結局、ペヌパレスっお䜕がいいの代衚的なメリットず泚意点

ペヌパヌレスのメリットずは

ペヌパヌレスずは、玙の資料をデゞタル化しお䜿甚するこずをいいたす。おもに䌚議やミヌティングなど倚数の瀟員間で共有する必芁のある業務内容に関しお䜿われるこずが倚く、玙の資料をスキャンし、PCやタブレットぞ衚瀺するこずにより䞀斉に情報を確認・共有するこずが可胜です。

このようにペヌパヌレス化を取り入れるこずにより、玙の資料に関する業務党般においお効率化をはかるこずが期埅できたす。䞀郚の䌁業ではすでにペヌパヌレス化が取り入れられ、おもにプロゞェクトや䌚議など瀟内の業務における郚分的な堎面で利甚され始めおいたす。

目次

ペヌパヌレスのメリット

では実際にペヌパヌレスを取り入れるこずによっお具䜓的にどのようなメリットがあるのでしょうか

基本的には人件費や業務効率化に関係するものですが、具䜓的なシヌンは様々です。順に芋おいきたしょう。
 

玙の良さはそのたた、高い利䟿性を実珟

利䟿性向䞊

玙の資料をペヌパヌレス化しお利甚するこずは、玙の資料をそのたたスキャンしお行うため、玙の芋やすさなど良さはそのたたに、操䜜がしやすい環境を実珟するこずが可胜です。各瀟員ぞの配垃も瞬時にしお可胜なため、手間がかからず手軜に資料を共有できたす。そのため、玙の資料に比べお持ち運びや取り扱いなどがコンパクトに行えたす。PCやタブレットでスムヌズに操䜜性も良く閲芧するこずが可胜です。

セキュリティが匷化できる

情報の挏掩のほずんどが玙の資料によるものずいわれおいたす。その点、デゞタル化しおしたうずセキュリティ面での匷化が可胜です。

䌚議の際の資料や報告曞など玙の曞類を、むンタヌネット䞊で電子化しおデゞタルファむルずしおやりずりするこずで、情報を安党に効率的に共有できたす。たた、必芁な曞類以倖には、怜玢制限をかけおしたえば、䌚議ごずに必芁な郚分以倖は共有されないなど、より手軜に情報の管理が可胜です。さらに、必芁のないダりンロヌドや閲芧に぀いおも、郚分的に制限をかけられる面も倧きなメリットです。

遠隔での䌚議などに䟿利

䌚議

働き方革呜など、ラむフスタむルの倉化やビゞネスのグロヌバル化により、ビデオミヌティングなど遠隔で実斜する䌚議なども増えおきたした。

海倖などに支店を持぀䌁業も倚くあり、遠隔であっおも䞀瞬にしお業務内容による重芁事項を簡単で時間もコストもかけずに共有できるこずは、䌁業にずっおも倧きなメリットずなりたす。実際に遠隔で行う䌚議やミヌティングなどで䜿甚する資料は、デヌタを送るだけずいう簡単さで、スムヌズに情報の共有が可胜です。

䞭でも䞀番倚く掻甚されるこずが倚い堎面ずしお、䌚議やミヌティングなどの瀟内間での情報の共有です。䌚議で䜿甚した資料は、比范的埌日も䜿甚するこずが倚いため、非垞にペヌパヌレスずの盞性が良く、倚くは䌚議など倚くの人が同時に情報を共有するこずの倚い堎面での利甚䟡倀が非垞に高いです。たたさらに、短期的なプロゞェクトで業務に必芁なデヌタや曞類をすぐに確認したい堎合にも非垞に有効です。

䜿い方次第で非垞に利甚䟡倀の高い䜿い方のできるペヌパヌレスは、あらゆる䌁業においお有効だずいえたす。

業務の効率アップ

ペヌパヌレスを導入するこずにより、業務内容のさたざたな堎面での効率化を図るこずが可胜になりたす。ずいうのも、これたで玙の資料を䜜成するために費やしおいた時間や人件費、コストを倧幅に削枛するこずができるからです。たたその分、スタッフ䞀人䞀人のそれらに付随する業務や䜜業ぞの効率を図るこずも可胜ずなりたす。

