誠勝の電子化が安い3つの理由

お手軽な電子化の理由

そのままスキャンは品質第一ですが、同時に価格もギリギリまで低く抑えられるように企業努力しているサービスでもあります。実際、コスト面でお選びいただいたお客様も大勢いらっしゃいます。

低価格と聞くと、『企画だけ社内で実施し、実際の作業は国内外にアウトソースする』『人件費を抑えるためスタッフは劣悪な環境で働いている』『設備投資も抑えたいからPCは中古メイン』『スキャナーが低品質だからデータが粗い』などの悪質な体質が想起されるかもしれません。

確かに電子化業界はマンパワー的側面も存在します。単純な話、100冊の書籍を5人でスキャンするより10人で処理した方が早いことは早いです。ただしそれはある程度の品質、量>質の場合の話。
弊社のように貴重資料非破壊の電子化をやる場合、人数ではなくスキル経験作業効率の問題になってきます。

そのため上記体質はそのままスキャンの場合当てはまらないのです。一方非破壊スキャニングや品質を重視している一方、時間と手間がかかることは否定しません。

じゃあ、どうやって非破壊スキャニングの価格を抑えているのか?

今回はその理由をいくつか紹介しましょう。といっても、大したものではありません。

そのままスキャンへ

誠勝が安い理由とは

①デュアルモニター

オフィスのモニター

▲実際にオフィスにある(現在未使用)スクリーン

株式会社誠勝のPCは全てがデュアルモニターになっています。

これはスキャン担当者だけでなく営業や総務まで、また社長からアルバイトまで全員分け隔てなく画面を2つ使用してもらっています。

理由は簡単で、こちらの方が作業を圧倒的に効率化出来るからです。 例えばスキャン担当の場合、片方で電子化した書籍の画像を表示、もう片方で作業仕様書やフォルダを確認というような用途をすることで、わざわざウィンドウの幅を調節したり開閉したりせずに作業を進めることが出来るんです。また弊社ではOCRサービスに校正作業が発生することもあるため、2つのデータを見比べて差異を発見するというのも重要な業務。その効率性を高めるためにも2つ画面があるのは大きなメリットがあります。

もちろんPC自体、複数展開出来るだけのスペックとCPUを備えておりスムーズな処理が実現されています。

他にも、営業ならCRMソフトを閲覧しながらメール作成、経理ならエクセルを開きながら請求書作成など立場や役割に応じて自由な使い方が可能となります。ちなみに私の場合、今はブログに使用する情報や資料を開きながらコーディング用のソフトでタイピングしている感じです。別々のブラウザを同時に閲覧出来るのもWeb担当としてはありがたいですね。

このデュアルモニターですが、単純に聞くよりも使っているとその効果が分かってきます。確かにウィンドウを開く、マウスを動かすという作業はものの数秒程度です。しかしそれが毎日何百回も省略/短縮できるとすれば…?数週間単位で見た時の時短効果はバツグンです。

②自作PC

組み立てるPC

上記PCは全て社内の自作になります。もっとも、こっちはやむを得ない事情がありました。

上記紹介したダブルモニターはWQHDという高解像度のタイプなんですが、弊社の設立当初(2012年ごろ)は市販品でデュアル接続できるパソコンがありませんでした。ただ画像処理を行う事業だけにモニターの解像度は絶対妥協できません。

ということで理想の環境を作り出せるよう、部品から組み立てる事になったんです。

自作のメリットとして単純に購入時の費用を低く抑えられるという事が挙げられますがそれだけじゃありません。

例えば突然電源が落ちてしまった、あるいはハードディスクがなんかおかしい時など、完成品を買っているとPCの内部構造に詳しくない限り原因究明に時間がかかると思います。

素人が配線をいじるのはリスキーですよね。この点自作の場合、何かトラブルが起こってもその構造を理解する者=組み立てた者が社内にいるので、ホイホイとデスクトップを開けて中身を調査出来る訳です。ある程度の規模を持った会社なら当たり前だと思いますが、誠勝のような小企業が(しかもITビジネスではない事業者が)こういうことを出来るのは、実は珍しいかも。

③社内SNSの活用

slack

どうしても印刷や紙が関係する業界=古いというイメージが強くなってしまうようです。

確かに未だメールアドレスを持たない業者さんもありますが、最近ではメールどころかSNSを活用する所も珍しく無くなってきました。そのままスキャンも同様で、弊社では随分前からチャットワークを利用しています。

スキャンや画像修正作業は集中力が求められますから、たとえ近くにいたとしても作業中のスタッフに話しかけるにはタイミングを計る必要があります。(ここがコミュニケーション活発な、営業やマーケティングのようにいかない難しい点でもあります)

この点、チャットワークなら自分のタイミングで業務連絡を確認出来るので意思疎通が取れないことはありません。スキャニング中は静かでもチャット上では活発な情報のやり取りが繰り広げられているんですよ。

※追記:2018年9月よりslackを導入しました!カスタマイズ性が高くアプリとの連携も良いですね。非常に重宝しています。

まとめ:効率化が安さのカギ

お手軽な料金

以上簡単に紹介しましたがいかがでしょうか。

一つ一つの効果は小さなものでも、日数が積み重なるとその違いは歴然となります。

そのままスキャンが品質のあるサービスを低価格で提供できるのは、この積み重ねによる効率化を加味した作業想定が出来るからなのです。

ちなみに最初に紹介したデュアルモニターですが、スムーズに作業するにはちょっと慣れが必要な設備です。私も就職当初はそれまでの癖で下側だけアクティブになったりとか、あるいはなぜか上側だけ使って首を痛くするなんてことも多々ありました。

今ではデュアルモニターでなければ仕事にならないほど使いこなせています(それはそれで問題ですが)。個人差はあると思いますがどなたでも一か月で物に出来るんじゃないでしょうか?

もちろん今回取り上げた工夫がいつまでも使えるとは考えていません。ただそのままスキャンでは、どこよりも貪欲かつ柔軟に、最新のテクノロジー効率的なスキャニング作業を取り入れ、効率化と品質の最高点を同時に追求し続けていければと思っています。

貴重書籍を傷つけずに電子化するサービス

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