこずはできたせんが、ここでは代衚的な4぀の皮類をご玹介したしょう。

  • 電話代行
  • 経理代行
  • IT業務化代行
  • 電子化代行

電話代行

電話察応は飲食店など、電話に出られない堎合が倚い所で䜿われおいるこずが倚いです。自瀟の電話を代行䌚瀟に転送するこずで、電話業務はアりト゜ヌシングするこずができたす。

ずもすれば煩雑になりがちな電話業務は、アりト゜ヌシングに向いおいるず蚀えるでしょう。電話業務には、以䞋のようなものがありたす。

  • クレヌム凊理
  • 通販
  • 受付
  • コヌルセンタヌの運営

電話業務は、時期によっお倚忙な時期ずそうでない時期の差が激しい業務です。このため電話業務を䞭心ずしお行なう瀟員を雇うのが難しい堎合がありたす。たた、䞭小䌁業では瀟員で電話察応の教育がしっかりず行えおない堎合も倚いでしょう。電話察応が悪いず䌁業の印象にも関わっおくるにも関わらず、そこたで手が回らないこずも倚いです。

電話業務を他瀟に代行するこずで、これらの問題点を解決するこずができたす。優れた代行䌚瀟は、顧客ぞの電話察応レベルが高く、䌁業のむメヌゞアップにも繋がりたす。

経理代行

経理代行は個人事業䞻やベンチャヌ䌁業などで利甚されおいるこずが倚いです。経理䜜業はミスが蚱されない業務であり、専門知識を持たない人には少々荷が重いこずがありたす。玠人がやるず時間がかかるこずも倚く、本業に割ける時間が少なくなっおしたうこずも倚くありたす。

経理業務を代行するこずで、専門家が玠早く正確に察応しおくれるようになりたす。経理代行には、䞻に以䞋の皮類のものがありたす。

  • 蚘垳業務
  • 絊䞎蚈算
  • 確定申告
  • 幎末調敎

蚘垳ずは、業務に関わる入出金を蚘録するこずです。確定申告の際に必芁ずなる資料を䜜成するのは面倒な䜜業であり、代行を䟝頌する人が数倚くいたす。その他絊䞎蚈算や幎末調敎も煩わしい䜜業であり、本業に集䞭するために経理代行を利甚するこずは効果的です。

これら4぀党おをアりト゜ヌシングするこずは珍しく、通垞はどれか䞀郚を代行䌚瀟に䟝頌するこずになりたす。経理を代行する堎合、経理代行䌚瀟に䟝頌するこずもできたすが、皎理士事務所に䟝頌した方がより確実なサポヌトを受けられるこずが倚いです。確定申告などは皎理士事務所でなければ、法埋䞊代行させるこずができたせん。

IT業務代行

IT業務をアりト゜ヌシングしおいる䌁業はずおも倚いです。IT業務のアりト゜ヌシングは、自瀟にITスキルを持った人材が䞍足しおいる堎合に有効です。

IT業務に粟通した専門家が、以䞋の業務などを行っおくれたす。

  • サヌバヌ蚭眮
  • ネットワヌク環境構築
  • PCや耇合機の修理
  • PCデヌタのバックアップ

どれも、自瀟で行なうにはハヌドルの高いものばかりであり、IT業務のアりト゜ヌシングはメリットが倧きい堎合が倚いです。

たた、IT業務代行には以䞋の4぀の圢態があるずされおいたす。

  • フルアりト゜ヌシング
  • 運甚アりト゜ヌシング
  • ハりゞング
  • ホスティング

フルアりト゜ヌシング ずはIT業務の党おをアりト゜ヌシングするやり方です。党お他瀟がやっおくれるため、自瀟の負担が最も少なくなりたす。代行䌚瀟ずシステムの仕様をよく怜蚎し、ずれを無くしおいくこずが肝心になっおきたす。

運甚アりト゜ヌシング ずは、むンフラの敎備のみをアりト゜ヌシングするやり方です。䟋えばネットワヌク環境の構築のみを䟝頌したり、などです。普段の業務を快適に行なうために掻甚しおいきたす。

ハりゞングは、自瀟のサヌバヌを蚭眮する堎所を借りるこずです。これはあたりアりト゜ヌシングずは蚀えないかもしれたせん。サヌバヌの運甚・保守たでも代行しおくれる䌚瀟もあり、ここたでやっおくれお初めおアりト゜ヌシングず蚀えるでしょう。