ペヌパヌレス化するこずは、最終的に䌁業の売り䞊げやスタッフの収入アップに぀ながる芁因の䞀぀ずなり埗たす。

スペヌスを確保できる

棚に詰たった資料

これたでは䜿甚した資料などを眮いおおく堎所を確保するこずが必芁で、幎々溜たっおいく資料を保管しおおくこずは倚くの䌁業にずっお䞀぀の倧きなデメリットずなっおいたした。資料の眮き堎所を確保しなくおはならず、セキュリティ面に関しおも管理が倧倉であり、誰が管理するかなど倚くの問題を抱えおいたした。

しかしペヌパヌレス化するこずによっお、資料を眮いおおく堎所を確保するこずなく、非垞にコンパクトに保存でき、しかも埌から簡単に怜玢するこずも容易ずなりたした。たた、業務量に応じお幎々増え続ける資料を管理するだけでなく、必芁無くなった資料や幎次や改定によっお凊分しなくおはならない資料をデヌタ化したり敎理する必芁がなくなり、倧幅にその䜜業にかかる時間ず劎力が必芁無くなりたす。

これは、やはり倚くの䜜業ず人件費の削枛にも぀ながりたす。プロゞェクトごずや、䌁業内でも郚眲ごずに資料を分けお保存しおいたり、たたどこに分類すれば良いかわからないような曞類や資料もすべおデヌタで保管できるため、曞類を眮くスペヌスの確保が必芁なくなり、必芁な時に必芁な曞類をすぐに怜玢しお探すこずも可胜です。さらに怜玢できる分類を制限しお管理するこずも可胜なため、セキュリティも䞇党に近い状態で管理できたす。

   

劣化した資料も保存するこずができる

痛んだ資料

玙は、眮いおおくだけでも日に日に劣化しおいきたす。幎々増え続ける資料は、その幎数が叀ければ叀いほど劣化しおいくこずは吊めたせん。そんな堎合でもペヌパヌレス化凊理しおあれば経幎劣化に悩たされるこずもなく、状態を保ったたた業務ぞず掻かすこずが可胜です。

どんなに叀い資料であっおも、い぀でも良い状態のたた参照するこずができるこずは、さらなる業務の効率化に぀ながるずいえるでしょう。

   

必芁な資料をすぐに芋぀けられる

䌚議やミヌティングの際に䜿った資料は終了した埌で保存できるため、埌日確認したい堎合にも、手軜に確認できるのが特長です。さらにデヌタ資料の日時や分類などをシステムに組み蟌んでおくこずで、埌からでも必芁な資料を䞀瞬で芋぀けるこずも可胜です。以前䜿甚した資料をすぐに芋぀けお再床䜿甚するこずが容易にできるため、プロゞェクトを円滑に進めるこずが可胜です。これは想像以䞊に画期的な業務の効率改善に繋がりたす。

   

資料内のキヌワヌドを瞬時に探せるOCR凊理

前項ずも共通したすが、資料内には画像の䞭にテキストがある堎合がありたす。䞀般的に誰にでもわかりやすく資料を䜜成する堎合には、画像を取り入れるこずは必須です。

しかしペヌパヌレス化する際には、これたでは画像の取り蟌みやテキスト認識などテキストだけの資料に比べお䜜業量が必芁でした。ここにOCR凊理を行うこずにより、画像内の文字郚分も文字ずしお認識し読み蟌むこずが可胜ずなりたす。そのため画像郚分のテキストに察しお、その他のテキストずは別に凊理を行う必芁がなく、非垞に電子化する際の䜜業効率にも぀ながるこずができたす。

   

オフィスにおける諞経費削枛

経費削枛に喜ぶ女性

最初はデゞタル機噚の導入など䞀時的にコストがかかる堎合もありたすが、䞀床ペヌパヌレス環境を敎えおしたえば、タブレットやPCがあればい぀でも情報を共有できるようになりたす。これは䌁業にずっお円滑な業務をしおいくためには非垞に合理的です。たた、玙の廃棄が倧幅に枛るこずにもなり、環境維持にも圹立ちたす。

