災害・BCP対策としての電子化
内閣府の首都直下地震対策検討ワーキンググループ 最終報告によると、首都直下地震が発生した場合約30万棟もの建物が全壊・焼失するとの見込みが出ています。うち半分以上は火災が原因になるであろうと推察されています。
電子化は必須の時期に
さて、日本で地震が発生した際に大きな懸念点となるのが上記火災です。
1923年に発生した関東大震災は、発生時刻がお昼時だったこともあり実に犠牲者の9割が火災で亡くなっています。また阪神・淡路大震災は早朝でしたが、やはり相当数の火災が発生し多くの犠牲者が出ました。これは日本特有の木造建築物の多さも大きな原因の一つとされています。
日本の建築物の耐震基準は世界屈指と言われていますが、いくら耐震基準が強固でも火が起きれば紙や木造の物は消失してしまいます。現在では書籍や資料の電子化も随分進んできましたが、それでも一定数の「紙」はどの会社にも少なからずあるのではないでしょうか。それらが焼失してしまったら？燃えなくても、揺れで編纂した資料がバラバラになってしまったら？という心配、どこかで災害が起こる度に頭をよぎる方も少なくないと思います。
もちろん非常時一番に心配すべきなのは命で、ご自身の無事には何物も代えられないことは当然です。しかし日頃の備えとして防災袋を常備するように、貴重資料や重要書籍に万が一のことがあっても立て直せるようクラウドやデータ上でバックアップを取っておくことをお勧めします。
とは言っても時間が…という方もいらっしゃるかと思いますが、やはり内閣府の試算によれば30年以内に首都直下型地震が発生する確率は70%、南海トラフを震源とする東海地震に至っては88%と近い将来起きるのは確実視されており“なる早”な状況が続いていることは間違いありません。時間や方法が無い/分からなければスキャン代行に依頼する手もありますので、是非検討してみてください。
首都圏では100年前の関東大震災以来壊滅的な災害は発生しておらず、東日本大震災でも東京は数週間で普段通りの顔に戻りました。そのため日頃の備えと言っても中々危機感の沸かない方が多いかもしれません。
しかし、いざ天災が発生すれば当然書類や仕事どころではありません。だからこそ余裕のある今対策を講じる必要があります。
BCP対策としての電子化
とはいえ、災害対策で電子化しましょう、と言っても社内での稟議は通りにくく、予算も下りないケースが多いと思います。実際、スキャン業者である弊社でも、そういった背景でご依頼いただくことは殆どありません。もちろん全く意識していない訳ではなく、優先度が低くなってしまうのではと推察しています。
しかし実際に電子化したデータを活用しているお客様の中には、災害時のリスクを結果的に削減できたことに安心しておられる方もいらっしゃいます。例えば所有するマイクロフィルムを電子化させていただいた中小企業家同友会全国協議会様は、
マイクロフィルムに対しては、火事や地震といった管理に対するリスクも感じていました。デジタル化しておけば情報資料として管理が出来ますし、コピーも可能となる。そう考えるとこちらも早く電子化へ進んでおきたかったですね。
と事例紹介で仰っており、当初はWebコンテンツ化して会員内での共有を図ることが目的だったそうですが、実際のところ災害対策の観点でもメリットを感じられているようです。
災害だけでなく、こうしたリスクに備える概念としてBCP対策があります。ペーパーレス化はBCP対策の基本です。いつ災害が起きてもおかしくないからこそ、平時の間に電子化を進めておくと良いでしょう。
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