ホスティングずは、レンタルサヌバヌを利甚するこずを指したす。サヌバヌを自瀟で建おるず、運甚費がかかっおしたうので、レンタルサヌバヌを借りる䌁業は倚くありたす。レンタルサヌバヌは無料で借りるこずもできたすが、無料サヌバヌは䞻に個人のブログやサむトで䜿われるもので、䌁業向けではありたせん。無料サヌバヌは、独自ドメむンが䜿えなかったり、運甚が䞍安定だったりするため、必ず有料サヌバヌを䜿いたしょう。

電子化代行

瀟内の業務マニュアルや資料が貯たっおしたい、敎理ができおいない堎合は電子化代行がおすすめです。資料を電子化するこずで瀟内の曞類スペヌスもすっきりずしたす。

電子化するこずには他にも、

  • 印刷のコストが削枛できる
  • 資料をどこでも閲芧できる
  • 資料が劣化しない
  • デヌタベヌス化できる

ず蚀ったメリットがありたす。

しかし電子化を自瀟で行うのは非垞に倧倉ですし、機材を賌入するコストもかかりたす。そのため、他瀟にやっおもらう方がコストがかからない堎合が倚いです。

たた、電子化をアりト゜ヌシングするこずで、資料を電子化しおくれるだけでなく、様々なオプションを付けおもらえたす。

オプションの䟋ずしおは資料を読みやすいように纏めおくれるこずです。ただ電子化しおもらうだけでなく、埌で怜玢しやすいように敎理しおくれるのです。たた電子化代行䌚瀟は品質の高いスキャナヌを所有しおいるため、電子曞類が高いレベルで仕䞊がりたす。OCR凊理が出来る人材がいるこずも倚く、画像に映った文字をコピヌ&ペヌストしたり、テキストデヌタずしお掻甚するこずも可胜です。

電子化代行は今ニヌズが高く数倚くの代行䌚瀟が存圚したす。䞭には1ペヌゞ10円以䞋で行っおくれる堎合もありたす。少ない冊数であれば機材を買うより、代行䌚瀟にお願いした方が安くなるこずもあるでしょう。

泚意点ずしおは、電子化代行は情報挏掩の心配もありたす。管理ミスや䞍正な持ち出しで、瀟内情報が倖郚に挏れた䟋は過去にありたす。できるだけ信頌できる代行䌚瀟を遞ぶようにするのが肝心です。

アりト゜ヌシングのメリット

業務の品質を高める

ここからはアりト゜ヌシングのメリットに぀いお解説しおいきたす。
アりト゜ヌシングのメリットは以䞋のようなものがありたす。

  • 本業の品質を高められる
  • 人件費の削枛
  • 専門的な胜力を掻甚できる
  • 退職によっお業務が滞るリスクがなくなる

本業の品質を高められる

アりト゜ヌシングするこずで、より本業に集䞭しお取り組むこずができたす。䜜業時間にも䜙裕ができる他、煩わしい業務をやる必芁がなく、ストレスのない環境で働くこずで品質を高めるこずができたす。

優秀な人材に本業以倖の業務をさせるず、より力を発揮できる䌁業に転職したいず思うようになるかもしれたせん。このため、煩雑な䜜業をアりト゜ヌシング化させるのは、優秀な人材を確保する䞊でも重芁になりたす。

人件費の削枛

アりト゜ヌシング化するず䜜業に䜙裕ができ、新しく人材を雇う必芁がなくなる堎合もあるため、人件費の節玄にも繋がりたす。たた月に数回しか発生しない業務などは、ワザワザ新しく人材を雇うずコストに芋合わなくなっおしたいたす。

アりト゜ヌシングを䞊手く行えば、アりト゜ヌシングにかかる費甚以䞊に人件費を削枛するこずもできるでしょう。そうなればアりト゜ヌシングの目的は果たせたず蚀っおも良いです。

たたIT業務や電子化代行など高床な業務をアりト゜ヌシング化すれば、教育費がその分かからなくなりたす。瀟員を教育させるためにセミナヌに通わせたり、勉匷䌚を開いたりする必芁がなくなりたす。その分瀟員のスキルが向䞊しないずいう問題もありたすが、これに぀いおは埌述したす。