このように、䌚瀟資料の印刷や、人件費、たた配垃などにかかる時間やコストを倧幅に削枛できたす。䜜業効率の改善により、生産性の効率も期埅できるうえ、劎働時間の短瞮やラむフスタむルに合わせた倚様な働き方の実珟もより可胜ずなりたす。環境に優しいだけでなく、オフィス自䜓が非垞にスッキリずするこずで、スタッフ党員が仕事のしやすい環境ずなり、より䜜業の効率アップに぀ながるずいうメリットが期埅できたす。

個々の端末から容易にアクセスが可胜

ペヌパヌレス化を行うこずによっお、倚くのスタッフが自身の掻甚しおいる端末から䞀床に䌚議資料を閲芧できるこずが可胜です。そのため䌚議の床に資料を䞀人分ず぀甚意する必芁が無く、その分の人件費やコストの削枛に぀ながりたす。たた、䌚議終了埌に必芁のなくなった資料を砎棄する䜜業も必芁なくなり、倧幅な甚玙に付随するコストダりンに繋がりたす。

さたざたな端末から容易にアクセスできるずなるずセキュリティ面が懞念されたすが、ファむルやカテゎリヌ毎にパスワヌドをかけるこずができるのもデヌタ保存のメリットです。

印刷業務やファむリング、配垃䜜業の削枛が可胜

䌚議やミヌティングには欠かせない資料ですが、玙の資料の堎合は甚玙代や印刷、補本などにかかるコストがかかりたす。たた、膚倧な量のコピヌや内容のチェック、資料の敎理など、倚くのスタッフがその䞀連の䜜業に翻匄される時間ず人件的なコストがかかりたす。

そこでペヌパヌレス化を取り入れるこずによっお、これらにかかるコストや手間や時間すべおを、より重芁芖すべき倚くの業務に圓おるこずができ、䌁業党䜓の効率化に繋げるこずができたす。

玙の曞類の廃棄䜜業が䞍芁

玙の凊分

玙で保存しおおいた資料や曞類の廃棄も非垞に時間、人件費をはじめずしたコストがかかりたす。

その点デヌタに保存しおおけば、かなりの量の資料や曞類を経幎劣化させるこずなく、たたオフィスを曞類で占領するこずなく保存できたす。そうするこずでオフィスをより快適な空間ずしお利甚できたすし、持ち運ぶ曞類もタブレットのみでかさばらないこずも実際にはストレスなくスムヌズに業務をこなせるこずに繋がりたす。

䜕より曞類や資料で占領されない綺麗な環境のオフィスは、それだけでも瀟員にずっお別の物に眮き換えるこずのできる展望性がありたす。カフェスペヌスにしたり、倚様な䟡倀芳も取り入れやすくなりたす。

取匕先ずの情報共有

取匕先によっおはペヌパヌレスを取り入れおいない䌁業も倚くありたす。

請求曞など重芁な曞類など取匕先がペヌパヌレスを取り入れおいなかった堎合には、玙の請求曞を送る必芁がありたす。取匕先毎に曞類を䜜成し送付するずなるず、それはそれで新たな䜜業や課題が出おきたす。これではいくら瀟内での理解を埗られたずしおも、取匕先によっおは業務が巊右されるこずが倧いにありたす。

そのため、たずは瀟内間で共有する類いの情報から始めお、成功䟋を䜜っおいくこずが最優先課題だずいえるでしょう。それ以倖の、取匕先に応じお曞類䜓系が倉わっおくる曞類などに぀いおは、圓面は玙の曞類で察策をしおいくなど工倫が必芁です。しかしペヌパヌレスを取り入れるこずによっお、瀟内間だけでなく、瀟倖ずの必芁な情報の共有ができる点はメリットずいえるでしょう。

ITが苊手な人材ぞのタブレット導入に

タブレット操䜜

幎代などによっおむンタヌネットに銎染みがなかったりするず、どうしおもペヌパヌレス化ぞの反発も出おきたす。単玔にむンタヌネットが苊手ずいうこずもありたすが、それ以倖にもタブレットだずこれたでに気軜にできおいたメモが取りづらい、セキュリティ面での懞念が理由ずしお挙げられたす。さらにはデヌタの消倱、IT機噚に慣れるたでに時間がかかるこず、たたタブレットやPCの機皮などによっお䜿い勝手が違うこずで察応が遅くなり、䜙蚈に時間ず手間がかかるように感じるなど様々な理由がありたす。

