社内刊行物の電子化で社員の団結を

団結の写真

働き方改革』という言葉が当たり前になってきましたが、皆さまの会社ではどんな取り組みがされていますか?

例を挙げると

  • 定時退社
  • ノー残業デー
  • 副業解禁
  • 裁量労働制
  • テレ/リモートワーク
  • 女性が働きやすい環境整備

こんなところでしょうか。弊社でも実施しているものがあります。

そのままスキャンへ

高度成長期の共通認識だった『一億総中流社会』、それを背景にした『モーレツ社員』『企業戦士』の概念は今や過去のものとなり、いかに働きやすい環境を維持するかが全ての会社の至上命題になりつつあります。私も以前副業をしていましたが、これは思っているよりも遥かに自身の視野を広げてくれるもので昨今の流れは個人的にも歓迎すべきところです。

さてそんな中でこのような記事を拝見しました。

記事によると日本人の会社に対する帰属意識は世界的に見て相当低く、『熱意のある社員』の割合はなんと調査対象となった139カ国中132位、全体のたった6%に過ぎなかったそうです(2017年)。衝撃的ですね。かつてのモーレツ社員たちは何処へいってしまったんでしょう…つまり自身の働く会社に対する忠誠心、帰属意識が薄くなっているという傾向が存在していることで間違いありません。

このご時世に働き方改革を闇雲に進めるとどうなるんでしょう。

生産性を上げて残業時間を抑制することは出来るけど、それだけでは単に帰属意識を喪失する。帰属意識が無ければモチベーションが上がらない、モチベーションが無ければ生産性が下がって…あれ?働き方改革のねらいって何だったっけという話になってしまいます。

『全社員で使えた方がいい』

古い写真

そんな時にオススメしたいのが社の歩みを編纂した刊行物、例えば社史などの作成です。

『社史って卒業アルバムみたいなもんだろ?』なんて大間違いなんですよ。

私たちが歴史を学ぶのは何も暗記が目的ではないはずです。『どうして国際連盟は第二次世界大戦を止められなかったのか?』『仏教はどうやって日本人の中に溶け込んだのか?』といった過去の経験、教訓について共通認識を持つことだって大切な指標じゃないでしょうか。同じことが社史にも言えます。

  • 『なぜあの時、あの事業から撤退したのか?』
  • 『自社のターニングポイントはどこだったのか?』
  • 『次期で立ち上げる事業、過去の事例から学べることはないか』

そういった振り返りが大きな学びを与えてくれることもあります。

以前WOWOW様の社内報電子化をお手伝いしインタビューさせていただいた際、ご担当者様がこんなことを仰っていました。

(社内報の)バックナンバーを調べたんです。
そうしたら、そこにはWOWOWの歴史や、これまでの施策、その当時の会社のビジョンといった情報がたくさん詰まっていたんですね。
せっかくだったら、共有できる財産として、全社員で使えたほうがいいんじゃないかな?と思いまして。

過去の歩みを全社員で共有することで、共通の財産、ツールを持つ事が出来ます。リモートワークや定時退社は確かに素晴らしい施策ですが、一方で会ったことのない社員がいる、存在は知っているが何をしている課なのかよく分からないなど良くも悪くも繋がりが薄くなってはいないでしょうか。WOWOW様は熱意溢れる方々ばかりでしたが、それでも転職や出向組の方が少なくなく同じような状況に直面しているそうです。そんな時、社内報が新人でもベテランでも共有出来る認識、ツールとして役立っているとお話されていました。

共有=電子化は鉄板です

タブレットを見る社員

まとめると、

『日本の会社員は帰属意識が弱い傾向がある。社内で共有できる認識があれば改善出来るかも知れない』

ということになります。

とはいえ社内報や社史を作成している会社様は少なくないと思いますが、それを『全社員が使える』状態に出来ていますでしょうか。

例えばWOWOW様では、ベテランの担当の変遷やロゴ/キャッチコピーのアーカイブなど、主に人事広報面で大いに役立てていただいているそうです。単に記念物や定期刊行物として配布するだけではなく、ビジョンの構想や営業資料のネタまで文字通り『ツール』として利用出来ているか、と聞かれれば、ここまで使いこなすのはなかなか難しいのではないでしょうか。

そんな時にオススメしたいのが電子化です。

電子化すれば、電子データとしてデバイスや閲覧場所を選ばない自由な使い方が可能です。また文字検索も可能になりますので、WOWOW様のように数十年単位の資料でも目的の箇所をすぐに見つけられます。

特にテキスト化(OCR処理)は電子化する上での一番のメリットで、WOWOW様も『この点は必須』と太鼓判を押されていました。

関連記事: OCRって何?

せっかく作った刊行物もハコモノとして終わってしまったら勿体ありません。宝の持ち腐れではなくWOWOW様のように会社を前に進めるツールとして使って初めて共有財産と呼べるのだと思います。

共有財産を全員でツールにする、それこそ帰属意識の向上に繋がる重要な要素ではないかと、これまで様々な刊行物を電子化してきたそのままスキャンは考えます。ひょっとしたら『紙をデータ化する』以上の想像がつきにくいかも知れませんが、使ってみなければ分からないメリットがあるんです。

うちの会社、ちょっと社員のモチベーションが低いかな?と思った方はちょっと考えてみてくださいね。

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