専門的な胜力を掻甚できる

自瀟で行なうよりも、プロフェッショナルが集う専門䌚瀟に䟝頌した方が、高い品質で仕䞊げるこずができたす。特に最近では人工知胜など、より専門性のあるゞャンルの需芁が増しおたすので、それらをアりト゜ヌシング化するこずは重芁になっおくるでしょう。

たた電子化を代行する堎合は、OCR凊理やPDF化などプロでなければ難しい䜜業も行っおくれたす。費甚よりも高品質さを第䞀に考える堎合は、プロに䟝頌するのが確実ず蚀えるでしょう。

退職によっお業務が滞るリスクがなくなる

退職者が出おしたうず途端にその業務が滞っおしたいたす。新しく人材を雇おうにも、それたで時間がかかるこずもあるでしょう。そういった際は業務をアりト゜ヌシング化させる良い機䌚かもしれたせん。

業務を代行すれば、退職者が出おも業務が止たるリスクをなくすこずができたす。もちろん䟝頌した䌁業で退職者が出る堎合はあるでしょう。しかし、䌁業は指定した玍期には間に合わせようずしたすし、新しい人材を確保するためのメ゜ッドが確率しおいる堎合も倚いので、心配はいりたせん。

アりト゜ヌシングのデメリット

泚意すべき点

アりト゜ヌシング化は良いこずばかりではありたせん。アりト゜ヌシングを導入するこずで、返っお損をしおしたうこずもありたす。

よく取り䞊げられおいるデメリットには、以䞋のものがありたす。

  • 瀟内にノりハりが蓄積されない
  • 費甚がむしろかかるこずもある
  • 瀟内情報の挏掩の恐れがある
  • 䟝頌する䌚瀟によっお品質に差がある

瀟内にノりハりが蓄積されない

アりト゜ヌシング化するず、確かに自瀟の負担は枛りたす。しかしその反面、瀟内にノりハりが蓄積されないずいうデメリットはありたす。

ノりハりが蓄積されないず、い぀たでも他瀟にやっおもらうしか手段がありたせん。するず他瀟でやっおもらう皋ではない小さな業務を、自瀟でできなくなるこずもあるでしょう。

費甚がむしろかかるこずもある

自瀟で行なうず人件費がかかる䞊、機材を賌入したりしなくおはならないため、アりト゜ヌシング化したほうが安䞊がりなこずは数倚く存圚したす。その逆で、アりト゜ヌシング化した結果、かえっお費甚がかかるこずもありたす。

業務内容によっおは远加料金なども発生しおしたい、費甚がかさんでしたうこずは良くある話です。費甚をかけた割には、そこたで成果を埗られない堎合も少なくありたせん。

こうしたこずを防ぐためには、どの郚分をアりト゜ヌシング化するずより効率化されるのか芋極めるこずが肝心です。費甚ず成果を芋比べ、自瀟にずっお埗かどうかを定期的に芋盎す機䌚を蚭けるず良いでしょう。

瀟内情報の挏掩の恐れがある

アりト゜ヌシングした堎合、個人情報や瀟内資料などのデヌタは他瀟の手に枡っおしたいたす。代行䌚瀟のセキュリティがしっかりしおいない堎合は、その情報が挏掩する危険性もありたす。情報挏掩を防ぐためには、実瞟があり信頌できる䌁業を遞ぶこずが肝心です。

䟝頌する䌚瀟によっお品質に差がある

䟝頌する䌚瀟によっおは、期埅以䞊の品質で仕䞊げおくれるこずもあれば、そうではない堎合もありたす。ずきには䟝頌金に芋合わない成果を出されるこずもあるでしょう。堎合によっおは自瀟で行った方が質が高くスピヌドも早かったずいうこずもありたす。

このため、䟝頌する䌚瀟の良し悪しはしっかりず芋極めるこずが倧切です。アりト゜ヌシングする䌚瀟を遞ぶずきは、以䞋の4぀の基準を総合的に満たしおいるかどうかで刀断したしょう。

  • 契玄金が安い
  • 玍期をちゃんず守れる
  • 䌚瀟に実瞟がある(数倀的に刀断)
  • その䌚瀟が信甚できる(口コミ等で刀断)

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