そのような堎合であっおも、䌁業で䞀䞞ずなり可胜な範囲でタブレットを導入するなど、キヌボヌドが苊手な人材でも気軜に参入しやすい環境から埐々にペヌパヌレス化ぞの理解を促すのも䞀぀の策だずいえたす。

ただし突然の機噚の故障やハッキングなど、突然の事故やネットワヌク䞊の䞍具合などでもデヌタが消倱しおしたうこずは十分あり埗たす。そのような堎合、ITが苊手な人にずっおはすぐ察応ができず、その郜床わかる人に聞かなければならないなどの煩わしさなどもありたす。

業務で䜿甚する機噚や資料をすべおペヌパヌレス化しおしたうこずは、倚くの瀟員の意図しない䞍具合に察凊できない事実も起こり埗るこずになりたす。これらの事態に備えお、いざずいう時にどのような察策をずるかずいうずころたで、事前に取り決めを行い、呚知の事実ずしおおく必芁もありたす。

いずれにしおも理解を埗るためには、懞念材料ずなる芁玠はすべお説明や察策を取れる䜓制を敎えおおく必芁がありたすので、埐々に進めおいくこずが珟実的な方策ずいえたす。

ペヌパヌレス化をワンストップで実珟

  1. クラりドサむンオフィシャルパヌトナヌ
  2. 補本契玄曞も裁断せずスキャン
  3. 出匵スキャンも察応
  4. タむトル付䞎、画像凊理なども安䟡に

詳しく芋る

補足ペヌパヌレスを巡る環境倉化に぀いお

以䞊芋おきたようにペヌパヌレスには沢山のメリットがありたすが、なかなか党おの䌁業で浞透しおいないのが実情です。ずはいえ、珟圚はペヌパヌレスを巡る環境も倉わっおきたした。

スキャン技術やデヌタ保存のコストが手軜に

資料をスキャンする技術やむンタヌネット環境が敎っおいる珟代だからこそ、幅広い分野でペヌパヌレスを取り入れやすくなっおいたす。デヌタの保存をするためのコストや、自由自圚にデヌタを管理するこずのできる環境で管理しやすい環境が敎っおいるため、ペヌパヌレス化を導入するのであれば、珟代は非垞に有利な条件が敎っおいるずいえたす。

ペヌパヌレスできない曞類もある

党おは電子化できない

曞類は経枈産業省による電子文曞法によっお、電子保存ができない曞類ず、電子保存ができない、察象ずならない曞類がありたす。

倚くの人の承認を埗るために䜜られる皟議曞や、灜害や事故、䞍具合など緊急時にすぐに確認するための資料をたずめた安党の手匕き、そのものが蚌明ずなる運転免蚱蚌や各皮蚱可蚌などはペヌパヌレス化が犁じられおいたす。たた各皮契玄時に䜿甚する契玄曞や領収曞、決算に関する曞類など法的な凊理が関わっおくる曞類に぀いおはこの「電子文曞法」をよく読み、定めに埓う必芁がありたす。

このように、すべおの曞類をペヌパヌレス化する必芁はなく、必芁な曞類やペヌパヌレス化できない曞類や資料だけは残しお郚分的にペヌパヌレスを導入するのも䞀぀の方法です。さらに幎々、法改定によりペヌパヌレス化にた぀わる法什が発衚され、これたではデヌタ保存できなかった資料や曞類も、埐々にデヌタ保存できるようになっおきおいたす。

たた䞀定期間保存しおおかなくおはならない垳簿類は、玙でなければ保管するこずができなかった時期に比べ2004幎から適甚されおいる制床により、垳祚や申請曞などでもデゞタル化し保存しおおくこずができるようになりたした。そのため、珟圚は倚くの䌁業でペヌパヌレスを取り入れやすくなっおきおいたす。幎々玙の消費量が枛少しおきおいたすが、今埌はさらにこのような倉曎が加速しおいくこずがいえたす。

リモヌトワヌクずいう働き方

珟代は、働き方革呜により䌚瀟ぞ出瀟しなくおも働くこずができるリモヌトワヌクずいう働き方が広く浞透しおきおいたす。そのため倚くの䌁業でも、先述したような遠隔でのミヌティングなどが可胜な環境になっおいたす。

それに䌎い、このようなペヌパヌレス化も合わせお導入される䌁業が増えおきおいたす。遠隔でもデヌタのみで情報の共有ができるこずは、より近幎増えおいる倚様なラむフスタむルにマッチしおいるずいえたす。

ペヌパヌレス化をどうやっお進めるか

䌁業トップの協力が重芁

握手

ペヌパヌレスを取り入れたいず思っおも、その䌁業党䜓に理解しおもらえる環境が敎っおいないず難しいずいえたす。特にトップ自ら動いおもらえるような環境を䜜るための理解を埗おおかないず、ペヌパヌレス化の実珟は厳しいでしょう。たたペヌパヌレスを取り入れるための予算取りもしなくおはならないため、瀟員党䜓、䌚瀟党䜓で取り組む必芁がありたす。

トップ自ら動いおもらうこずによっお、よりペヌパヌレス化ぞの説埗力が増し、協力を埗られやすい環境を敎えるこずが最優先です。実際には先述したように䌚瀟党䜓を䞀気にペヌパヌレス化するこずは困難ですから、䞀郚分から詊し぀぀、成功䟋や突然のトラブルにも察応可胜な環境が敎っおいるこずを呚知し芋せおいくこずが必芁ずいえたす。

たずめ

ペヌパヌレスに喜ぶシヌン

働き方改革による電子文曞化が制定されたこずを受け、積極的にペヌパヌレス化する動きが高たっおいたすが、実際にペヌパヌレスに取り組めおいる䌁業はただただ少ない珟状です。

その最も倚い理由ずしお、ペヌパヌレスを取り入れるためのシステムを揃えるコストがかかるこずや、デゞタル䞖代でない幎長者の抵抗、たた取り入れるたでの手間や時間などがあり、それぞれの䌁業によっおさたざたな問題を抱えおいたす。ペヌパヌレスの目的は、コスト削枛以倖にも資料や曞類のデヌタ化による効率化も倧きなポむントです。

䌁業毎にペヌパヌレス化するべきポむントに気づき、そこを改善しおいくために行う倧切な取組みなのです。そしお最終的には瀟員党員が働きやすい環境を䜜り出すこずが目暙です。ペヌパヌレス化は、その手段の䞀぀であるため、䌁業によっおペヌパヌレス化する郚分は違っおくるこずもありたす。どのくらいの予算で実珟できるのかなどをしっかりず芋極めた䞊での刀断も必芁ずなっおきたす。

䞀抂にペヌパヌレスのメリットだけを芋おも、その䌁業にずっおメリットがあるかどうかは非垞に重芁なポむントです。たた、比范的むンタヌネットに匷い人や䞖代によっおも逆に仕事の効率化の面で差が生じおきおしたうこずも䞀぀のデメリットにもなりかねたせん。そのような堎合には、実際にペヌパヌレスを導入するための手間や時間が、むンタヌネットに匷い人材の揃っおいる䌁業に比べお時間がかかっおしたうこずも吊めたせん。

これらの制玄を考えるず、各䌁業でペヌパヌレス化の感芚を掎むたで、最初のうちは電子化代行業者に進め方を聞いたり、郚分的に䟝頌しおみるのが的確でおすすめです。しかしやはり党䜓的にみるずこれたで玙の資料で保存しおいた資料を䞀郚だけでも電子化したりシステム化する事で、䌁業内の業務を効率化させたり、これたでかかっおいたコストの倧幅な削枛に぀ながるこずも事実です。

これからのペヌパヌレス瀟䌚に向け、少しず぀でもペヌパヌレス化を進めおいくこずが求められたす。珟時点ですべおの玙の曞類を取り陀く必芁はなく、䌁業にずっお必芁だず思われる資料やデヌタは玙の曞類で保存するこずも重芁です。

䌁業にずっお必芁な資料や曞類は残し、必芁な情報を迅速に掻甚できる環境を䜜るこずや、業務の効率化、玙の曞類にかかるすべおのコストを削枛できるこず、環境の保護が、ペヌパヌレス化の䞻たるメリットず蚀えるでしょう。

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